Kommuntjänstemän använde privat e-post

En fristående konsult skickade ett utkast till en rapport till fem tjänstemän på Arvika kommun. Utkastet skickades till deras privata e-postadresser. JO konstaterade att utkastet var en inkommen och därmed allmän handling som borde ha diarieförts av kommunen, vilket inte hade skett.

I ett första yttrande uppgav kommunen att man hade använt privata e-postadresser för att rapporten skulle hanteras som just ett utkast. Efter kompletterande frågor från JO tog kommunen tillbaka den motiveringen, utan att lämna någon alternativ förklaring. JO konstaterade att användningen av privat e-post lätt kunde uppfattas som ett försök av kommunen att kringgå offentlighetsprincipen.

Anmälaren påstod också att kommunen hade raderat vissa e-postmeddelanden efter att en e-postlogg hade begärts där dessa meddelanden fanns med. Trots upprepade frågor från JO gav kommunen inget klart svar på när de aktuella meddelanden hade raderats. JO gjorde den välvilliga tolkningen att meddelandena nog redan var raderade när loggen begärdes ut och lät saken bero.

JO kritiserade kommunen för dess hantering och menade att den tydde på utbredda kunskapsbrister.

Externt driftad e-postlogg var allmän handling

Trafikverket vägrade lämna ut e-postloggen för tre personer under de senaste 30 dagarna med hänvisning till att loggen fanns på en extern server.

Sökanden överklagade beslutet och i ett yttrande till kammarrätten ändrade Trafikverket sina skäl för avslag. Myndigheten förklarade att den både ägde servrarna och förvarade dem i sina lokaler. Det var driften av servrarna som hade lagts ut externt, vilket gjorde att e-postloggarna inte kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder. Det skulle nämligen kräva en särskild beställning från den aktuella leverantören.

Kammarrätten ändrade Trafikverkets beslut och bestämde att mejlloggarna var allmänna handlingar som skulle lämnas ut i den mån de fanns kvar och inte var sekretessbelagda. Kammarrätten skrev bland annat: ”Den omständigheten att Trafikverket använder inhyrd arbetskraft för drift av servrarna föranleder ingen annan bedömning i detta hänseende”.

Logg för privat e-postkonto inte allmän handling

En journalist kunde inte få ut en logg för Skogsstyrelsens generaldirektörs privata e-postkonto trots att generaldirektören hade använt detta i tjänsten. Anledningen var att e-postkontot inte var tillgängligt för Skogsstyrelsen och därmed inte heller förvarat hos myndigheten i tryckfrihetsförordningens mening. Det bedömde kammarrätten i den här domen.

Avsändare bakom funktionsbrevlåda förblev anonyma

En person ville ha ut namnen på de olika registratorer som hade mejlat till henne från funktionsbrevlådan registrator@engelholm.se under en viss tidsperiod. Ängelholms kommun avslog begäran med hänvisning till att det inte fanns någon sammanställning som innehöll den informationen.

Personen överklagade och i kammarrätten förklarade kommunen sin ståndpunkt närmare:

Mailadressen registrator@engelholm.se är en funktionsbrevlåda som anställda handläggare har tillgång till och arbetar från. När en handläggare är inloggad som registrator registreras inte namnet på den som skickar e-posten. Den logglista som genereras visar bara registratorsadressen.

Kammarrätten gick på kommunens linje och avslog överklagandet med hänvisning till att det inte fanns någon handling hos kommunen som motsvarande personens begäran. Någon sådan handling gick inte heller att sammanställa med rutinbetonade åtgärder.

Automatgenererade e-postloggar var allmänna

Utbildningsnämnden i Bodens kommun tyckte inte att den kunde sammanställa e-postloggar för fyra av sina anställda med rutinbetonade åtgärder, eftersom det skulle ta för lång tid och bli för dyrt (fyra timmar till en timkostnad om 900 kronor).

Personen som hade begärt ut loggarna överklagade och kammarrätten upphävde utbildningsnämndens beslut. Enligt domstolen hade e-postloggarna skapats automatiskt hos nämnden och i den mån dessa fanns kvar där behövdes ingen sammanställning av uppgifter göras. Loggarna för de fyra anställda var alltså allmänna handlingar. Kammarrätten återförvisade ärendet till nämnden för sekretessprövning.

Jämför med KR Sthlm 4558-15.

