Polisen var skyldig att söka i durtvå

En person vände sig till polisen och begärde ut alla förhör med en person med ett visst personnummer och de personer som var knutna till de aktuella fallen. Polismyndigheten menade att begäran var för oprecis och avslog den helt.

Personen överklagade till kammarrätten och när målet låg i domstolen ändrade sig Polismyndigheten och uppgav att det nog ändå gick att göra vissa sökningar i systemet RAR för tiden innan 2015 och i Durtvå för tiden därefter. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till polisen för ny prövning.

Behövde inte lokalisera oregistrerade handlingar

Myndigheter är “…inte skyldiga att bedriva mera omfattande arkivforskning eller vidta mer omfattande utredningsåtgärder för att finna en handling som i och för sig är tydligt beskriven, men inte har registrerats”, ansåg kammarrätten i den här domen.

En person hade vänt sig till Karlstads kommun och begärt ut alla samordnade individuella vårdplaner som nämnden upprättat sedan år 2010. Kammarrätten bedömde att det skulle kräva en omfattande manuell genomgång av personakter för att få fram de aktuella handlingarna och att kommunen inte var skyldig att göra en sådan.   

Behövde inte leta fram mejl med vissa ord

En person begärde att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehöll något av vissa angivna sökord och som hade skickats under vissa angivna månader, oavsett vem som var avsändare eller mottagare. Arbetsförmedlingen avslog, bland annat med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad för att de begärda handlingarna skulle kunna identifieras. Kammarrätten delade den bedömningen. Enligt kammarrättens mening saknades det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävdes en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattade samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden.

KR_Sthlm_7359_18

Polisen behövde inte leta fram statistikunderlag

Polismyndigheten visste inte vilka ärenden som hade ingått i en särskild gänginsats som myndigheten hade gjort i Uppsala. Därför var myndigheten inte skyldig att plocka fram handlingar ur dessa ärenden när en forskare ville granska underlaget för det redovisade resultatet av insatsen.

KR_Sthlm_6643_18

Det överklagade beslutet

Polisens statistik om den särskilda gänginsatsen

Radiotjänst måste använda alternativ sökväg

En person vände sig till Radiotjänst i Kiruna AB och begärde att få ta del av anmälningsblanketter för TV-innehav som ett antal utpekade kontrollanter hade gett in till bolaget under vissa specificerade tidsperioder. Bolaget avslog delar av begäran eftersom vissa blanketter bara kunde lokaliseras via kontrollanternas personalakter. Bolagets personaladministration ingår inte i den del av verksamhet som omfattas offentlighetsprincipen och därför ansåg bolaget att det inte var skyldigt att ta fram handlingarna den vägen. Sökanden överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Men när sökanden gick vidare till Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fick hen rätt. HFD konstaterade att en manuell genomsökning av samtliga ärenden under relevanta tidsperioder var så omfattande att den inte kunde krävas av bolaget. Däremot slog HFD fast att bolaget var skyldigt att använda personalakterna som sökväg för att hitta de resterande blanketterna. Att personalakterna som sådana inte omfattades av offentlighetsprincipen spelade ingen roll, enligt domstolen.

“Det finns inte någon från handlingsoffentligheten härledd skyldighet att utnyttja varje tänkbar uppgiftssamling eller varje tänkbart hjälpmedel för att eftersöka allmänna handlingar. En myndighets skyldighet att tillförsäkra enskilda tillgång till allmänna handlingar sträcker sig emellertid längre än vad som kan krävas av myndigheter i andra sammanhang (jfr prop. 1985/86:80 s. 59). Det innebär att myndigheten inte alltid kan inskränka sin sökning till de register och uppgifts-samlingar som direkt avser den verksamhet eller de ärendeslag från vilka allmänna handlingar begärs ut. Har myndigheten exempelvis sammanställningar som primärt är avsedda att användas i en annan del av verksamheten, men som myndigheten känner till kan användas för att utan större arbetsinsats eftersöka begärda handlingar, bör det ankomma på myndigheten att använda dessa.”

HFD skickade tillbaka ärendet till Radiotjänst för fortsatt handläggning.

HFD_781_17