Anteckningar vid intervju var inte allmänna

Anteckningar med stödord som intervjuaren förde under två intervjuer i ett anställningsärende hos Polismyndigheten var inte allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen.

Anteckningarna tillförde visserligen sakuppgifter till ärendet, men dessa fördes senare över till en bedömningsmall. Därmed var anteckningarna en sådan mellanprodukt som inte utgör en allmän handling, enligt kammarrätten.

Är handlingen arkiverad?

Vissa icke expedierade handlingar blir inte allmänna trots att de ingår i ett avslutat ärende hos myndigheten. Det handlar om de minnesanteckningar och utkast som myndighetens tjänstemän eventuellt har skapat i ärendet. Dessa blir inte upprättade förrän de läggs in i myndighetens arkiv (TF 2:12). Om handläggaren låter sina anteckningar ligga kvar akten när den skickas till arkivet så blir de med andra ord upprättade och allmänna. Om tjänstemannen själv sparar anteckningar i en pärm eller i sin dator för eget framtida bruk anses de inte ha blivit arkiverade och då är de inte heller allmänna (Irja Hed, Sekretess! – Handbok och offentlighets och sekretesslagstiftningen, 16 uppl., s. 15, se även Regeringsrättens domskäl i målet RÅ 1999 ref. 36). Med minnesanteckningar avses t.ex. sammanfattningar eller stolpar med viktiga uppgifter i ärendet som handläggaren har skrivit ned som stöd för den egna handläggningen eller i samband med att ärendet presenterades för en beslutsfattare (så kallad föredragningspromemoria). En anteckning som tillför ärendet nya uppgifter, t.ex. en tjänsteanteckning från handläggarens samtal med en part i ärendet är aldrig en minnesanteckning enligt TF 2:12 1 st. Med utkast och koncept avses förstadium till färdiga handlingar. Om sådana handlingar inte har expedierats så blir de allmänna först när de arkiveras (TF 2:12 2 st).

Är handlingen färdigställd?

Upprättade handlingar

En handling som produceras vid en myndighet blir inte allmän enligt tryckfrihetsförordningen förrän “… den har nått sin slutliga utformning eller – enligt TF:s terminologi – har upprättats” (prop. 1975/76:160, s. 19-20). Genom ordet upprättats har lagstiftaren markerat “…att handlingar ska bli allmänna, och därmed i princip tillgängliga för allmänheten, först då de föreligger i sitt definitiva skick” (Informationshanteringsutredningen, SOU 2012:90, s. 72).

Men hur tar man reda på om en myndighetshandling föreligger i sitt definitiva skick? Man kan förstås fråga den tjänsteman som har skapat handlingen. Risken är att han eller hon hävdar att handlingen är ofärdig bara för att slippa lämna ut den. Därför har lagstiftaren angett ett antal objektiva kriterier till stöd för bedömningen av vad som är en upprättad handling. De viktigaste finns i 2 kap. 10 § 1 st. TF. Där anges till exempel att en handling ska betraktas som upprättad när den har expedierats, det vill säga när den har överlämnats till eller visats upp för någon utanför myndigheten. För handlingar som ingår i ärenden, och varken är inkomna eller expedierade, gäller att de blir upprättade när ärendet avslutas, åtminstone som huvudregel.

Färdigställts på annat sätt

Vad gäller då för en handling som saknar ärendekoppling och inte heller är expedierad? Enligt 2 kap. 10 § 1 st. TF blir den upprättad om den justeras, det vill säga om någon tjänsteman sätter sin signatur på handlingen för att intyga dess riktighet. Har ingen justering skett återstår slasktrattsbestämmelsen som man hittar sist i stycket. Enligt denna kan en handling bli upprättad om den har ”färdigställts på annat sätt”.

Av förarbetena till bestämmelsen framgår att det inte krävs något formellt förfarande från myndighetens sida för att en handling ska anses ha ”färdigställts på annat sätt”. Det behövs till exempel inget myndighetsbeslut om att handlingen har fått sin slutliga form (prop. 1975/76:160, s. 143). Frågan är då om begreppet ”färdigställts på annat sätt” helt enkelt kan likställas med att en handling föreligger i sitt definitiva skick? Man kan åtminstone konstatera att handlingar som inte föreligger i sitt definitiva skick knappast kan anses färdigställda. Om det framkommer att handlingen kommer att bli föremål för ytterligare ändringar eller tillägg, är den inte färdigställd.

