Externt driftad e-postlogg var allmän handling

Trafikverket vägrade lämna ut e-postloggen för tre personer under de senaste 30 dagarna med hänvisning till att loggen fanns på en extern server.

Sökanden överklagade beslutet och i ett yttrande till kammarrätten ändrade Trafikverket sina skäl för avslag. Myndigheten förklarade att den både ägde servrarna och förvarade dem i sina lokaler. Det var driften av servrarna som hade lagts ut externt, vilket gjorde att e-postloggarna inte kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder. Det skulle nämligen kräva en särskild beställning från den aktuella leverantören.

Kammarrätten ändrade Trafikverkets beslut och bestämde att mejlloggarna var allmänna handlingar som skulle lämnas ut i den mån de fanns kvar och inte var sekretessbelagda. Kammarrätten skrev bland annat: ”Den omständigheten att Trafikverket använder inhyrd arbetskraft för drift av servrarna föranleder ingen annan bedömning i detta hänseende”.

Tipslista var löpande förteckning

En lista med kontrollerade tips som förvarades hos Tillväxtverket var en sådan löpande förd förteckning som blir allmän redan när den färdigställts för anteckning eller införing. Det bedömde kammarrätten i den här domen. Listan innehöll information om de näringsidkare som hade kontrollerats med anledning av inkomna tips, och innehöll bland annat en kolumn där myndigheten i vissa fall hade gjort noteringen ”till utredn”.

Kammarrätten ansåg att listan var en löpande förd förteckning eftersom den fördes kontinuerligt och på obestämd tid. Den uppdaterads varje gång ett tips om en viss näringsidkare hade kontrollerats och därmed uppfyllde den kriteriet att händelser registrerades i listan varefter de inträffade. ”Något krav på att det av förteckningen ska framgå vid vilken tidpunkt en anteckning har införts finns inte”, konstaterade kammarrätten.

En journalist begärde ut de tips som inte hade lett till någon ytterligare kontroll. Tillväxtverket avslog med hänvisning till den sekretess som gäller i ärenden om anställningsfrämjande åtgärder till skydd för enskildas affärsförhållanden och till skydd för anmälare. Myndigheten tillämpade också den sekretess som skyddar uppgifter om planläggning och förberedelser för granskning och pågående granskning.

Journalisten överklagade och kammarrätten upphävde Tillväxtverkets beslut. De åberopade sekretessreglerna gäller enbart uppgifter i ärenden om anställningsfrämjande åtgärder, respektive planerade och pågående granskningar. Ett inkommet tips som Tillväxtverket inte har gått vidare med kunde inte anses ingå i sådana ärenden eller granskningar, enligt kammarrätten.

Lista med förordnade jurister inte allmän

En excellista som visade hur personalen vid Jönköpings tingsrätt hade fördelat uppdrag som offentlig försvarare och målsägandebiträde mellan olika advokater och jurister var inte en allmän handling, enligt denna dom. Kammarrätten tog fasta på att det saknades uppgifter om när respektive anteckning i listan hade blivit införd. Därmed var listan ingen registrering av händelser vartefter de inträffar, ansåg domstolen.

En ledamot var skiljaktig och ansåg att domstolen visst registrerade förordnandena vartefter de inträffade, och att det inte fanns något stöd i rättspraxis, förarbeten eller normalt språkbruk för att listan också måste var kronologiskt sorterad. Han tyckte att listan skulle lämnas ut i offentliga delar.

Listor med försvarsadvokater var inte allmänna

En advokat begärde kopior av två listor som förs vid Linköpings tingsrätt. Den ena listan visar advokater som vill ha förordnanden som offentliga försvarare. Den andra visar advokater och andra jurister som vill ha förordnande som målsägarbiträde och särskild företrädare för barn.

Listorna används av tingsrätten för att hålla koll på hur uppdragen fördelas över tid. När ett förordnande blir aktuellt tillfrågas en advokat eller jurist på listan och tingsrätten antecknar svaret som ”förordande”, ”avböjt” eller ”Hela byrån – nej”.

Tingsrätten vägrade lämna ut listorna med hänvisning till att de var ”ett internt hjälpmedel”, ”utomordentligt enkla” och ”internt arbetsmaterial”. Advokaten överklagade.

En oenig kammarrätten avslog överklagandet. Majoriteten tyckte inte att listorna var sådana löpande förda förteckningar som är allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. Noteringarna i listorna var nämligen inte daterade, därmed var listorna ingen registrering av händelser vartefter de inträffar, tyckte majoriteten.

Den skiljaktiga ledamoten tyckte inte att avsaknaden av datering hade någon avgörande betydelse. Det handlade ändå om registrering av händelser vartefter de inträffar. ”Även om kronologisk sortering är en omständighet som kan beaktas vid prövningen av om en förteckning ska anses vara förd fortlöpande, saknas det enligt min uppfattning stöd i rättspraxis, förarbeten och normalt språkbruk för att det skulle vara en nödvändig förutsättning”, skrev han.  

