Mejl där visst namn förekommer – tillräckligt preciserat

En person begärde ut mejl som åtta angivna medarbetare vid Linköpings universitet hade skickat eller tagit emot och som innehöll personens namn i ämnesraden eller meddelandetexten. Begäran var avgränsad till perioden februari till maj 2020.

Universitetet avslog den del av begäran som innehöll namnet i meddelandetexten med hänvisning till att den inte var tillräckligt preciserad och att en sammanställning av dessa mejl inte var möjlig med rutinbetonade åtgärder. Den del av begäran som gällde mejl med namnet i ämnesraden avslogs med hänvisning till att dessa meddelanden utgjorde arbetsmaterial/intern e-postkommunikation.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut. Domstolen bedömde att begäran om att ta del av mejl där namnet förekom i meddelandetexten var tillräckligt preciserad och att universitetet har tekniska möjligheter att göra den aktuella sökningen. Frågan om mejlen kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var inte relevant eftersom det rörde sig om färdiga handlingar och inte en sammanställning av uppgifter.

Vad gällde de mejl som hade namnet i ämnesraden gjorde kammarrätten följande bedömning. Mejlen var skickade mellan medarbetare på en och samma institution och var därför inte expedierade eller inkomna. Däremot var de kopplade till ett ärende, närmare bestämt frågan om den aktuella personens fortsatta anställning på universitet. Enligt kammarrätten gick det inte utläsa av handlingarna i målet om det ärendet var avslutat, och om mejlen av det skälet hade blivit allmänna handlingar. Kammarrätten skickade därför tillbaka ärendet till universitetet för ny prövning.

Bakläxa fyra gånger i samma ärende

Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, är en självständig kommitté under Finansdepartementet som publicerar forskningsrapporter i olika ämnen. År 2019 publicerade ESO rapporten Synd och skatt som bland annat handlar om svensk alkoholpolitik. Under arbetet med rapporten hade det uppstått en fråga om rapportförfattaren kunde anses jävig på grund av ett sidouppdrag för en annan uppdragsgivare. ESO tyckte inte det. Men senare intresserade sig nykterhetsorganisationen IOGT-NTO för jävsproblematiken och begärde ut ett antal mejl mellan rapportförfattaren och ESO:s företrädare i denna fråga. ESO avslog begäran. Det blev upprinnelsen till en rad domstolsprocesser där kammarrätten gång på gång underkände ESO:s avslagsbeslut.

Myndighetens första beslut var inte fattat av en behörig befattningshavare och fick bakläxa i kammarrätten. Det andra var bristfälligt motiverat. Bakläxa igen. Det tredje behandlade inte alla delar av IOGT-NTO:s begäran. Bakläxa. Fjärde gången gillt menade ESO att mejlen var minnesanteckningar som inte behövde lämnas ut. Kammarrätten underkände även det beslutet. 

Efter ett år och fyra domstolsprocesser lämnade ESO till slut ut mejlen, men i en hårt maskerad form, med hänvisning till affärssekretess. Det beslutet överklagades inte av IOGT-NTO.

Utvärdering inte del av det utvärderade ärendet

JO kritiserade Finansinspektionen för att myndigheten inte hade följt kraven i sina egna styrdokument vad gällde dokumentation i undersökningsärenden. Brister i dokumentationen, liksom brister i själva styrdokumenten, skapade dessutom förvirring kring när undersökningsärendena skulle anses avslutade.

Bland annat menade myndigheten att den efterföljande utvärderingen ingick som en del i undersökningsärendet. Det slog JO ner på med orden: “Finansinspektionens utvärdering av sina egna insatser kan enligt min mening inte ha något med sakfrågan i ett undersökningsärende att göra, utan ärendet måste anses vara avslutat när samtliga åtgärder i förhållande till den granskade parten har vidtagits.” JO var kritisk till rutinen eftersom vissa handlingar i ett ärende blir allmänna först när ärendet är avslutat, vilket betyder att tiden för avslutande påverkar möjligheten till insyn.

Mejl mellan myndighet och fackliga var allmänna handlingar

Mejl som hade kommit in till Falu kommun från fackliga företrädare och skyddsombud var inkomna, bedömde Kammarrätten i de här domen. Mejl som ett skyddsombud på Falu kommun hade skickat till en jurist på Sveriges kommuner och landsting var däremot inte allmänna handlingar hos kommunen eftersom skyddsombudet inte hade agerat i egenskap av offentlig funktionär på myndigheten.

