GDPR-sekretess för enstaka personuppgift underkändes

En person begärde att få ta del av ett anonymt mejl som hade skickats till Södertörns högskola i samband med ett då pågående anställningsärende och som innehöll negativa uppgifter om honom. Avsändaren hade angett två andra personer med namn och kontaktuppgifter i mejlet. Högskolan maskerade det ena namnet med tillhörande kontaktuppgifter när mejlet lämnades ut. Det här med hänvisning till GDPR-sekretess.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde högskolans beslut. Det rörde sig om en enstaka personuppgift och domstolen kunde inte se att det uppgivna ändamålet med begäran, att överväga en polisanmälan om förtal, skulle strida mot GDPR.

Mejl där visst namn förekommer – tillräckligt preciserat

En person begärde ut mejl som åtta angivna medarbetare vid Linköpings universitet hade skickat eller tagit emot och som innehöll personens namn i ämnesraden eller meddelandetexten. Begäran var avgränsad till perioden februari till maj 2020.

Universitetet avslog den del av begäran som innehöll namnet i meddelandetexten med hänvisning till att den inte var tillräckligt preciserad och att en sammanställning av dessa mejl inte var möjlig med rutinbetonade åtgärder. Den del av begäran som gällde mejl med namnet i ämnesraden avslogs med hänvisning till att dessa meddelanden utgjorde arbetsmaterial/intern e-postkommunikation.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut. Domstolen bedömde att begäran om att ta del av mejl där namnet förekom i meddelandetexten var tillräckligt preciserad och att universitetet har tekniska möjligheter att göra den aktuella sökningen. Frågan om mejlen kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var inte relevant eftersom det rörde sig om färdiga handlingar och inte en sammanställning av uppgifter.

Vad gällde de mejl som hade namnet i ämnesraden gjorde kammarrätten följande bedömning. Mejlen var skickade mellan medarbetare på en och samma institution och var därför inte expedierade eller inkomna. Däremot var de kopplade till ett ärende, närmare bestämt frågan om den aktuella personens fortsatta anställning på universitet. Enligt kammarrätten gick det inte utläsa av handlingarna i målet om det ärendet var avslutat, och om mejlen av det skälet hade blivit allmänna handlingar. Kammarrätten skickade därför tillbaka ärendet till universitetet för ny prövning.

Bilagor till e-post var inte allmänna handlingar

En bilaga till ett e-postmeddelande kan inte anses som en självständig allmän
handling om inte e-postmeddelandet som sådant utgör en allmän handling.
Detta gäller även om bilagan, om den förekom i ett annat sammanhang,
skulle anses utgöra en allmän handling. Den bedömningen gjorde kammarrätten i den här domen. Sökanden kunde därför inte med stöd av tryckfrihetsförordningen få ut bilagor till e-postmeddelanden som inte var allmänna handlingar.

Familjen Helsingborg inte självständig

Familjen Helsingborg är en sammanslutning av elva olika kommuner som gemensamt driver frågor i ett regionalt perspektiv. Styrelsen utgörs av kommunstyrelsens ordförande och oppositionsledare för respektive kommun. 

I den här domen kom kammarrätten fram till att Familjen Helsingborg inte var självständig i förhållande till moderförvaltningarna i respektive kommun. Mejl som hade skickats mellan Familjen Helsingborg och tjänstemän vid respektive moderförvaltning var därför interna och inte expedierade eller inkomna. 

BUN-chef självständig i förhållande till kommundirektör

E-postmeddelanden som chefen för barn- och utbildningsförvaltningen i Östersunds kommun skickade till kommundirektören blev allmänna handlingar. Det här eftersom meddelandena rörde frågor där barn- och utbildningsförvaltningen var självständig i förhållande till kommunstyrelsen. Detta gällde trots att förvaltningschefen och kommundirektören båda var anställda inom kommunstyrelsen. Det kom kammarrätten fram till i dessa domar.

Sekretess för att skydda meddelare underkändes

Efter att kammarrätten hade skickat tillbaka ärendet till Östersunds kommun beslutade kommunstyrelsen att sekretessbelägga de begärda mejlen med hänvisning till bestämmelserna i OSL om sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. 

