Kommuntjänstemän använde privat e-post

En fristående konsult skickade ett utkast till en rapport till fem tjänstemän på Arvika kommun. Utkastet skickades till deras privata e-postadresser. JO konstaterade att utkastet var en inkommen och därmed allmän handling som borde ha diarieförts av kommunen, vilket inte hade skett.

I ett första yttrande uppgav kommunen att man hade använt privata e-postadresser för att rapporten skulle hanteras som just ett utkast. Efter kompletterande frågor från JO tog kommunen tillbaka den motiveringen, utan att lämna någon alternativ förklaring. JO konstaterade att användningen av privat e-post lätt kunde uppfattas som ett försök av kommunen att kringgå offentlighetsprincipen.

Anmälaren påstod också att kommunen hade raderat vissa e-postmeddelanden efter att en e-postlogg hade begärts där dessa meddelanden fanns med. Trots upprepade frågor från JO gav kommunen inget klart svar på när de aktuella meddelanden hade raderats. JO gjorde den välvilliga tolkningen att meddelandena nog redan var raderade när loggen begärdes ut och lät saken bero.

JO kritiserade kommunen för dess hantering och menade att den tydde på utbredda kunskapsbrister.

Covidmörkning fick JO-kritik

En journalist begärde ut uppgifter om antal covid-19-smittade inom äldreomsorgen från bland annat kommunerna Gnesta, Nyköping, Oxelösund och Trosa. Kommunerna delade sedan journalistens begäran med övriga kommuner i länet och med region Sörmland. Kommunikationscheferna på de berörda myndigheterna drog upp vissa gemensamma riktlinjer för hur och när begäran skulle besvaras:

”Vi har nu haft ett möte med kommunikationscheferna i länet. Det vi kom fram till:

  1. Dagens mediebegäran – ska svaras på onsdag (skjuta det framför oss)
  2. Två alternativa svar: går inte att ge ut då det inte finns som en allmän handling samt för liten kommun – riskerar att avslöja patientsekretessen”

Kommunerna agerade sedan enligt de uppdragna riktlinjerna. Men när detta JO-anmäldes hävdade alla att de hade tagit sina beslut i utlämnandeärendena självständigt. JO tyckte inte att det fanns tillräckliga bevis för motsatsen och riktade ingen kritik mot Nyköping, Oxelösund och Trosa i den delen. I Gnestas fall hade den tillförordnade kommunikationschefen både deltagit i diskussionen om de gemensamma riktlinjerna, uttalat att kommunen ”följer det allmänt sagda” och sedan själv beslutat att inte lämna ut de begärda handlingarna. Mot den bakgrunden ansåg JO att det fanns skäl att tro att hon hade påverkats av den gemensamma riktlinjen snarare än att hon hade gjort en självständig och objektiv rättstillämpning i utlämnandeärendet. Hon fick därför kritik.

JO var också kritisk till vissa uttalanden i den mejväxling som hade förekommit mellan olika chefer när de gemensamma riktlinjerna för utlämnande togs fram. Till exempel kommenterade Trosas kommunchef journalistens begäran med att ”det är förunderligt vad de publicistiska fantomerna vill att vi ska prioritera högst just nu”.

JO kritiserade också att en tjänsteman på Region Sörmland hade tagit bort en mening ur en allmän handling som löd ”det är angeläget att siffrorna inte hamnar i pressen”. Även regiondirektören fick kritik för att ha raderat mejl efter att han tagit emot en begäran om att få ta del av dessa. ”En handling får givetvis inte förstöras när det finns en begäran om att ta del av den som ännu inte har prövats slutligt (se t.ex. JO 1998/99 s. 503), skrev JO.

JO:s övergripande slutsats var att det som hade kommit fram genom utredningen visade på en bristande förståelse och respekt hos personer i ledande befattning i flera av kommunerna och i regionen för den grundlagsfästa rätten att ta del av allmänna handlingar. JO uppfattade också en bristande respekt för den viktiga roll som medierna spelar för granskningen av offentlig verksamhet. Diskussionerna som hade förts var olämpliga och JO kunde förstå att det hade uppstått misstankar om att kommunerna och regionen hade velat begränsa insynen i sin verksamhet. Enligt JO fanns det också en risk för en kvarstående misstro mot kommunerna och regionen på grund av det inträffade.

Förstöra begärd handling inte ok

En anställd på Kronofogdemyndigheten i Älvsborgs län begärde att få se handlingar som en extern konsult hade lämnat till länskronodirektören. I stället för att pröva begäran förstörde länskronodirektören de begärda handlingarna.  Den anställde anmälde direktören till justitiekanslern, JK. I ett yttrande till JK försvarade sig direktören med att handlingarna inte var allmänna utan ”arbetshandlingar” som dessutom innehöll hemliga uppgifter. Det spelade ingen roll, enligt JK. ”Har en handling begärts utlämnad får myndigheten givetvis inte – oavsett om myndigheten bedömt handlingen vara en allmän handling eller inte – förstöra handlingen. Myndigheten har i stället att pröva om handlingen kan lämnas ut och i förekommande fall, avvakta en eventuell överprövning av frågan”, skrev JK i sitt beslut. JK såg ”mycket allvarligt” på det inträffade.

JK_1994_03_22

Dömdes för att ha förstört forskningsmaterial

Två forskare och en controler vid Göteborgs universitet dömdes för undertryckande av urkund efter att ha förstört forskningsmaterialet i den så kallade Göteborgsundersökning om DAMP/ADHD. Två personer hade begärt ut materialet och kammarrätten hade slagit fast att det rörde sig om allmänna handlingar som skulle lämnas ut. De tre dömda menade att de inte kunde lämna ut materialet av etiska skäl eftersom deltagarna i studien hade fått löfte om att materialet skulle behandlas konfidentiellt. Hellre än att bryta det löftet förstörde de materialet som omfattade 22 hyllmeter genom att köra det i dokumentförstörare. De två forskarna menade också att det var de som ägde materialet och inte universitetet. Tingsrätten konstaterade att även om forskarna hade rätt till det intellektuella innehållet i sin forskning så hade de inte rätt att disponera över de allmänna handlingarna i sig. Brottet var grovt, enligt tingsrätten, eftersom det rörde sig om ett omfattande material och en medveten obstruktion av offentlighetsprincipen. Straffet blev villkorlig dom och dagsböter.

Goteborgs_tingsratt_B_4268_05

Fel gallra handlingar före överprövning

JO kritiserade Samhällsbyggnadsnämnden i Alingsås kommun för att den hade gallrat vissa handlingar innan kammarrätten hade hunnit pröva om handlingarna skulle lämnas ut till en person som hade överklagat kommunens avslagsbeslut. Handlingarna fanns hos myndigheten vid tiden för begäran men gallrades antingen innan personen hade hunnit överklaga eller under pågående prövning i kammarrätten.

JO_3434_16