Det finns en typ av myndighetshandlingar som uppdateras kontinuerligt och i princip aldrig blir färdiga, men som ändå betraktas som upprättade. Det är de handlingar som omfattas av specialregeln i 2 kap. 10 § 2 st. 1 p. TF. Regeln tar sikte på diarier, journaler och andra förteckningar som förs fortlöpande. Dessa anses upprättade direkt när de har färdigställts för anteckning eller införing, trots att de kommer att fyllas på med nya uppgifter efterhand. Av praxis framgår att specialregeln är begränsad till förteckningar där händelser registreras varefter de inträffar och där noteringarna sker kronologiskt. Andra typer av handlingar som ändras eller fylls på kontinuerligt omfattas inte. Se bland annat Högsta förvaltningsdomstolens domar om en digital kalender (HFD 2015 ref. 4) respektive ”ett levande arbetsdokument” (HFD:s dom den 7 maj 2019 i mål nr 1137-19). Regeringen har i tre beslut slagit fast att tidigare statsminister Olof Palmes dagbok och kalendrar inte var allmänna handlingar (regeringsbeslut den 6 mars 1986 i ärende 1819/86 och den 12 mars 1987 i ärenden 1205/87 och 1454/87). På samma tema kan man läsa Kammarrätten i Jönköpings dom den 15 juni 2020 i mål nr 680-20 samt Justitieombudsmannens beslut den 10 mars 2000 i ärende med dnr 3656-1999. Det senare gällde en intern telefonlista med direktnummer till personal på en vårdcentral. JO ansåg att den var ett ”arbetsmaterial” och inte en upprättad handling.

Färdig men inte färdigställd

Men vad gäller då för handlingar som faktiskt föreligger i sitt definitiva skick. Är de per automatik också färdigställda enligt 2 kap. 10 § 1 st. TF? Praxis ger inget tydligt stöd för det. Det finns visserligen två JO-beslut som pekar i den riktningen, eftersom handlingarna i dessa fall betraktades som färdigställda när det inte längre verkade finnas någon avsikt att bearbeta dem ytterligare. I JO 2016/17 s. 340 bedömde ombudsmannen att ett antal videofilmer var färdigställda med följande motivering: “Jag konstaterar att det inspelade materialet inte tycks ha varit avsett att bearbetas utan fick sin slutliga utformning redan när förvaltningen avslutade inspelningarna.”

Avgörandet JO 2017/18 s. 193 innehåller ett liknande resonemang, där JO skriver: “Mycket talar för att fotografier och filmer som tas respektive spelas in inom ramen för en förskoleverksamhet ofta kan anses upprättade redan i samband med att de togs respektive spelades in, i vart fall om de inte är avsedda att bearbetas eller redigeras.”

Samtidigt finns det praxis som tyder på att en handling, utöver att ha fått sitt definitiva skick, måste bli föremål för ytterligare åtgärder för att anses som färdigställd. I JO 1978/79 s. 224 talas det om att en behörig befattningshavare måste ha “sanktionerat” handlingen eller “beslutat om dess omhändertagande för förvaring”.

Omhändertagande för förvaring

Domen RÅ 1998 ref. 30 rörde skriftliga rapporter som ordningsvakter hade lämnat till en polismyndighet. Enligt dåvarande Regeringsrätten kunde rapporterna inte betraktas som inkomna till polismyndigheten eftersom ordningsvakterna var så nära knutna till myndigheten att de inte var självständiga i förhållande till den. Domstolen prövade därefter om rapporterna var på annat sätt färdigställda. Rimligen förelåg rapporterna i sitt definitiva skick redan när de hade undertecknats av ordningsvakterna och överlämnats till polismyndigheten. Men domen öppnar för att rapporterna blev färdigställda först när polismyndighetens företrädare satte in dem i en pärm för förvaring. Formuleringen “beslutat om dess omhändertagande för förvaring” från JO 1978/79 s. 224 kan alltså i praktiken handla om att en tjänsteman sätter in en handling i en pärm. Se även Kammarrätten i Göteborgs dom den 16 mars 2017 i mål nr 5954-16 som också berör handlingar som förvarades i pärmar.

