Etikett: diarium

Rutinbetonat att ta fram handlingslistor för 109 ärenden

En person begärde ut en förteckning över diarieförda handlingar i 109 ärenden vid Karlstads kommun. Kommunen skrev ut en rapport ur diariesystemet som visade handlingarna i de aktuella ärendena. Personen var inte nöjd med förteckningen eftersom den saknade uppgifter om handlingsnummer och datum för respektive handling. Personen visste att dessa uppgifter fanns i diariesystemet eftersom de hade synts i skärmdumpar som han hade fått när han begärde listor över handlingar i två av sina egna ärenden hos kommunen.

Kommunen avslog hans begäran om en ny förteckning som visade ytterligare uppgifter. Det här med hänvisning till att utlämnande i form av skärmdumpar var ett rent undantag, och att personen hade fått sina rättigheter till insyn tillgodosedda genom den förteckning som hade skrivits ut med hjälp av systemets rapportverktyg.

Personen överklagade till kammarrätten och fick rätt. Domstolen konstaterade att den handling som personen fått ta del av saknade vissa uppgifter. Hans begäran skulle ses som en begäran om en sammanställning av uppgifter för vart och ett av de 109 ärendena, och enligt kammarrätten kunde dessa sammanställningar, inklusive de saknade uppgifterna, sannolikt göras med rutinbetonade åtgärder. Domstolen skickade tillbaka ärendet till kommunen för ny prövning.

KR_Goteborg_1247_21

Förteckning över icke allmänna handlingar var allmän

Vid Södermanlands läns landstings norra sjukvårdsdistrikt fanns en så kallad planeringslista där tjänstemän vid myndigheten registrerade skrivelser som cirkulerade inom myndigheten. Listan hölls inte tillgänglig för allmänheten eftersom landstinget menade att handlingarna i listan inte var allmänna. Efter att ha utrett ärendet konstaterade JK att listan var ett register eller annan förteckning som fördes fortlöpande och att den därför var en allmän handling. Att handlingarna i listan var sådana som myndigheten inte ansåg var allmänna spelade ingen roll för bedömningen av om listan som sådan var en allmän handling.

JK 3165-83-22

Klagomålssystem inte fortlöpande notering

Anteckningar som fördes i ett enskilt ärende i Sahlgrenska universitetssjukhusets klagomålshanteringssystem, MedControl, var inte att anses som en sådan fortlöpande notering som avses i TF 2:10 2 st 1 p. Det bedömde kammarrätten i denna dom. Det aktuella ärendet var inte avslutat och anteckningarna var inte allmänna handlingar på någon annan grund heller, enligt kammarrätten.

KR_Goteborg_4846_10

Bombhot betydande hinder mot utlämnande

En person ringde till en tjänsteman vid Kriminalvården och begärde ett utdrag ur diariet som visade dagens inkommande post. Hon ville ta del av utdraget på stället vid Kriminalvårdens huvudkontor. Tjänstemannen och resten av personalen hade vid tillfället evakuerat kontoret på grund av ett bombhot. Sökanden fick därför besked om att handlingen inte kunde lämnas ut på grund av betydande hinder enligt TF 2:15. Sökanden överklagade till kammarrätten men fick avslag.

kr_jonkoping_3600_16

Förteckning med p-vakters namn allmän handling

En person vände sig till Karlstads kommun och begärde att få veta namnet på en parkeringsvakt med ett visst kodnummer/tjänstenummer. Uppgiften fanns i ett worddokument som förvarades hos kommunen och som uppdaterades allt eftersom nya parkeringsvakter började och gamla slutade. Kommunen menade att dokumentet inte var en upprättad och allmän handling. Men personen överklagade till kammarrätten som ansåg att dokumentet var en sådan förteckning som förs löpande och att det därmed var en allmän handling. Domstolen konstaterade att namnuppgiften inte var sekretessbelagd och att den därför skulle lämnas ut till personen.

