Allmänna handlingar

Du har inte rätt att få ut alla handlingar som finns på en myndighet utan bara de som är allmänna (TF 2:1). Tjänstemännens privata mejl och sms är som regel inte allmänna handlingar och inte heller utkast, kladdar och andra typer av ofärdiga handlingar som myndigheten jobbar med att färdigställa. För att bena ut om handlingen du söker är allmän så måste du till att börja med svara på följande frågor.

1. Är det en handling som någon utomstående har skickat eller lämnat in till myndigheten?

2. Är det en handling som myndigheten själv har skapat?

Allmänna handlingar på gemensam arbetsyta

Under Sveriges kampanj för en plats i FN:s säkerhetsråd skapade Utrikesdepartementet en gemensam digital arbetsyta för dokumentation av kampanjen. En arbetsgrupp som bestod av medarbetare på UD och medarbetare på den svenska FN-representationen i New York hade tillgång till arbetsytan.

Under kampanjarbetet, det vill säga mellan december 2014 och oktober 2016, gjorde arbetsgruppens medlemmar löpande anteckningar i och fogade bilagor till den gemensamma arbetsytan. Handlingarna, totalt 900 sidor, diariefördes inte förrän drygt ett år efter att ärendet hade slutbehandlats när en journalist började ställa frågor om dokumentationen.

Konstitutionsutskottet var skeptiskt till hanteringen eftersom handlingarna på arbetsytan kan ha varit allmänna eftersom de, via arbetsytan, utväxlades mellan två fristående myndigheter: FN-representationen i New York och UD.

“Utskottet anser att en ordning som innebär att självständiga myndigheter bildar
myndighetsövergripande arbetsgrupper som kallas interna för att hantera ett visst ärende som berör båda myndigheternas verksamhet kan medföra att
bestämmelserna i 2 kap. TF åsidosätts.”

Ambassads besökslogg var allmän handling

Ambassaden i Washington avslog en journalist begäran om att få ut myndighetens besökslogg. Loggen, som fanns i ambassadens reception, fylls i av de besökare som går in på ambassaden. Motiveringen till avslaget var att besöksloggen inte var en allmän handling. Journalisten överklagade till kammarrätten som slog fast att besöksloggen var en sådan förteckning som förs fortlöpande och som enligt lagen är en allmän handling. Domstolen skickade tillbaka ärendet till ambassaden för en sekretessprövning av uppgifterna i loggen.

KR_Goteborg_2516_16

Anbudssammanställning var offentlig

Lunds energiverk vägrade lämna ut en sammanställning av inkomna anbud i en upphandling av 1.200 elmätare. Av sammanställningen framgick bland annat namnet på respektive leverantör, erbjudet fabrikat och styckpris. Lunds energiverk menade att ett utlämnande av dessa uppgifter skulle innebära skada för verket vid kommande upphandlingar. Bolaget hävdade rent av att sekretess var en förutsättning för en fortsatt låg prisnivå. Flera leverantörer ställde också krav på sekretess, förklarade energiverket. Sökanden överklagade beslutet ända upp till Regeringsrätten. Domstolen menade att Lunds energiverks skäl för sekretess var allmänt hållna och tyckte inte att man kunde anta att energiverket skulle skadas av ut utlämnande. Det fanns inte heller någon särskild anledning att befara att leverantörerna skulle lida skada, enligt domstolen. Regeringsrätten beslutade att anbudssammanställningen skulle lämnas ut.

RA_1991_ref_56

Anonym kunde inte överklaga

Klaganden måste uppge namn då ett mål inleds i domstol. Det gäller även i mål om utlämnande av allmänna handlingar, och även om klaganden har uppgett en fungerande e-postadress. Det slog HFD fast i denna dom och konstaterade att kammarrätten hade gjort rätt som avvisade ett överklagande från en person som vägrade uppge namn.

Antagningsförfarande är ett ärende

Resultat och resultatlistor från antagningsprov till tandläkarutbildningen vid Karolinska institutet var inte allmänna handlingar innan antagningsbesluten var fattade. Det konstaterade kammarrätten i denna dom. Domstolen bedömde att antagningsförfarandet rymdes inom begreppet ärendehantering.

KR_Sthlm_3831_10

Anteckningar från jobbintervjuer allmänna

Anteckningar som Arbetsförmedlingen fört vid intervjuer med arbetssökande till en tjänst hos myndigheten var allmänna handlingar enligt denna dom. Arbetsförmedlingen hävdade att anteckningarna bara var sammanställningar av uppgifter som redan fanns i ärendet. Men enligt kammarrätten verkade anteckningarna vara den enda dokumentationen som gjorts av de sökandes svar under intervjuerna. Anteckningarna tillförde därmed nya sakuppgifter till anställningsärendet och kunde inte betraktas som sådana minnesanteckningar som inte är allmänna handlingar.

KR_Sthlm_3000_15

Anteckningar om elev var allmänna handlingar

Kammarrätten konstaterade att återkommande anteckningar om en elevs skolarbete som hade delats mellan en specialpedagog och en elevassistent var allmänna handlingar. Anteckningarna fördes i kronologisk ordning och nya uppgifter tillfördes fortlöpande. Mot denna bakgrund bedömde kammarrätten att handlingarna skulle betraktas som sådana journaler som blir allmänna handlingar så snart de har färdigställts för anteckning eller införing.

KR_Sthlm_1428_17

 

Anteckningar om poängsättning var allmänna handlingar

Anteckningar som Stockholms stad hade fört när den satte poäng på anbud i en upphandling var upprättade handlingar. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Anteckningarna blev upprättade när upphandlingsärendet avslutades med ett tilldelningsbeslut.

Enligt kammarrätten rörde det sig inte om minnesanteckningar eftersom de tillförde ärendet sakuppgifter, närmare bestämt uppgifter om de poäng som staden hade tilldelat respektive anbudsgivare.