Riksarkivets eftersökningsavgift var olaglig

En person begärde att få ta del av ett antal bouppteckningar hos Riksarkivet. Myndigheten tog ut en eftersökningsavgift på 225 kr för att lämna ut en av dessa buppteckningarna. Myndigheten tillämpade i en intern policy om att en eftersökningsavgift ska tas ut om den enskilde inte kan precisera sin begäran så att uppgiften kan tas fram med hjälp av “en sökingång och ett uppslag i en arkivvolym”. Sökanden anmälde Riksarkivet till JO som kritiserade myndigheten för att den hade tagit ut en avgiften. Sökanden hade inte gett Riksarkivet något utredningsuppdrag som myndigheten hade rätt att ta betalt för utan han hade gjort en begäran med stöd av offentlighetsprincipen. Enligt JO framstod tillämpning av en eftersökningsavgift som ett sätt att kringgå principen om att arbetskostnaden för att ta fram en allmän handling från arkivet inte får ingå i avgiftsunderlaget. Det gäller även om handlingen skannas in och lämnas ut i elektronisk form, enligt JO:

“Det kan dock enligt min mening inte komma i fråga att en myndighet tar betalt för arbetskostnaden för att ta fram en handling från arkivet om den skannar in handlingen och lämnar ut den elektroniskt. I stället ska samma princip gälla som vid utlämnade av en papperskopia av handlingen. 

JO kritiserade också utformningen av Riksarkivets webbformulär för beställningar av handlingar eftersom den sökande inte kunde skicka in formuläret utan att kryssa i att den godkänner en eftersökningsavgift.

JO uttalade också att det framstod som mycket tveksamt att Riksarkivet hade lagstöd för att ta ut en avgift om fyra kronor per kopia för utlämnande pappershandlingar.

Riksarkivet fick också kritik för att det inte lämnade någon överklagandehänvisning när det gällde beslutet om en eftersökningsavgift.

Behövde inte leta fram mejl med vissa ord

En person begärde att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehöll något av vissa angivna sökord och som hade skickats under vissa angivna månader, oavsett vem som var avsändare eller mottagare. Arbetsförmedlingen avslog, bland annat med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad för att de begärda handlingarna skulle kunna identifieras. Kammarrätten delade den bedömningen. Enligt kammarrättens mening saknades det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävdes en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattade samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden.

KR_Sthlm_7359_18

Polisen behövde inte leta fram statistikunderlag

Polismyndigheten visste inte vilka ärenden som hade ingått i en särskild gänginsats som myndigheten hade gjort i Uppsala. Därför var myndigheten inte skyldig att plocka fram handlingar ur dessa ärenden när en forskare ville granska underlaget för det redovisade resultatet av insatsen.

KR_Sthlm_6643_18

Det överklagade beslutet

Polisens statistik om den särskilda gänginsatsen

Radiotjänst måste använda alternativ sökväg

En person vände sig till Radiotjänst i Kiruna AB och begärde att få ta del av anmälningsblanketter för TV-innehav som ett antal utpekade kontrollanter hade gett in till bolaget under vissa specificerade tidsperioder. Bolaget avslog delar av begäran eftersom vissa blanketter bara kunde lokaliseras via kontrollanternas personalakter. Bolagets personaladministration ingår inte i den del av verksamhet som omfattas offentlighetsprincipen och därför ansåg bolaget att det inte var skyldigt att ta fram handlingarna den vägen. Sökanden överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Men när sökanden gick vidare till Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fick hen rätt. HFD konstaterade att en manuell genomsökning av samtliga ärenden under relevanta tidsperioder var så omfattande att den inte kunde krävas av bolaget. Däremot slog HFD fast att bolaget var skyldigt att använda personalakterna som sökväg för att hitta de resterande blanketterna. Att personalakterna som sådana inte omfattades av offentlighetsprincipen spelade ingen roll, enligt domstolen.

“Det finns inte någon från handlingsoffentligheten härledd skyldighet att utnyttja varje tänkbar uppgiftssamling eller varje tänkbart hjälpmedel för att eftersöka allmänna handlingar. En myndighets skyldighet att tillförsäkra enskilda tillgång till allmänna handlingar sträcker sig emellertid längre än vad som kan krävas av myndigheter i andra sammanhang (jfr prop. 1985/86:80 s. 59). Det innebär att myndigheten inte alltid kan inskränka sin sökning till de register och uppgifts-samlingar som direkt avser den verksamhet eller de ärendeslag från vilka allmänna handlingar begärs ut. Har myndigheten exempelvis sammanställningar som primärt är avsedda att användas i en annan del av verksamheten, men som myndigheten känner till kan användas för att utan större arbetsinsats eftersöka begärda handlingar, bör det ankomma på myndigheten att använda dessa.”

HFD skickade tillbaka ärendet till Radiotjänst för fortsatt handläggning.