Spridande för kännedom

En handling kan också bli färdigställd genom att den sprids för kännedom inom myndigheten. Det framgår av RÅ 1998 ref. 52. Domen behandlar anteckningar som fördes vid möten i en myndighetsintern arbetsgrupp. Så här gick det till: Vid arbetsgruppens möten utsågs en person som antecknade vad som avhandlades. Efteråt skrev personen ut anteckningarna och skickade dem till samtliga medlemmar i arbetsgruppen. I vissa fall undertecknades mötesanteckningarna av
författaren, men inte alltid. Enligt domstolen ledde den sammantagna hanteringen av anteckningarna till att de blev färdigställda och därmed allmänna handlingar.

I dom i mål nr 878-08 från 18 april 2008 tycks Kammarrätten i Sundsvall ha lagt vikt vid att anteckningar från ledningsgruppsmöten i ett landsting inte skrevs ut eller undertecknades, i stället sparades de i elektroniskt form på ett lagringsställe som bara ledningsgruppens medlemmar hade tillgång till. Kammarrätten landade i att anteckningarna inte var färdigställda.

Tolv år senare hänvisade Karlskrona kommun till denna dom som grund för att vägra lämna ut mötesanteckningar från kommunens ledningsgrupp. Anteckningarna varken skrevs ut eller undertecknades utan förvarades på ledningsgruppens gemensamma elektroniska lagringsställe, påpekade kommunen i sitt beslut. Sökanden överklagade beslutet och Kammarrätten i Jönköping gav kommunen bakläxa i en dom den 18 mars 2020 i mål nr 403-20. Domstolen menade att just det faktum att anteckningarna hade publicerats på ledningsgruppens gemensamma lagringsställe innebar att de var färdigställda. Att de inte var utskrivna och undertecknade spelade uppenbarligen ingen roll för kammarrätten i detta mål.

Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 3063-11 av den 27 september 2011 är också intressant i sammanhanget. I detta mål argumenterade Skolinspektionen för att minnesanteckningar från något som kallades Forum för kvalitetssäkring inte var färdigställda, bland annat av det skälet att de inte hade skrivits ut och undertecknats. Kammarrätten slog dock fast att anteckningarna var
färdigställda mot bakgrund av att anteckningarna hade lagts ut på myndighetens intranät och i en myndighetsgemensam databas som samtliga anställda hade tillgång till. Kammarrätten tog också upp att Skolinspektionens chefsjurist hade gått igenom anteckningarna innan de publicerades internt.

Två avgöranden från samma kammarrätt (Kammarrätten i Stockholm) pekar i en annan riktning. Domarna rörde handlingar som hade publicerats på Säkerhetspolisens intranät. Den ena var en personlig berättelse skriven av en mångårig Säpomedarbetare. Den andra var en artikel som innehöll en intervju med en tidigare Säpoanställd som hade gått vidare till ett jobb på en annan myndighet. Enligt kammarrätten var ingen av dessa handlingar färdigställda, trots att de hade
lagts ut på myndighetens intranät och följaktligen blivit tillgängliga för samtliga anställda vid myndigheten (dom den 10 september 2019 i mål nr 1827-19 samt den 21 februari 2020 i mål nr 8855-19).

Ett annat avgörande från högsta instans som rör begreppet färdigställd är HFD 2013 ref. 86. Där kom Högsta förvaltningsdomstolen fram till att e-postmeddelanden inte blev färdigställda enbart på den grunden att de hade skickats mellan enskilda tjänstemän på en och samma myndighet. Detta trots att e-postmeddelanden knappast blir föremål för ändringar efter att de har skickats iväg. De förelåg med andra ord i sitt definitiva skick. Anne-Charlotte Landelius skriver så här om fallet i artikeln När är en handling färdigställd på annat sätt?, Förvaltningsrättslig tidskrift 2014, häfte 2, s. 255: “HFD verkar göra skillnad mellan att en handling skickas mellan tjänstemän inom en myndighet och att en handling sprids för kännedom inom en myndighet. Med spridning torde avses att en handling skickas till flera. Endast i det sistnämnda fallet kan handlingen anses färdigställd enligt HFD.”

