Tjänsteman får inte begränsa sökandens begäran

En person JO-anmälde en tjänsteman vid Kriminalvården för att denne vid flera tillfällen hade tolkat en begäran om samtliga handlingar i ett ärende som en begäran om enbart besluten i ärendet. Det här utan att fråga den sökande hur begäran skulle tolkas, och utan att underrätta vederbörande om att det som lämnades ut faktiskt inte var samtliga handlingar. Anmälaren bifogade också ett mejl mellan tjänstemannen och en annan anställd på Kriminalvården där tjänstemannen själv skrev att han brukade tolka allmänt hållna begäran på det här sättet.

JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över anmälan. I svaret framgick att den anmälda tjänstemannen påstod att han hade ringt till den sökande för att diskutera dennes begäran, och att sökanden då hade begränsat begäran till enbart besluten. Det fanns dock inga tjänsteanteckningar från dessa telefonsamtal.

Anmälaren yttrade sig över myndigheten svar och bestred att det skulle ha förekommit några telefonsamtal. Han påpekade att sökanden aldrig hade uppgett sitt telefonnummer för myndigheten. Däremot hade tjänstemannen mejlat sökanden från sin privata mejladress under sin föräldraledighet.

JO började med att konstatera följande: “En enskild tjänsteman får inte på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställning”.

JO påpekade också att en tjänsteman som lämnar uppgifter på JO:s begäran har sanningsplikt. JO tyckte nämligen att dokumentationen talade emot tjänstemannens påståenden om att det hade förekommit telefonsamtal där sökanden själv hade begränsat sin begäran. JO kunde dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att tjänstemannen hade lämnat oriktiga uppgifter.

Om det var som tjänstemannen påstod, att det hade förekommit telefonsamtal, borde dessa ha dokumenterats. I så fall förtjänade tjänstemannen kritik för att inte ha gjort det, tyckte JO.

JO kritiserade även tjänstemannen för att han hade använt sin privata e-postadress vid kontakter med allmänheten.

Kommundirektör erbjöd sig ta bort allmän handling

Kommundirektören i Nyköpings kommun frågade avsändaren till ett kritiskt mejl om han ville att mejlet skulle tas bort. Avsändaren svarade att han ville att mejlet skulle diarieföras, vilket kommunen gjorde ett par dagar senare. Kommundirektörens mejlsvar, med erbjudandet om att ta bort det kritiska mejlet, diariefördes däremot först flera månader senare då en tidning hörde av sig och ifrågasatte hela hanteringen. I en intervju med tidningen sade kommundirektören att om avsändaren inte hade velat att handlingen skulle diarieföras så hade direktören diariefört den som “arbetsmaterial”.

JK kritiserade kommundirektören för hur han uttryckt sig i svaret till den kritiska avsändaren: “Formuleringen i det mejlsvar som kommundirektören skickade till avsändaren kan tolkas som att han var beredd att radera den allmänna handlingen för det fall personen önskade det.” JK var också kritiskt till kommundirektörens idé om att diarieföra det inkomna kritiska mejlet som “arbetsmaterial” eftersom det var en missvisande benämning. JK konstaterade slutligen att det hade dröjt alldeles för länge innan kommundirektörens mejlsvar diariefördes.

JK_7013_16

Föredragningspromemoria var inte allmän handling

En person begärde ut en föredragningspromemoria i ett mål vid dåvarande Försäkringsöverdomstolen. Domstolen avslog begäran med hänvisning till att promemorian var en sådan minnesanteckning som enligt TF 2:12 bara blir en allmän handling om den arkiveras. Försäkringsöverdomstolen arkiverade inte föredragningspromemorior. Personen överklagade men både kammarrätten och dåvarande Regeringsrätten fastställde Försäkringsöverdomstolens beslut.

RA_1992_not_163

Uppdragstagare skyldig att diarieföra och bevara

Brottsförebyggande rådet, BRÅ, gav en tjänsteman i vid dåvarande Länsstyrelsen i Malmö i uppdrag att utreda förekomsten av svarta pengar inom restaurangbranschen i staden. Efter slutförd utredning förstörde uppdragstagaren merparten av utredningsmaterialet (cirka 5000 sidor). JK kritiserade dels att materialet hade förstörts i strid mot gällande arkivregler, dels att materialet inte hade diarieförts på ett korrekt sätt under utredningens gång. Huvudansvaret för det inträffade låg hos BRÅ, enligt JK, men även uppdragstagaren fick kritik.

JK 1873-83-21

Kammarrätt tvingas in i mörkrum

Kammarrätten i Stockholms tog emot en förseglad försändelse i ett mål. Det stod på försändelsen att den innehöll ett framkallat fotopapper som bara kunde göras synligt i mörkrum under rött ljus eftersom det annars skulle komma att förstöras. En person begärde senare att få ta del av fotografiet i försändelsen. Men kammarrätten avslog med motiveringen att det inte gick att avgöra om försändelsen innehöll något som utgjorde en allmän handling. Personen överklagade till HFD och fick rätt. HFD konstaterade att försändelsen hade arkiverats efter det att målet avslutats. Försändelsen hade alltså blivit en allmän handling och kammarrätten var skyldig att pröva om den skulle lämnas ut.

HFD_6793_16

Föredragningspromemoria var inte allmän handling

Kammarrätten nekade en person att få ut föredragningspromemorian i ett avslutat mål. En föredragningspromemoria är en handling som föredraganden (en tjänsteman vid domstolen) använder som stöd för minnet när hen presenterar målet för rättens ledamöter (de som dömer). Promemorian brukar innehålla  en summering av viktiga fakta i målet och en beskrivning av den juridik som ledamöterna behöver känna till för att döma. Enligt kammarrätten var den begärda promemorian en sådan minnesanteckning som enligt TF 2:12 bara blir en allmän handling om den “tages om hand för arkivering”. Personen överklagade till HFD och skrev att promemorian visserligen inte hade arkivets med övriga handlingar i målet men att den ändå hade sparats i en pärm på föredragandens rum. Men HFD delade kammarrättens bedömning och avslog överklagandet.

HFD_1492_11

Ingen rättighet bli gallrad ur SÄPO-arkiv

En enskild person kan inte med stöd av arkivlagen kräva att handlingar ska gallras ur en myndighets arkiv. Myndighetens beslut att avslå en begäran om gallring är därför inte överklagbart. Det slog HFD fast i denna dom. Målet gällde en man som begärt att Riksarkivet skulle förstöra vissa handlingar om honom som ingick i ett arkiv som myndigheten tagit över från Säkerhetspolisen, Säpo.

HFD_1709_15

JO 3483-11

Kristianstads kommun videofilmade samspelet mellan barn och föräldrar i en vårdnadsutredningen. JO kritiserade kommunen för att den förstörde videofilmen innan vårdnadsutredningen var klar. Videofilmen tillförde ärendet sakuppgifter så det var inte fråga om en minnesanteckning som kommunen hävdat. Filmen skulle därför ha blivit en allmän handling när ärendet avslutades och borde ha bevarats till dess ansåg JO.

JO_3483_11