HFD_781_17

Gode män och deras uppdrag offentliga

Överförmyndarnämnden i Malmö kommun nekade en journalist på Sydsvenskan att få ut vissa uppgifter om gode män. Journalisten överklagade till kammarrätten och yrkade att domstolen skulle tvinga nämnden att lämna ut:

  1. Alla inkomna klagomål mot gode män under vissa angivna tidsperioder,
  2. uppgifter om orsaken till entledigande av gode män och förvaltare i 17 fall, och
  3. en förteckning över samtliga gode män i Malmö med uppgift om hur många huvudmän respektive god man har.

Kammarrätten avslog det första yrkandet eftersom det skulle krävas allt för omfattande efterforskningar för att hitta de begärda klagomålen. Nämnden skulle behöva söka igenom både det digital dagboksregistret och göra en manuell sökning i alla akter. Det andra yrkandet återförvisades till överförmyndarnämnden eftersom nämnden inte hade gjort en tillräckligt noggrann sekretessprövning enligt kammarrätten. Slutligen biföll kammarrätten det tredje yrkandet och bestämde att de begärda uppgifterna skulle lämnas ut. Enligt kammarrätten stod det klart att uppgifter om att en person är förordnad som god man samt hur många huvudmän som personen har kan röjas utan att den enskilde lider skada eller men.

KR_Goteborg_5475_13

Se även KR Göteborg 5619-15 m.fl. där domstolen kom till en delvis motsatt slutsats.

Arkivets sortering begränsar inte efterforskningsskyldighet

En journalist begärde hos Polismyndigheten att få ut vissa preciserade grupper av ordningsböter som utfärdats av Polisregion Stockholm under en angiven vecka. Polismyndigheten vägrade på den grunden att det skulle krävas allt för omfattande efterforskningar för att lokalisera de begärda handlingarna. Det var i och för sig tekniskt möjligt att söka i Polismyndighetens datorregister över utfärdade ordningsböter men en sekretessregel förbjöd sådana sökningar, hävdade myndigheten. En manuell sökning var inte heller möjlig eftersom ordningsböter arkiveras i föreläggande- eller bokstavsordning och inte efter utfärdandedatum. Journalisten överklagade och fick rätt i kammarrätten. Domstolen ansåg att begäran var tillräckligt specifik och att Polismyndigheten var skyldig att leta fram de begärda handlingarna även om det skulle ta lång tid.

KR_Sthlm_3647_15

KR Sundsvall 1004-13

En journalist hade rätt att få ut en lista över anställda vid Östersunds kommun som under åren 2010-2012 hade slutat frivillig med avgångsvederlag. Av listan framgick bland annat de anställdas namn och avgångsvederlagets storlek. Kammarrätten ansåg däremot inte att journalisten hade rätt att få ut motsvarande lista för år 2002 eftersom kommunen var tvungen att manuellt gå igenom 35.000 personakter för att sammanställa den listan.

KR_Sundsvall_1004_13

KR Jönköping 1149-13

Anstalten Norrtälje var skyldig att gå igenom alla nuvarande och tidigare intagnas journaler ett antal år tillbaka för att hitta eventuella beslut om vårdvistelse som hade begärts ut av en intagen. Det slog kammarrätten fast. Anstalten hade vägrat med hänvisning till den stora arbetsinsats som skulle krävas men domstolen tyckte inte att det var ett lagligt skäl för avslag.

KR_Jonkopoing_1149_13

KR Sthlm 3896-12

En person begärde att få ut samtliga avslagsbeslut de senaste två åren i ärenden om internationell vård där Försäkringskassan motiverat beslutet med att behandlingen inte varit medicinskt motiverad och/eller att behandlingen inte gavs i Sverige. Försäkringskassan avslog och kammarrätten fastställde beslutet. Domstolen hänvisade till att myndigheten inte hade någon möjlighet att söka efter vissa beslutsmotiveringar i sina register och att det i praktiken krävdes att myndigheten gick igenom samtliga beslut under tidsperioden manuellt. Domstolen menade att detta låg utanför myndighetens efterforskningsskyldighet.

KR_Sthlm_3896_12

KR Göteborg 7829-11

En journaliststuderande som fått i uppgift att testa offentlighetsprincipen begärde att få ut samtliga ärenden vid Polismyndigheten i Skåne där två personer med angivna personnummer förekommit som antingen målsägande eller misstänkt under åren 1990 till 2011. Polisen avslog med hänvisning till sekretessen för uppgifter om enskilda enligt OSL 35:1. Studenten överklagade till kammarrätten. Domstolen konstaterade att polisen inte var skyldig att leta fram de begärda uppgifterna för åren 1990-1997 eftersom det saknades ett sökbart register för dessa år. Myndigheten skulle då vara tvungen att gå igenom samtliga ärenden manuellt, vilket var en sådan mer omfattande efterforskning som en myndighet inte är skyldig att göra. Vad gällde åren därefter så fastställde domstolen polisens beslut om sekretess.

KR_Goteborg_7829_11