Det är tveksamt om kammarrätterna har tolkat HFD:s avgörande på samma sätt som Anne-Charlotte Landelius. Jag har inte sett någon dom om internt skickad e-post där kammarrätterna resonerar kring om två eller flera tjänstemän har varit inblandade i den aktuella mejlväxlingen. Kammarrätten i Stockholm har i en dom tagit ställning till e-postmeddelanden med flera mottagare på sändlistan, och i den bedömdes meddelandena inte vara färdigställda (dom den 6 augusti 2020 i mål nr 3816-20). Kammarrätten i Jönköping har prövat ett fall som gällde kommentarer som kriminalvårdsanställda hade skrivit till ett inlägg på Kriminalvårdens intranät. Kommentarerna bör ha spridits till flera personer på myndigheten. Men kammarrätten konstaterade, utan någon närmare motivering, att de inte var färdigställda (dom den 20 juli 2011 i mål nr 2495-11). Möjligen kan HFD 2013 ref. 86 tolkas på ett annat sätt. Frågan om en handling har ”spridits för kännedom” avgörs kanske inte av hur många som har mottagit handlingen utan av syftet med spridningen eller karaktären på kommunikationen. Är det en envägskommunikation där någon chef eller tjänsteman med visst ansvar informerar personalen om vad som gäller i en viss fråga? Om ja, då är det en handling som har spridits för kännedom och som kan betraktas som färdigställd. Är handlingen snarare ett av flera spontana inlägg i en dialog mellan kollegor, till exempel en mejlväxling eller kommentarer till ett inlägg på ett intranät. Om ja, då är det inte fråga om ett spridande för kännedom och följaktligen inte heller en färdigställd handling. Med den tolkningen spelar det mindre roll om handlingen sprids till en eller flera; i stället är det handlingens och kommunikationens karaktär som avgör. Eventuellt har HFD gjort en jämförelse med hur intern, informell kommunikation gick till på våra myndigheter före digitaliseringen. Man tog diskussionen på telefon eller på någon kollegas tjänsterum. Inget av det som sades dokumenterades och därmed kunde heller inte några allmänna handlingar uppstå.

Handlingar med ett visst syfte

Syftet med en handling, eller sättet som den faktiskt används på, har haft betydelse i flera fall när kammarrätterna har bedömt om en handling är färdigställd på annat sätt. Domsmallar som Förvaltningsrätten i Göteborg hade tagit fram var färdigställda när de hade fått “…den slutliga form som ska användas som ett hjälpmedel i domskrivningen.” Det ansåg Kammarrätten i Göteborg i en dom 21 april 2017 i mål nr 1328-17. Se även Kammarrätten i Stockholms dom 18 januari 2018 i mål nr 6686-17, som gällde samma frågeställning. I en dom 27 oktober 2015 i mål nr 7000-15 konstaterade Kammarrätten i Stockholm att en handling som Nationella operativa avdelningen vid Polismyndigheten hade skickat ut till polisregionerna var färdigställd. Det här eftersom handlingen skulle fungera som stöd för regionernas arbete med utsatta EU-medborgare.

Ett uttryck för myndighetens officiella ståndpunkt

Kammarrätten i Stockholm kategoriserade en rättsutredning som färdigställd eftersom den hade legat till grund för Post- och telestyrelsens bedömning av om svensk lagstiftning på ett visst område var förenlig med EU-rätten. Domstolen nämnde också att rättsutredningen var daterad och hade utgjort underlag för PTS information på myndighetens webbplats samt för generaldirektörens uttalanden i frågan (dom den 17 december 2014 i mål nr 7354-14).

Handlingar för eget bruk

Mötesanteckningar som en kommunikatör gjorde för eget bruk under ett möte i en arbetsgrupp för förskolerektorer var inte en färdigställd handling enligt domen i Kammarrätten i Stockholm den 26 juni 2020 i mål nr 2500-20.

En formel

Så hur ska man sammanfatta praxis rörande begreppet ”på annat sätt färdigställts”? Går det att utvinna någon slags formel till stöd för bedömningen? Nedan följer ett försök till en sådan:

Omständigheter som talar emot att en handling är färdigställd:

  1. Att handlingen inte föreligger i sitt definitiva skick, utan sannolikt kommer att bli föremål för ändringar och tillägg vid en senare tidpunkt.
  2. Att handlingen har skapats för en enskild tjänstemans personliga bruk.
  3. Att handlingen utgör ett spontant inlägg i en dialog mellan anställda på samma myndighet.

