Säkerhetskopior borde ha bevarats

En journalist begärde ut tre mejl från Hässleholms kommun som vid tiden för begäran bara fanns bevarade som säkerhetskopior. Kommunen avslog begäran men journalisten gick vidare till högsta instans som slog fast att mejlen hade raderats felaktigt från det ordinarie mejlsystemet och att kommunen därför var skyldig att återskapa dem från säkerhetskopiorna. Problemet var att kommunen då hade raderat även säkerhetskopiorna. Journalisten anmälde kommunen till JK som i detta beslut riktade kritik mot kommunen. JK menade att kommunen borde ha återskapat mejlen från säkerhetskopiorna eller ha bevarat säkerhetskopiorna så länge som frågan om utlämnande av mejlen var under prövning.

JK_3891_14_21

Noll koll på diarieföringen i Hässleholm

JO såg allvarligt på att det inom Kommunstyrelsen i Hässleholms kommun saknats grundläggande kunskaper om diarieföring av allmänna handlingar. En chef vid kommunen hade berättat för lokaltidningen att man kunde ”…gå runt i Hässleholms kommuns korridorer och hitta obegränsat med handlingar som inte är inscannade eller diarieförda”. En annan chef hade låtit bli att diarieföra ett avtal med en artist eftersom artisten skulle vara hemlig gäst vid en konsert som kommunen arrangerade. Kommunstyrelsens ordförande hade dröjt flera månader med att diarieföra ett mejl om att det fanns planer på att starta ett flyktingboende i kommunen. Ordföranden motiverade detta med att mejlet var av ringa betydelse för kommunens verksamheten, vilket motsades av att kommunen faktiskt hade diariefört mejlet vid en senare tidpunkt. Men JO tyckte sig inte ha tillräckligt underlag för kritik i den delen.

JO_5527_2014

Fick inte läsa diariet i kommunens dator

Kommunledningskontoret i Hässleholms kommun nekade en journalist att använda en av kommunens datorer för att söka i diariet. Kommunen hade ingen “allmänhetens terminal” och menade att det fanns en risk att reportern skulle få tillgång till icke allmänna handlingar och sekretessbelagda uppgifter om han fick direkttillgång till ärendehanteringssystemet. Journalisten överklagade men kammarrätten avslog. Kammarrätten poängterade att det inte ingick i domstolens prövning att bedöma om kommunen borde ha “…ordnat sin databehandling på annat sätt…”

KR_Goteborg_3596_15

 

Felaktigt raderade mejl ska återskapas

Säkerhetskopior av e-postmeddelanden blir inte allmänna handlingar även om originalen raderats i strid med gallringsreglerna. Däremot har myndigheten en skyldighet att så långt som möjligt återskapa felaktigt raderade handlingar från säkerhetskopierat material och sedan pröva om dessa kan lämnas ut. Det framgår av två domar i HFD. En advokat och en journalist hade drivit frågan till högsta instans men det blev avslag i båda målen. HFD konstaterade att mejlen som begärts ut i dessa fall inte hade återskapats av de berörda myndigheterna, trots att originalen sannolikt raderats felaktigt. Handlingarna fanns alltså enbart som sådana säkerhetskopior som inte är allmänna handlingar.

HFD_6304_14

HFD_6644_14