Bakläxa om mötesbokning via Outlook

En person begärde att få ta del av elektroniska kallelser som hade gått ut till ett internt möte inom Hälso- och sjukvårdsnämnden vid Region Gotland. Regionen avslog på den grunden att inga formella kallelser hade skickats ut inför mötet.

Personen överklagade. I kammarrätten kom det fram att någon på regionen hade gjort en mötesbokning via e-postsystemet Microsoft Outlook och att en inbjudan hade skickats till tänkta mötesdeltagare. I ett yttrande till kammarrätten hänvisade regionen till en dom i HFD som säger att utdrag ur en elektronisk kalender inte är en allmän handling.

Kammarrätten underkände regionens avslagsgrunder. Domstolen tyckte inte att sökandens begäran var begränsad till formella kallelser utan kunde anses omfatta den utskickade mötesbokningen. Hans begäran gällde inte heller ett utdrag ur en elektronisk kalender. Mot den bakgrunden återförvisade kammarrätten ärendet till regionen för ny prövning.

HFD 2368-14

En elektroniskt kalender i exempelvis programmet Outlook kan inte jämställas med en sådan fortlöpande förd förteckning som anses upprättat så snart den har färdigställts för anteckningar. Det slog Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fast i den här domen. Tidningen Lundagård  begärde hos Lunds universitet att få ta del av elektroniskt förda kalendrar för rektor, prorektor och vicerektorer under ett års tid. Lunds universitet avslog tidningens begäran med motiveringen att kalendrarna inte var att betrakta som allmänna handlingar. Kammarrätten och senare HFD gick på samma linje och avslog tidningens överklaganden. HFD motiverade sitt ställningstagande med att kalendrarna inte användes för att registrera händelser varefter de inträffade och att noteringarna inte gjordes i kronologisk ordning.

HFD_2368_14

HFDpt_2368_14

Yttrande_Datainspektionen