Föreligger någon av ovanstående omständigheter har handlingen troligen inte ”färdigställts på annat sätt” enligt 2 kap. 10 § 1 st. TF.

Omständigheter som talar för att en handling är färdigställd:

  1. Att handlingen har spridits för kännedom inom myndigheten.
  2. Att det är myndighetens avsikt att innehållet i handlingen ska vara styrande för verksamheten i något avseende.
  3. Att handlingen har tagits om hand för förvaring för myndighetens räkning.
  4. Att handlingen uttrycker myndighetens officiella ståndpunkt i en viss fråga.
  5. Att handlingen har undertecknats.
  6. Att handlingen har skrivits ut.
  7. Att handlingen är daterad.

Är någon av punkterna 1 eller 2 uppfyllda räcker det antagligen för att betrakta handlingen som färdigställd. Särskilt punkt 2 verkar ha stor betydelse för att en handling ska uppnå ”nivån” färdigställd. Det finns kammarrättsdomar som kan tolkas som att punkt 1 behöver kombineras med punkt 2 för att en handling ska anses färdigställd. Jämför utgången i Kammarrätten i Stockholms domar i mål nr 1827-19 och 8855-19 med utgången i mål nr 3063-11 (refererade ovan). I det sistnämnda målet framgick det att handlingen innehöll uttalanden som skulle vara vägledande för personalen, medan de andra målen rörde handlingar av en mer allmänt informerande karaktär. Å andra sidan förde dåvarande Regeringsrätten inga resonemang om syftet med att sprida de mötesanteckningar som var aktuella i RÅ 1998 ref. 52. Domstolen nöjde sig med att konstatera att de hade sänts ut till medlemmarna i den aktuella arbetsgruppen samt i vissa fall hade skrivits ut och undertecknats.

Punkt 3 verkar räcka för att betrakta en handling som färdigställd, åtminstone om det framgår av omständigheterna att handlingen sparas för något verksamhetsbehov, till exempel som underlag för fortsatt planeringsarbete som i RÅ 1998 ref. 30.

Punkt 4 bygger på en enda kammarrättsdom, vilket är en svaghet, och i denna dom vägde kammarrätten samman flera omständigheter som talade för att handlingen var färdigställd.

Punkt 5 är en omständighet som domstolarna har beaktat tillsammans med andra, men det är oklart om ett undertecknande räcker för att en handling ska betraktas som färdigställd. Enligt min mening borde ett undertecknande ses som ett tydligt tecken på att upphovsmannen anser att handlingen föreligger i sitt definitiva skick. Genom undertecknandet binder upphovsmannen innehållet, som det såg ut vid den tidpunkten, till sin person. Men om ett undertecknande räcker för att handlingen ska betraktas som färdigställd enligt TF är svårt att svara på utifrån praxis.

Kammarrätten i Sundsvall har i ett fall använt avsaknaden av undertecknande som ett argument för att handlingen inte ska ses som färdigställd, medan Kammarrätten i Jönköping inte har lagt någon vikt vid denna omständighet i ett annat fall.

Punkt 6 blir troligtvis allt mindre aktuell i takt med digitaliseringen av den offentliga förvaltningen. Utskrift har tagits upp som en omständighet bland andra när domstolar har bedömt att en handling är färdigställd. I någon kammarrättsdom har avsaknaden av utskrift ansetts tala emot att handlingen är färdigställd men i andra domar har kammarrätten inte lagt något vikt vid detta.

Några kritiska synpunkter

Det har varit en utmaning för domstolarna att föra begreppet ”färdigställts på annat sätt” in i den digitala tidsåldern. Elektronisk kommunikation via e-post, kommentarsfält och chattfunktioner har gjort att myndighetsinterna diskussioner – som tidigare fördes muntligen kollegor emellan – nu sker i skrift och lagras som handlingar på myndigheternas servrar. Avgörandet HFD 2013 ref. 86 tyder på att HFD inte vill kategorisera den typen av handlingar som allmänna, men domskälen är väldigt kortfattade och formulerar inga generella principer som underinstanserna kan stödja sig på i nya situationer. Kanske är det därför kammarrätternas praxis spretar, till exempel när det gäller vilken vikt man ska lägga vid att handlingar sprids och förvaras på digitala lagringsytor.

