Inkommet band borde ha diarieförts

En läkare som var intresserad av en överläkartjänst på ett sjukhus skickade ett band till sjukhusets platschef personligen. På bandet hade han talat in sina krav för en anställning. I det här beslutet kritiserade JO sjukhuset för att det inkomna bandet inte registrerades utan dröjsmål. JO konstaterade att bandet var en allmän handling oavsett om läkaren hade skickat det till platschefens arbetsplats eller bostad.

JO tyckte inte att sjukhuset hade hållit bandet ordnat på annat sätt, vilket hade kunnat vara ett alternativ till registrering. Enligt ombudsmannen fanns det väldigt begränsade möjligheter för en utomstående att få kännedom om bandet existens. Det här eftersom det inte rörde sig om någon utlyst tjänst och bara ett fåtal personer kände till bandet. Till exempel saknade sjukhusets registrator kännedom om detta.

En journalist som begärde ut bandet nekades. JO kritiserade detta eftersom bandet var en slags jobbansökan och sådana inte omfattas av sekretess. Platschefen menade att ett utlämnande skulle störa “arbetets behöriga gång”. JO höll inte med om detta och förklarade att bestämmelsen inte tar sikte på det förhållandet att ett utlämnande kan medföra svårigheter i till exempel en förhandling.

Registrera eller inte – myndigheten måste vara konsekvent

Myndigheter måste vara konsekventa i frågan om handlingar av ett visst slag ska registeras eller hållas ordnade på annat sätt. Det uttalade JO i det här beslutet som rörde Kommunstyrelsen i Kalmar kommun.

“Om det t.ex. har bestämts att handlingar tillhörande vissa ärendeslag skall registreras krävs det således att alla allmänna handlingar som hör till sådana ärenden också diarieförs.” 

JO uttalade sig också i frågan om de aktuella handlingarna i ärendet kunde anses vara av ringa betydelse, och därmed undantagna från diarieförsingsskyldigheten.

Notering på aktomslag kan ersätta registrering

Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras, utan det kan räcka med att lägga dem i akten för det ärende som de tillhör. Det konstaterade JO i det här beslutet som gällde Polismyndigheten. Men det är ett grundkrav att det någonstans finns dokumenterat vilka handlingar som har kommit in eller upprättats i ärendet, enligt JO.

“Att såsom skett i detta fall dokumentera detta genom anteckningar på aktomslaget kan godtas under förutsättning att anteckningarna förs kronologiskt och med stor precision så att handlingarna kan identifieras samt att aktomslaget sparas.” 

JO skrev också att handlingar som inte registreras åtminstone ska inkomststämplas och förses med diarienummer om de hör till ett diariefört ärende.

Handlingar hölls ordnade på fel sätt

Länsstyrelsen i Skaraborgs län registrerade inte merparten av sina handlingar i ärenden om körkortstillstånd utan förvarade dem i stället i arkivet i personnummerordning. I det här beslutet uttalade JO att handlingar som hålls ordnade i stället för att registreras inte kan blandas med handlingar som omfattas av sekretess, vilket hade skett hos länsstyrelsen. JO skrev:

“Har handlingar som innehåller uppgifter för vilka sekretess kan föreligga — registrerade eller inte registrerade — lagts in i arkivet i den del som reserverats för inte registrerade offentliga handlingar kan allmänheten inte tillåtas att på egen hand skaffa sig en överblick över vilka handlingar som finns där. Offentlighetsprincipen kan därigenom inte fungera på det sätt som är avsett med regleringen i tryckfrihetsförordningen”. 

JK-kritik mot universitets diarieföring

I det här beslutet ifrågasatte JK hur ett antal universitet hade ordnat sin diarieföring av allmänna handlingar och uttalade sig i vissa andra frågor relaterade till detta.

JK uttalade sig bland i frågan om universitetens olika delar skulle ses som sådana självständiga organ som omnämns i TF 2:11 1 st:

“De olika organ (fakultetsnämnder, institutioner och liknande) som ingår i universitets organisation kan enligt min mening inte generellt anses ha en sådan självständig ställning som avses i förarbetsuttalandena. Alla delar av universitetet tillhör alltså som regel en och samma myndighet.”

JK uttalade också att det inte finns något krav på central diarieföring, även om det är att föredra:

“Det är naturligtvis en fördel för den som önskar att ta del av allmänna handlingar hos ett universitet att centralt kunna ta del av myndighetens diarium eller diarier, särskilt som universitet i regel är stora myndigheter vars olika organ ofta är utspridda i olika byggnader. Med hänsyn till myndigheternas frihet att ordna sin diarieföring kan emellertid, som tidigare nämnts, något krav på central diarieföring inte ställas.”

JK kom vidare in på hur allmänna och offentliga handlingar kan hållas ordnade på annat sätt i stället för diarieföras. Det kan till exempel ske genom aktbildning “där endast den handling som initierat ärendet diarieförs och övriga handlingar antecknas på ett dagboksblad eller dylikt i akten”. Ett annat sätt är att samla handlingar av en viss typ kronologiskt i en pärm. Att hålla till exempel förordnanden ordnade i personnummerföljd var inte lämpligt enligt JK. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är ordnade till exempel alfabetiskt efter namnet på den som förordnandet gäller.