Sökanden överklagade på nytt och kammarrätten anmodade kommunstyrelsen att redovisa vilka paragrafer i OSL man hade tillämpat i sitt beslut. Kommunstyrelsen hänvisade till två paragrafer och förklarade att mejlen utgjorde en del av underlaget i ett visselblåsarärende.  Mejlen innehöll information om enskilda medarbetare som hade lämnat uppgifter om olämpligt uppträdande från en politiskt tillsatt ledamot. Kommunstyrelsen menade att ett utlämnande av handlingarna vore att “kringgå efterforskningsförbudet och principen om meddelarskydd”. 

Kammarrätten konstaterade att de begärda handlingarna inte innehöll några sådana uppgifter som skyddas av de paragrafer som kommunstyrelsen hade hänvisat till. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till kommunen en andra gång för prövning av om handlingarna omfattades av sekretess enligt någon annan paragraf.

Personalsocial sekretess inte heller tillämplig

Tredje gången gillt försökte Östersunds kommun sekretessbelägga mejlen med stöd av personalsekretess. Kammarätten underkände även det och beslutade att handlingarna skulle lämnas ut till sökanden.

Interna mejl med flera mottagare inte färdigställda

E-postmeddelanden med sändlistor som innehöll mottagare på en eller flera avdelningar inom Försäkringskassan var varken expedierade/inkomna eller på annat sätt färdigställda, enligt denna dom.

Vissa e-postmeddelanden tillhörde ärenden, men var att betrakta som minnesanteckningar, ansåg kammarrätten. De hade inte tagits om hand för arkivering, och var därför inte allmänna.

Vårdsekretess inte tillämplig

En person begärde ut mejl som en anställd vid Region Östergötland hade skickat och tagit emot. Ett av mejlen innehöll uppgifter om en enskild persons hälsotillstånd. Regionen sekretessbelade uppgifterna med hänvisning till vårdsekretessen i OSL 25:1.

Sökanden överklagade och kammarrätten upphävde regionens beslut i den delen. Kammarrätten konstaterade att regionen inte hade haft tillgång till uppgifterna i sin egenskap av vårdgivare. Därför var den aktuella sekretessregeln inte tillämplig. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till regionen för prövning av om någon annan sekretessregel kunde tillämpas.

Kritik mot polischef som använde privat mejl

JO kritiserade en regionpolischef som vid ett stort antal tillfällen hade använt sin privata e-postadress för att kommunicera i tjänsteärenden. Det hade visserligen inte framkommit att några sekretessbelagda uppgifter hade röjts eller att allmänna handlingar inte hade diarieförts men riskerna med en så omfattande användning av privat e-post var tillräckligt för att JO skulle vara kritisk.

“Användningen av en privat e-postadress i tjänsten innebär en risk för att allmänna handlingar inte blir diarieförda och för att handlingsutlämnanden försvåras. Det finns dessutom en risk att det uppstår misstankar om att den privata e-postadressen används för att kringgå handlingsoffentligheten”, står det bland annat i JO-beslutet.

Även Polismyndigheten fick kritik av JO eftersom myndigheten hade tillhandahållit en e-postapp för mobiler som ökade risken för att personal förväxlade sin privata e-postadress med tjänsteadressen.

Domstol kan inte kräva att raderade mejl återskapas

Kammarrätten har inget stöd i lagen för att förelägga en myndighet att återskapa raderade mejl från en säkerhetskopia, oavsett om mejlen har raderats felaktigt eller inte. Kammarrätten kan inte heller förelägga den aktuella myndigheten att ange vid vilken tidpunkt respektive mejl har raderats. Det framgår av den här domen.

KR_Sthlm_8117_18

Behövde inte leta fram mejl med vissa ord

En person begärde att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehöll något av vissa angivna sökord och som hade skickats under vissa angivna månader, oavsett vem som var avsändare eller mottagare. Arbetsförmedlingen avslog, bland annat med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad för att de begärda handlingarna skulle kunna identifieras. Kammarrätten delade den bedömningen. Enligt kammarrättens mening saknades det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävdes en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattade samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden.

KR_Sthlm_7359_18