Kammarrätten i Stockholms domar gällande handlingar på Säpos intranät sticker ut med en ovanligt snäv tolkning av vilka handlingar som ska ses som färdigställda. Det finns inget som tyder på att handlingarna som prövades i domarna skulle ändras vid en senare tidpunkt. De var inte heller spontana inlägg i någon diskussion kollegor emellan och de hade spridits till ett stort antal anställda via intranätet.

Ovanstående text har tidigare publicerats under titeln “Är en handling färdigställd när den är färdig?” i ett specialnummer av Samhällsmagasinet Avsnitt, se sidan 6 – 15 i nummer 3 år 2020, (Festskrift till Veronica C. Andersson).

Arbetsflöde inte allmän handling

En person frågade Riksdagsförvaltningen om vilka åtgärder den vidtar om en riksdagsledamot förlorar sin mobiltelefon. Riksdagsförvaltningen tolkade begäran som en begäran om utlämnande av allmän handling. Den aktuella handlingen som prövades av förvaltningen var arbetsflödet i det ärendehanteringssystem som används vid förlust av mobiltelefoner. Riksdagsförvaltningen menade att denna handling inte hänförde sig till något ärende som hade slutbehandlats och att den inte heller hade justerats eller färdigställts på annat sätt.

Personen överklagade till HFD som delade Riksdagsförvaltningens bedömning och avslog.

Arbetsförmedlingens CV-databas inte allmän handling

Arbetsförmedlingen hade stöd för att neka en journalist att få ut handlingar ur myndighetens CV-databas. Det slog kammarrätten fast i den här domen. CV-databasen består av konton för arbetssökande och arbetsgivare. Arbetssökande kan lagra sin CV och annan information i ett eget utrymme kallat “Min profil” och arbetsgivare kan söka bland profilerna. Kammarrätten ansåg att handlingarna i CV-databasen lagras av Arbetsförmedlingen endast som ett led i en teknisk bearbetning och lagring för enskilds räkning. Handlingarna är därmed inte allmänna, enligt domstolen. Kammarrätten tog hänsyn till att Arbetsförmedlingens handläggare inte har tillgång till eller använder sig av databasen. Det spelade ingen roll att vissa anställda har tillgång till databasen för att kunna administrera den.

KR_Sthlm_7369_15

Arbetsutskottets dagordningar var färdigställda

Dagordningar/ärendelistor som hade skickats ut till ledamöterna i Karlshamns kommunstyrelsens arbetsutskott var färdigställda handlingar och därmed också allmänna. Det slog kammarrätten fast i dessa domar. Dagordningarna sändes ut tillsammans med kallelser till arbetsutskottets sammanträden. Vid tiden för utskicken hade de fått sin slutgiltiga form, resonerade kammarrätten.

