Vi mejlar/faxar inte handlingar!

Fax

Du ska få en kopia av en allmän handling faxad till dig om det inte finns några särskilda omständigheter som gör att det är omöjligt eller olämpligt. En myndighet får inte ha som generell policy att aldrig faxa handlingar (se JO 4363-96).

För statliga myndigheter gäller förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. Där framgår att myndigheten ska ta hänsyn till den enskildes önskemål om hur kopior ska skickas (9 §). Men i slutändan är det myndigheten som avgör om den metod som den enskilda önskar är lämplig eller inte (10 §). Av ett JO-beslut framgår att samma principer ska gälla för kommuner (JO 2005/06 s. 487). Omständigheter som talar emot att skicka en handling via fax är enligt JO att myndighet saknar fax, faxen är trasig, begäran omfattar väldigt många handlingar eller handlingarna innehåller uppgifter som inte är lämpliga att faxa (JO 4363-96). Angående kommunala bolags skyldighet att faxa se JO 1999/2000 s. 405.

Fler intressanta avgöranden: JO 2006/07 s. 517 rörande fax och Regeringsrättens beslut den 25 april 2008 i mål nr 521-08.

Mejl

Myndigheter har ingen skyldighet att mejla handlingar (se JO 733-12) utan kan välja att skicka dem med post om de så önskar.  Men många myndigheter mejlar handlingar inte minst för att det är praktiskt för dem själva. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, brukar t.ex. mejla dessa på begäran.

Vi tycker det är för tidigt att släppa handlingen!

Om en handling är allmän och offentlig så har myndigheten inga möjligheter att vägra lämna ut den eller försöka fördröja ett utlämnande. Ändå är det ganska vanligt att myndigheter försöker göra just detta. Ibland är det av omsorg om de enskilda som berörs av handlingen. Om en myndighet till exempel har beslutat om disciplinstraff för en anställd som har misskött sitt arbete så vill den kanske att den anställda ska få ta del av beslutet innan han eller hon läser om det på någon nyhetssajt. Men TF ger inte utrymme för sådana hänsyn. I ärendet JO 2006/07 s. 517 kritiserade JO en domare som vägrade faxa en dom till en reporter därför att reportern då skulle få den snabbare än parterna i målet som fick domen per post. Det kan också hända att en myndighet har en fastställd strategi för hur en handling ska offentliggöras. Myndigheten vill kanske att det ska ske vid en viss tidpunkt och i ett visst sammanhang för att informationen ska få stor publicitet, liten publicitet eller åtminstone “rätt” vinklad publicitet. I målet KR Gbg 3159-11 slog Kammarrätten i Göteborg fast att en Sifo-undersökning som hade kommit in till Landskrona kommun var en allmän handling och inget internt arbetsmaterial även om kommunen hade tänkt publicera resultatet vid en senare tidpunkt i samband med en museiutställning.

En variant på samma problematik var ärendet JO 1970 s. 304 där JO konstaterade att Konjunkturinstitutet inte hade rätt att bestämma vid vilken tidpunkt nyhetsmedier fick publicera en konjunkturbarometer som myndigheten hade skickat ut till medierna och företag. Konjunkturinstitutet tyckte att medierna skulle vänta med publiceringen några dagar så att journalisterna fick tid att sätta sig in i och begripa konjunkturbarometern innan de återgav innehållet för allmänheten. JO konstaterade att när handlingen väl var expedierad så hade myndigheten inga möjligheter att begränsa mediernas rätt att omedelbart publicera innehållet.

Vilseledande om handlings blotta existens

När en redaktör på Östersunds-Posten efterfrågade ett brev som kommit in till Fjällsjö kommunalkontor från en namngiven person fick han vilseledande besked från tre olika tjänstemän. Samtliga påstod att de inte kände till brevets existens trots att de visste att det förvarades på kontoret. Två av tjänstemännen hade också sett till att plocka undan diariekortet där brevet fanns registrerat. Redaktören anmälde de tre tjänstemännen till JO som i sin tur åtalsanmälde dem. Samtliga tre dömdes till böter för tjänstefel. I domen skrev häradsrätten att oavsett om brevet, helt eller delvis, skulle kunna bli föremål för sekretess “…har någon laga grund för att hemlighålla dess blotta existens ej förelegat .”

JO 1970 s. 285

Yrkandet

Inled ditt överklagande med ett yrkande. Det ska bestå av en eller ett par meningar som beskriver vad du vill att domstolen ska besluta i målet. Ett typiskt yrkande i ett mål om allmänna handlingar kan se ut så här:

Jag yrkar att den begärda handlingen ska lämnas ut i sin helhet.

Domstolen får då pröva, uppgift för uppgift, hur stor del av handlingen som kan lämnas ut till dig. I vissa fall kan du ha anledning att specificera mer exakt vilka uppgifter det är du vill ha ut. Om en handling innehåller känsliga uppgifter om en enskild person så kan du utforma ditt yrkande som nedan för att försäkra dig om att åtminstone få ut de uppgifter i handlingen som är mest intressanta för dig.

Jag yrkar i första hand att den begärda handlingen ska lämnas ut i sin helhet.

Jag yrkar i andra hand att den begärda handlingen ska lämnas ut utan de uppgifter som kan identifiera den enskilda personen.

Andrahandsyrkandet hindrar att domstolen väljer att lämna ut handlingen med den enskildes personuppgifter men utan de känsliga uppgifterna som du är mest intresserad av. Det kan självklart vara så att du tvärtom är mest intresserad av den enskildes personuppgifter, t.ex. för att du vill komma i kontakt med honom eller henne. Då får du yrka i andra hand att bara få del av personuppgifterna och inte de känsliga uppgifterna.

Obs! En domstol eller annan instans som prövar ditt överklagande kan bara pröva det som omfattas av det överklagade myndighetsbeslutet. Du kan därför inte yrka på att få ut några andra handlingar eller uppgifter än dem som myndigheten har fattat beslut om. Om du gör det så kommer domstolen att avvisa dina yrkanden med hänvisning till att dessa först måste prövas av myndigheten.