KR_Goteborg_1940_16

Vilseledande om handlings blotta existens

När en redaktör på Östersunds-Posten efterfrågade ett brev som kommit in till Fjällsjö kommunalkontor från en namngiven person fick han vilseledande besked från tre olika tjänstemän. Samtliga påstod att de inte kände till brevets existens trots att de visste att det förvarades på kontoret. Två av tjänstemännen hade också sett till att plocka undan diariekortet där brevet fanns registrerat. Redaktören anmälde de tre tjänstemännen till JO som i sin tur åtalsanmälde dem. Samtliga tre dömdes till böter för tjänstefel. I domen skrev häradsrätten att oavsett om brevet, helt eller delvis, skulle kunna bli föremål för sekretess “…har någon laga grund för att hemlighålla dess blotta existens ej förelegat .”

JO 1970 s. 285

Fick inte läsa diariet i kommunens dator

Kommunledningskontoret i Hässleholms kommun nekade en journalist att använda en av kommunens datorer för att söka i diariet. Kommunen hade ingen “allmänhetens terminal” och menade att det fanns en risk att reportern skulle få tillgång till icke allmänna handlingar och sekretessbelagda uppgifter om han fick direkttillgång till ärendehanteringssystemet. Journalisten överklagade men kammarrätten avslog. Kammarrätten poängterade att det inte ingick i domstolens prövning att bedöma om kommunen borde ha “…ordnat sin databehandling på annat sätt…”

KR_Goteborg_3596_15

 

JO 1061-13

En företrädare för Sverigedemokratisk ungdom, SDU, begärde hos Ungdomsstyrelsen att få ett diarium som visade till vilka personer myndigheten lämnat ut SDU Stockholms medlemsförteckning. Ungdomsstyrelsen behandlade begäran som en begäran om uppgifter ur en allmän handling, vilket fick till följd att myndighetens beslut att maska namnen på mottagarna inte gick att överklaga. JO var kritisk och menade att SDU-företrädaren hade begärt en sammanställning av uppgifter ur myndighetens diarium, det vill säga en potentiell handling. Myndigheten borde därför ha fattat ett överklagbart beslut om detta.

JO prövade sedan om Ungdomsstyrelsen hade haft stöd för att maskera namnen på de personer som begärt och fått ut medlemsförteckningen. JO slog till att börja med fast att tanken är att myndigheters diarium ska vara allmänt tillgängliga. Om det hade funnits skäl att sekretessbelägga namnen borde dessa inte ha förts in i diariet. JO underkände därefter samtliga grunder för sekretess som Ungdomsstyrelsen tagit upp i sitt avslagsbeslut.

JO_1061_13

Se även KR Sthlm 784-13.

JO 1990/91 s. 373

Ett diarium vid förtroendenämnden i Landstinget Västernorrland som innehöll uppgift om,

1. datum när handlingen kom in,

2. handlingens diarienummer,

3. en kort beskrivning av saken, och

4.  patientens initialer och de sex första siffrorna i personnumret,

var tillräckligt utförligt menade JO. Bara den omständigheten att en patient vänt sig till förtroendenämnden kunde omfattas av sekretess, menade JO. Det var därför inte lämpligt att peka ut enskilda patienter i diariet eftersom diariet ska vara öppet för allmänheten.

JO_1990_91_373

JO 1992/93 s. 628

JO kritiserade Simrishamns kommun för att kommunen låtit sökande till två chefsbefattningar skicka sina ansökningar till en rekryteringskonsult istället för direkt till kommunen. JO har i tidigare beslut godkänt ett förfarande där sökande skickar intresseanmälningar till en rekryteringskonsult som har myndighetens uppdrag att sondera marknaden innan det egentliga tillsättningsförfarandet inleds. Men i det här fallet var det alltså ansökningshandlingarna som skickades till konsulten. Kommunen fick också allvarlig kritik för att den inte betraktat ansökningshandlingarna som inkomna till kommunen ens när konsulten vidarebefordrade dessa till två kommunala rekryteringsgrupper.

I beslutet uttalade JO också att “…allmänheten måste ges omedelbar tillgång till diarier, andra register eller särskilda förvaringsanordningar (pärmar, aktsystem m.m.), som finns inrättade.”

JO_1992_93_s_628