E-postlogg kunde inte sammanställas på rutin

Enligt Stockholms stad skulle det kräva tre timmars arbete av en utomstående konsult, till en kostnad om 5 494 kr, för att ta fram de e-postloggar som den sökande hade begärt. Det var för mycket begärt, tyckte kammarrätten. Sammanställningen kunde inte göras med rutinbetonade åtgärder och var inte en förvarad handling hos staden.

E-postlogg i molntjänst inte förvarad hos myndighet

Kommunalförbundet Sydarkivera avslog en begäran från en person som ville ha ut e-postlogg och internethistorik för en av förbundets anställda. Uppgifter i e-postloggen som var äldre än två veckor hade gallrats enligt gällande gallringsföreskrift, hävdade förbundet i sitt avslagsbeslut. Inte heller loggposterna som var yngre än två veckor kunde lämnas ut då de inte kunde tas fram dem med rutinbetonade åtgärder. Det här eftersom loggarna fanns på en extern server för tjänsten Microsoft Office 365. Inte heller internethistoriken kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder enligt förbundet.

Sökanden överklagade beslutet. I ett yttrande till kammarrätten anförde Sydarkivera att Microsoft inte tillhandahöll några verktyg för att ta fram loggarna och att Microsoft sparade loggarna en begränsad tid, vilket kommunalförbundet inte kunde påverka. Enligt Sydarkivera skulle förbundet behöva nyanställa en person för att ta fram de begärda loggarna och det skulle gå på en halv miljon kronor bara i initiala kostnader. Kammarrätten tyckte inte att det fanns någon anledning att ifrågasätta förbundets uppgifter och avslog överklagandet med motiveringen att de begärda sammanställningar inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder.

Krångligt system för e-postloggar hindrade utlämnande

Landstingsstyrelsen i Västerbotten vägrade lämna ut e-postloggar till en journalist med hänvisning till att de begärda loggarna inte kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder. Landstinget uppgav att myndighetens e-postsystem inte automatiskt loggar e-posthändelser. Däremot fanns en logg i Notes, landstingets kalender- och e-postsystem, men där blandades uppgifter om e-post med bland annat kalenderbokningar och det skulle ta mer än 4–6 timmar att skapa en lista med enbart uppgifter om e-post. Journalisten överklagade till kammarrätten men domstolen fastställde myndighetens beslut.

KR_Sundsvall_541_18

Styrelse inte självständig i förhållande till myndigheten

I den här domen konstaterade kammarrätten bland annat att mejl som hade skickats mellan anställda på Pensionsmyndigheten och personer i myndighetens styrelse inte därigenom hade blivit allmänna handlingar. Enligt kammarrätten hade styrelsen inte en sådan självständig ställning i förhållande till myndigheten som krävs för att mejlen skulle anses som expedierade respektive inkomna.

KR Sthlm 6991_17

Överklagat beslut i mål nr 6991-17

Loggar för enskilda tjänstemäns inkorgar var allmänna

En person vände sig till Trafikverket och begärde ut de e-postloggar som två tjänstemän hade ”på sina datorer” samt andra eventuella register (bibliotek och mappar) som de två hade skapat på sina datorer för att hålla reda på in- och utgående mejl. Trafikverket avslog begäran. Det finns vägledande domar som säger att e-postloggar är allmänna handlingar (se främst RÅ 1998 ref. 44) men dessa gäller loggar som skapas och förvaras centralt i ett e-postsystem som används vid en myndighet, ansåg Trafikverket. I det här fallet, menade myndigheten, gällde begäran i praktiken att få en kopia av de två tjänstemännens inkorgar. Trafikverket tyckte inte att en inkorg kan liknas vid ett sådant register eller en sådan löpande förd förteckning som utgör allmän handling eftersom den enskilda tjänstemannen styr över vilka meddelanden som hamnar i inkorgen samt hur dessa ska presenteras och sorteras. Därmed är inkorgen den enskilda medarbetarens arbetsverktyg och har större likheter med en sådan elektroniskt förd kalender som inte har ansetts vara en allmän handling i praxis (se HFD-dom om kalender i Outlook). Personen överklagade Trafikverkets avslagsbeslut till kammarrätten. Domstolen ändrade beslutet och förklarade att förteckningarna över in- och utgående mejl på tjänstemännens datorer var allmänna handlingar. Att tjänstemännen kunde ändra förteckningarnas utformning genom att sortera dem i olika mappar eller radera vissa meddelanden påverkade inte deras status som automatiskt skapade och löpande förda förteckningar av den sort som har ansetts vara allmänna handlingar, menade kammarrätten.

KR_Sundsvall_85_18