Beredningsbeslut avslutade inte ärende

Ett antal personer begärde hos Byggnadsnämnden i Göteborgs kommun att få ta del av mejl som hade skickats mellan tjänstemän på stadsbyggnadskontoret samt mellan en av dessa tjänstemän och en politiker i byggnadsnämnden. Mejlen rörde ett ärende om “Granskning av detaljplan för vård och bostäder vid Fjordvägen inom stadsdelen Askim”. Kommunen avslog begäran med hänvisning till att mejlen hade skickats internt inom en och samma nämnd samt att detaljplaneärendet inte var avslutat. Personerna överklagade och påpekade bland annat att ett beslut hade fattats i ärendet om granskning av detaljplan och att mejlen därför borde vara allmänna handlingar. Kammarrätten avslog med följande motivering: “Byggnadsnämndens beslut avseende granskning får anses utgöra ett beredningsbeslut i syfte att skaffa underlag för att senare fatta ett slutligt beslut i ärendet”

KR_Goteborg_2679_18

Intern mejlkorrespondens var allmänna handlingar

Mejl som hade skickats mellan anställda på Sahlgrenska universitetssjukhuset var visserligen inte inkomna eller expedierade handlingar, trots att vissa mejl hade skickats från en mejladress som tillhörde Göteborgs universitet. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Däremot var mejlen allmänna handlingar därför att de tillhörde ett avslutat ärende. Det gällde både de handlingar som tillförde ärendet sakuppgifter och de handlingar som var kopplade till ärendet på andra sätt och inte kunde klassificeras som utkast eller minnesanteckningar. En handling som bestod av ett utkast till ett rutindokument var dock inte en allmän handling, enligt domstolen.

KR_Goteborg_689_18

Handling i avslutat ärende blev allmän först vid expediering

Länsstyrelsen i Jämtland hade tagit fram en rapport om länet som skulle skickas till regeringen. JO konstaterade att rapporten ingick i ett ärende hos länsstyrelsen men bedömde att den inte blev blev en allmän handling när ärendet avslutades utan först när den expedierades till regeringen. Rapporten var “en handling avsedd att expedieras” och blev därför inte allmän förrän den faktiskt skickades till regeringen, resonerade JO.

 

JO_1990_91_s_425

Forskningsprojekt var ett ärende

Uppgifter som forskare vid Karolinska institutet hade samlat in och registrerat i en databas som en del av ett forskningsprojekt var inte allmänna handlingar, enligt denna dom. Databasen var inte  avsedd att tillföras uppgifter “kontinuerligt och för obestämd tid”. Därmed var den inte ett sådant register som är en allmän handling enligt TF 2:10 2 st 1 p. Kammarrätten bedömde vidare att forskningsprojektet skulle kategoriseras som ett ärende snarare än så kallat faktiskt handlande. Därmed var uppgifterna i databasen inte allmänna så länge ärendet pågick.

KR_Sthlm_6378_13

Tidig analys tillhörde slutligt investeringsärende

Kammarrätten bedömde att en lokaliseringsanalys för en simhall i Nacka kommun tillhörde ärendet om att bevilja investeringsmedel för simhallen. Det här trots att analysen togs fram i ett tidigt skede av planprocessen och inte användes i beredningen av investeringsbeslutet. Analysen kunde enligt kammarrätten inte betraktas som en sådan minnesanteckning som blir allmän först när den arkiveras. Därför blev den en allmän handling när investeringsärendet avslutades. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till Nacka kommun för sekretessprövning.

KR_Sthlm_3212_17

Rätt till partsinsyn i avslutad förutredning

Förundersökningssekretess till skydd för enskildas personliga och ekonomiska förhållanden (nuvarande OSL 35:1) gäller även i så kallade förutredningar. Det slog dåvarande Regeringsrätten fast i denna dom. Men den som är misstänkt i utredningen kan betraktas som part och därmed ha rätt till partsinsyn även när det gäller sekretessbelagt material. Rätten till partsinsyn kan i dessa fall inte grundas direkt på rättegångsbalken eller förvaltningslagen utan följer av allmänna rättsgrundsatser, enligt Regeringsrätten. Rätten till partsinsyn kan finnas kvar även efter det att förutredningen är avslutad om parten har “beaktansvärda motiv” för insyn. Regeringsrätten konstaterade att den misstänkte i det aktuella fallet hade det eftersom han behövde det begärda materialet för att tillvarata sin rätt i en pågående civilrättslig process.

RA_2001_ref_27