KR_Jonkoping_2811_16

KR_Jonkoping_2829_16

Ärendenummer inget krav

Du är inte skyldig att uppge ett ärendenummer eller ens peka ut specifika handlingar när du gör din begäran. Det går bra att begära samtliga handlingar av en viss typ, t.ex. samtliga beslut som myndigheten har fattat under en viss tidsperiod i en viss typ av ärenden. Det går också bra att lista en rad kategorier av handlingar och begära ut alla handlingar som passar in i dessa kategorier. En sådan begäran kan t.ex. gälla alla beslut i en viss ärendetyp, alla inkomna anmälningar i en annan och alla protokoll i en tredje under en viss tidsperiod (se KR Sthlm 598-06 och KR Gbg 1453-11). Vagare formuleringar än så har faktiskt också godtagits. I fallet RÅ 1989 not. 100 tyckte dåvarande Regeringsrätten att en begäran om handlingar hos Riksbanken “rörande fastighetsinvesteringar i utlandet” var tillräckligt precis. Det här trots att Riksbanken var tvungen att sortera fram de efterfrågade handlingarna bland de 5000-6000 ärenden om olika sorters investeringar i utlandet som förekom hos myndigheten varje år. I fallet KR Jönköping 6-12 hade en person begärt ut alla beslut om intagna som hade fattats vid Häktet Sollentuna. Kammarrätten ansåg att Kriminalvården var skyldig att leta reda på och sekretesspröva de efterfrågade handlingarna. Ett fall som pekar i motsatt riktning är RÅ 1991 ref. 50 där en begäran om att ta del av dagens post hos en myndighet underkändes som allt för vag eftersom myndigheten inte samlade dagens post på ett ställe. I målet 5147-11 konstaterade Kammarrätten i Göteborg att Region Skåne inte behövde gå igenom alla patientjournaler från det senaste året för att hitta de journalanteckningar där det framgick att en spiral av ett visst fabrikat satts in. Kammarrätten i Sundsvall (KR Sundsvall 3106-09) tyckte däremot att landstinget Västernorrland var skyldigt att lokalisera ett mindre antal handlingar av en viss typ som kommit in till landstinget under en angiven period om två veckor. Det här trots att handlingarna aldrig registrerats utan bara sorterats in i de aktuella patienternas journaler. Handlingarna kunde därmed inte sökas fram med hjälpa av något register.

Om en myndighet tycker att din begäran är för oprecis för att kunna hanteras så ska den upplysa dig om att begäran behöver preciseras (se blanda annat JO 1657-11).

Ärendet pågår fortfarande!

Även i ett pågående ärende kan det finnas allmänna handlingar. Det gäller t.ex. de handlingar som utomstående har skickat in till myndigheten i ärendet liksom de handlingar som myndigheten har skickat iväg inom ramen för ärendet. Dessa blir allmänna direkt. Läs mer här om inkomna respektive upprättade handlingar.

Det finns också en specialregel om att myndigheters protokoll blir allmänna handlingar så snart de har justerats, dvs. när någon har satt en kråka på protokollet för att intyga att det som står där stämmer överens med vad som sas vid mötet. Protokoll kan därför vara allmänna handlingar redan innan de har expedierats och redan innan ärendet som de tillhör har avslutats (TF 2:10 2 st 3 p 1 led). Minnesanteckningar och utkast som en myndighet har skapat som stöd för handläggningen av ett ärende blir däremot inte allmänna handlingar ens om ärendet de hör till avslutas. För att de ska bli allmänna krävs att de expedieras eller arkiveras.

Arkivarie satte intern instruktion framför grundlag

Arkivarien på utrikesdepartementet borde ha lämnat ut de begärda handlingarna utan dröjsmål eftersom de var över femtio år gamla och därför inte längre omfattades av sekretess. Det konstaterade JO i ett beslut som återges i ombudsmannens ämbetsberättelse från år 1900. Arkivarien följde departementets interna instruktioner som sade att den aktuella typen av handlingar bara kunde lämnas ut efter godkännande av kabinettsekreteraren. Men enligt JO var det uppenbart att instruktionen stred mot tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. JO väckte åtal och arkivarien dömdes för försummelse i ämbetet. Straffet stannade vid böter på femtio kronor eftersom det ansågs vara en förmildrande omständighet att arkivarien följt “af öfverordnad lämnad föreskrift”.

JO_1900_s_8

Åtal och domar återges i NJA 1899 s. 299.

NJA 1899 s 299

Artikel på Säpos intranät var inte färdigställd

En journalist begärde ut en artikel som hade publicerat på Säkerhetspolisens intranät. Artikeln innehöll en intervju med en tidigare anställd på Säkerhetspolisen som hade gått vidare till ett jobb inom Polismyndigheten.

Säkerhetspolisen avslog begäran med hänvisning till att artikeln inte var en allmän handling. Journalisten överklagade och menade att artikeln var allmän på den grunden att den var färdigställd. Enligt honom hade artikeln fått sin slutliga form eftersom inget tydde på att den skulle ändras vid en senare tidpunkt. Han hänvisade också till tidigare praxisavgöranden och pekade på att artikeln hade spridits för kännedom inom myndigheten och tagits om hand för förvaring genom att den hade laddats upp på intranätet.

Kammarrätten avslog överklagandet. Domstolen tyckte inte att hanteringen av den begärda handlingen kunde jämföras med förhållandena i tidigare praxis.