Förteckningar över covidsmittade allmänna

Excelfiler där personal inom äldreomsorgen kontinuerligt fyllde i antalet döda och smittade i covid-19 bland brukare och personal var sådana löpande förda förteckningar som är allmänna handlingar. Det konstaterade kammarrätten och skickade tillbaka ärendet till Stadsdelsnämnden Östra Göteborg för sekretessprövning av filerna.

Förteckning över samtal i mobil var allmän handling

Telefon- och adresslistor i en myndighetsanställds tjänstemobil är inte allmänna handlingar, ansåg kammarrätten i den här domen. Förteckningen över in- och utgående samtal är däremot att likna vid en e-postlogg, det vill säga en sådan löpande förd förteckning som är en allmän handling.

Körjournal var allmän handling

En person begärde hos Lapplands kommunalförbund att få ta del av en körjournal för en specifik månad för en bil som förbundet leasar. Förbundet avslog. Som motivering angavs att de körjournaler som förvaras i förbundets fordon och fylls i löpande är ett pågående arbetsmaterial mellan enhetens chef och personal och att det därmed inte finns någon upprättad allmän handling att lämna ut. Personen överklagade och anförde att journalen skulle ses som en sådan löpande förd förteckning som blir allmän handling så fort den är färdigställd för anteckning. Kammarrätten höll med klaganden och förklarade att journalen var en allmän handling som skulle lämnas ut om inte innehållet var sekretessbelagt. Domstolen skickade tillbaka ärendet till kommunalförbundet.

KR_Sundsvall_2390_18

Bokningslistor för sporthallar inte allmänna handlingar

En polisanställd begärde ut samtliga bokningslistor för sportahallarna på Polishögskolan i Sörentorp. Polismyndigheten avslog begäran. Av avslagsbeslutet framgick att bokningslistorna hade skapats av personalen i receptionen på polishögskolan med hjälp av ett internetbaserat bokningssystem. Listorna hade inte skickats till någon utanför myndigheten och tillhörde inte heller något ärende där. Enligt Polismyndigheten rörde det sig inte heller om sådana löpande förda förteckningar som enligt praxis blir allmänna handlingar. Den polisanställde överklagade beslutet men även kammarrätten avslog. Domstolen pekade på att listan inte avsåg inträffade händelser utan bokningar av kommande händelser. Därmed var den inte en allmän handling, konstaterade domstolen, och hänvisade till ett tidigare avgörande i Högsta förvaltningsdomstolen (HFD 2015 ref. 4).

KR_Sthlm_410_18

Loggar för enskilda tjänstemäns inkorgar var allmänna

En person vände sig till Trafikverket och begärde ut de e-postloggar som två tjänstemän hade ”på sina datorer” samt andra eventuella register (bibliotek och mappar) som de två hade skapat på sina datorer för att hålla reda på in- och utgående mejl. Trafikverket avslog begäran. Det finns vägledande domar som säger att e-postloggar är allmänna handlingar (se främst RÅ 1998 ref. 44) men dessa gäller loggar som skapas och förvaras centralt i ett e-postsystem som används vid en myndighet, ansåg Trafikverket. I det här fallet, menade myndigheten, gällde begäran i praktiken att få en kopia av de två tjänstemännens inkorgar. Trafikverket tyckte inte att en inkorg kan liknas vid ett sådant register eller en sådan löpande förd förteckning som utgör allmän handling eftersom den enskilda tjänstemannen styr över vilka meddelanden som hamnar i inkorgen samt hur dessa ska presenteras och sorteras. Därmed är inkorgen den enskilda medarbetarens arbetsverktyg och har större likheter med en sådan elektroniskt förd kalender som inte har ansetts vara en allmän handling i praxis (se HFD-dom om kalender i Outlook). Personen överklagade Trafikverkets avslagsbeslut till kammarrätten. Domstolen ändrade beslutet och förklarade att förteckningarna över in- och utgående mejl på tjänstemännens datorer var allmänna handlingar. Att tjänstemännen kunde ändra förteckningarnas utformning genom att sortera dem i olika mappar eller radera vissa meddelanden påverkade inte deras status som automatiskt skapade och löpande förda förteckningar av den sort som har ansetts vara allmänna handlingar, menade kammarrätten.

KR_Sundsvall_85_18

Förteckning över icke allmänna handlingar var allmän

Vid Södermanlands läns landstings norra sjukvårdsdistrikt fanns en så kallad planeringslista där tjänstemän vid myndigheten registrerade skrivelser som cirkulerade inom myndigheten. Listan hölls inte tillgänglig för allmänheten eftersom landstinget menade att handlingarna i listan inte var allmänna. Efter att ha utrett ärendet konstaterade JK att listan var ett register eller annan förteckning som fördes fortlöpande och att den därför var en allmän handling. Att handlingarna i listan var sådana som myndigheten inte ansåg var allmänna spelade ingen roll för bedömningen av om listan som sådan var en allmän handling.

JK 3165-83-22