Begäran om utlämnande inte av ringa betydelse om den avslås

JO gjorde följande ställningstaganden i ett beslut som rörde Stockholms tingsrätts utlämnande av den så kallade scientologbibeln:

  • En begäran om att få ut en handling ska behandlas som ett eget ärende skilt från det mål eller ärende där handlingen förekommer.
  • Om någon som inte är part i ett mål begär ut en handling i målet behöver denna begäran inte tillföras akten i målet.
  • En skriftlig framställning om utfående av en allmän handling som inte leder till att handlingen omedelbart lämnas ut av den som har hand om handlingen, anses ha mer än ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Framställan ska med andra ord diarieföras eller hållas ordnad och får inte gallras därför att den är av ringa eller tillfällig betydelse.
  • En handling får inte gallras, oavsett handlingens karaktär, så länge det pågår ett ärende om utlämnande av den.

Tjänsteman får inte begränsa sökandens begäran

En person JO-anmälde en tjänsteman vid Kriminalvården för att denne vid flera tillfällen hade tolkat en begäran om samtliga handlingar i ett ärende som en begäran om enbart besluten i ärendet. Det här utan att fråga den sökande hur begäran skulle tolkas, och utan att underrätta vederbörande om att det som lämnades ut faktiskt inte var samtliga handlingar. Anmälaren bifogade också ett mejl mellan tjänstemannen och en annan anställd på Kriminalvården där tjänstemannen själv skrev att han brukade tolka allmänt hållna begäran på det här sättet.

JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över anmälan. I svaret framgick att den anmälda tjänstemannen påstod att han hade ringt till den sökande för att diskutera dennes begäran, och att sökanden då hade begränsat begäran till enbart besluten. Det fanns dock inga tjänsteanteckningar från dessa telefonsamtal.

Anmälaren yttrade sig över myndigheten svar och bestred att det skulle ha förekommit några telefonsamtal. Han påpekade att sökanden aldrig hade uppgett sitt telefonnummer för myndigheten. Däremot hade tjänstemannen mejlat sökanden från sin privata mejladress under sin föräldraledighet.

JO började med att konstatera följande: “En enskild tjänsteman får inte på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställning”.

JO påpekade också att en tjänsteman som lämnar uppgifter på JO:s begäran har sanningsplikt. JO tyckte nämligen att dokumentationen talade emot tjänstemannens påståenden om att det hade förekommit telefonsamtal där sökanden själv hade begränsat sin begäran. JO kunde dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att tjänstemannen hade lämnat oriktiga uppgifter.

Om det var som tjänstemannen påstod, att det hade förekommit telefonsamtal, borde dessa ha dokumenterats. I så fall förtjänade tjänstemannen kritik för att inte ha gjort det, tyckte JO.

JO kritiserade även tjänstemannen för att han hade använt sin privata e-postadress vid kontakter med allmänheten.

Kritik mot polischef som använde privat mejl

JO kritiserade en regionpolischef som vid ett stort antal tillfällen hade använt sin privata e-postadress för att kommunicera i tjänsteärenden. Det hade visserligen inte framkommit att några sekretessbelagda uppgifter hade röjts eller att allmänna handlingar inte hade diarieförts men riskerna med en så omfattande användning av privat e-post var tillräckligt för att JO skulle vara kritisk.

“Användningen av en privat e-postadress i tjänsten innebär en risk för att allmänna handlingar inte blir diarieförda och för att handlingsutlämnanden försvåras. Det finns dessutom en risk att det uppstår misstankar om att den privata e-postadressen används för att kringgå handlingsoffentligheten”, står det bland annat i JO-beslutet.

Även Polismyndigheten fick kritik av JO eftersom myndigheten hade tillhandahållit en e-postapp för mobiler som ökade risken för att personal förväxlade sin privata e-postadress med tjänsteadressen.

Brottsligt att följa Skatteverkets rutin

JO kritiserade Skatteverkets posthanteringsrutin som innebar att inkommande personadresserad post skulle öppnas av myndigheten även om det inte fanns något medgivande från den tjänsteman som brevet var adresserat till. JO konstaterade att rutinen inte var förenlig med grundlagen och att tjänstemän riskerade straff om de följde rutinen och därmed bröt mot brevhemligheten.  Skatteverket menade att rutinen hade införts för att man skulle kunna registrera inkomna allmänna handlingar utan dröjsmål men JO ansåg att det måste lösas på annat sätt.

JO_4397_17

Begäran om allmän handling får lämnas ut

Tidningen Fokus begärde ut ett antal mejl med framställningar om utlämnande av allmänna handlingar som hade kommit in till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, från olika privatpersoner. MSB lämnade ut de begärda mejlen. En person JO-anmälde myndigheten för att den på detta sätt hade brutit mot privatpersonernas anonymitetsskydd. Men JO såg ingen anledning att kritisera MSB. Myndigheter ska visserligen vara försiktiga med att sprida identiteten på personer som begär ut handlingar. Men om en sådan begäran i sin tur begärs ut av en annan enskild så ska den lämnas ut om det inte hindras av sekretess. En myndighet som gör ett sådant utlämnande har inte brutit mot anonymitetsskyddet. JO godkände även MSB:s rutin att diarieföra framställningar om utlämnande av allmänna handlingar.

JO_4215_17