Kommuntjänstemän använde privat e-post

En fristående konsult skickade ett utkast till en rapport till fem tjänstemän på Arvika kommun. Utkastet skickades till deras privata e-postadresser. JO konstaterade att utkastet var en inkommen och därmed allmän handling som borde ha diarieförts av kommunen, vilket inte hade skett.

I ett första yttrande uppgav kommunen att man hade använt privata e-postadresser för att rapporten skulle hanteras som just ett utkast. Efter kompletterande frågor från JO tog kommunen tillbaka den motiveringen, utan att lämna någon alternativ förklaring. JO konstaterade att användningen av privat e-post lätt kunde uppfattas som ett försök av kommunen att kringgå offentlighetsprincipen.

Anmälaren påstod också att kommunen hade raderat vissa e-postmeddelanden efter att en e-postlogg hade begärts där dessa meddelanden fanns med. Trots upprepade frågor från JO gav kommunen inget klart svar på när de aktuella meddelanden hade raderats. JO gjorde den välvilliga tolkningen att meddelandena nog redan var raderade när loggen begärdes ut och lät saken bero.

JO kritiserade kommunen för dess hantering och menade att den tydde på utbredda kunskapsbrister.

Handlingar i Kevinfallet hemlighölls på fel grund

Föreningen Rättssäkert Arvika begärde ut samtliga handlingar som motpartens advokat i Kevinfallet hade skickat in till kommunen. Kommunen avslog med hänvisning till den sekretess som skyddar uppgifter som har tillkommit eller inhämtats för en myndighets räkning med anledning av myndighetens eller ett statligt eller kommunalt företags rättstvist.

Föreningen överklagade och kammarrätten underkände den åberopade sekretessgrunden. Det här eftersom de aktuella handlingarna inte hade tillkommit eller inhämtats ”för kommunens räkning”. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till kommunen för prövning av uppgifterna i handlingarn var sekretessbelagda enligt någon annan sekretessregel.

Talmanus var inte allmän handling

Arvika kommun anlitade en extern jurist som skrev ett talmanus som kommunchefen sedan använda när denne skulle föredra ett ärendet för kommunstyrelsen. I den här domen kom kammarrätten fram till att juristen inte var fristående i förhållande till kommunen och att talmanuset därmed inte blev inkommet till kommunen när juristen lämnade över detta till kommunchefen. Enligt kammarrätten var talmanuset inte heller upprättat hos kommunen utan kunde ses som en minnesanteckning. Minnesanteckningen hade inte tagits om hand för arkivering eller expedierats.