Inte ok att klumpa ihop småbegäran

En intagen begärde återkommande ut kopior av allmänna handlingar. Oftast understeg respektive begäran tio sidor. Myndigheten misstänkte att den intagen hade satt detta i system för att slippa betala den kopieavgift som tas ut från och med sida tio. Som motmedel började myndigheten att avvakta med att lämna ut kopior tills den intagen hade gett in flera begäran som tillsammans översteg tio sidor. Först då prövade myndigheten begäran och lämnade ut kopiorna mot en avgift.

JO kritiserade detta i ett beslut. Det finns en möjlighet att göra undantag från regeln om att de första tio sidorna är gratis, om det finns särskilda skäl, till exempel vid återkommande småbeställningar. Då kan myndigheten ta ut en avgift redan från den första sidan. “Bestämmelsen ger dock inte stöd för att en myndighet, på det sätt som skett i detta fall, avvaktar med att behandla flera beställningar om kopior av olika handlingar för att senare göra en bedömning vid några samlade tillfällen och då ta ut en avgift”, skrev JO. Ombudsmannen menade att en sådan ordning bland annat strider mot skyndsamhetskravet.

JO var också kritisk till att en kriminalvårdsanställd hade uppmanat den intagne att fundera på vilka handlingar som han “verkligen behöver kopia på”. Det var inte förenligt med kravet på saklighet och opartiskhet, enligt JO.

Anstalter med coronasmitta hemlighölls på fel grund

Uppgifter som avslöjar på vilka anstalter intagna har testats positivt för covid-19 kan inte hemlighållas med stöd av den sekretess som ska skydda “…uppgift om åtgärd som har till syfte att upprätthålla ordningen och säkerheten…” inom Kriminalvården. Det slog HFD fast i denna dom.

Uppsägning inte ett ärende om anställning

En HR-bedömning med ett beslutsförslag i ett ärende om
uppsägning på grund av personliga skäl omfattades av personaladministrativ sekretess och var delvis hemlig. Det slog HFD fast i den här domen.

Undantaget från sekretess som gäller för uppgifter i “ärende om anställning” eller “ärende om disciplinansvar”, var inte tillämpligt enligt HFD. Det här eftersom ett ärende om uppsägning inte kan jämställas med ärende om anställning eller disciplinansvar.

Smittorisk hindrade utlämnande på stället

En person som nyligen hade varit i norra Italien under pågående coronasmitta fick inte komma till två av Kriminalvårdens anstalter för att ta del av handlingar. Myndigheten ansåg att risken för smittspridning utgjorde ett betydande hinder för utlämnande på stället. Personen överklagade men fick avslag i kammarrätten.

Tjänsteman får inte begränsa sökandens begäran

En person JO-anmälde en tjänsteman vid Kriminalvården för att denne vid flera tillfällen hade tolkat en begäran om samtliga handlingar i ett ärende som en begäran om enbart besluten i ärendet. Det här utan att fråga den sökande hur begäran skulle tolkas, och utan att underrätta vederbörande om att det som lämnades ut faktiskt inte var samtliga handlingar. Anmälaren bifogade också ett mejl mellan tjänstemannen och en annan anställd på Kriminalvården där tjänstemannen själv skrev att han brukade tolka allmänt hållna begäran på det här sättet.

JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över anmälan. I svaret framgick att den anmälda tjänstemannen påstod att han hade ringt till den sökande för att diskutera dennes begäran, och att sökanden då hade begränsat begäran till enbart besluten. Det fanns dock inga tjänsteanteckningar från dessa telefonsamtal.

Anmälaren yttrade sig över myndigheten svar och bestred att det skulle ha förekommit några telefonsamtal. Han påpekade att sökanden aldrig hade uppgett sitt telefonnummer för myndigheten. Däremot hade tjänstemannen mejlat sökanden från sin privata mejladress under sin föräldraledighet.

JO började med att konstatera följande: “En enskild tjänsteman får inte på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställning”.

JO påpekade också att en tjänsteman som lämnar uppgifter på JO:s begäran har sanningsplikt. JO tyckte nämligen att dokumentationen talade emot tjänstemannens påståenden om att det hade förekommit telefonsamtal där sökanden själv hade begränsat sin begäran. JO kunde dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att tjänstemannen hade lämnat oriktiga uppgifter.

Om det var som tjänstemannen påstod, att det hade förekommit telefonsamtal, borde dessa ha dokumenterats. I så fall förtjänade tjänstemannen kritik för att inte ha gjort det, tyckte JO.

JO kritiserade även tjänstemannen för att han hade använt sin privata e-postadress vid kontakter med allmänheten.

Namn i lönelista var hemliga

En person begärde ett utdrag ur Kriminalvårdens personalsystem med uppgifter om namn och lön för alla anställda vid anstalten Hall. Kriminalvården lämnade ut löneuppgifterna men inte namnuppgifterna. Det här med hänvisning till sekretessen i OSL 18:8 som skyddar säkerhets- och bevakningsåtgärder. Visserligen innehöll lönelistan inga uppgifter om säkerhets- och bevakningsåtgärder, men enligt Kriminalvården kunde det ändå antas att myndighetens framtida verksamhet skulle skadas om uppgifterna röjdes.

Personen överklagade men fick avslag i kammarrätten. Domstolen konstaterade att namnlistan omfattas av sekretess, men skrev inte ut vilken sekretessbestämmelse man grundade sig på. Däremot hänvisade kammarrätten till en dom i HFD där högsta instans sekretessbelade namnen i en liknande lista med stöd av försvarssekretess i OSL 15:2.

Fängelses personallista var försvarshemlighet

Namnen i en lista med namn- och löneuppgifter för samtliga anställda vid en anstalt var försvarshemligheter, bedömde HFD i dessa domar. HFD delade kammarrättens bedömning att en sammanställning av uppgifter om ett stort antal Kriminalvårdsanställdas identitet är information som typiskt sett kan skada landets försvar eller rikets säkerhet. Uppgifterna om löner kunde däremot lämnas ut, enligt HFD.

CV omfattades inte av försvarssekretess

En fånge begärde hos Kriminalvården att få ta del av meritförteckning och CV avseende två namngivna anställda vid myndigheten. Kriminalvården avslog med hänvisning till försvarssekretess och personaladministrativ sekretess.

Myndigheten menade att anställdas meritförteckning och cv kan användas för otillåten påverkan, dessutom var de båda anställda beslutsfattare och hade därmed strategiskt viktiga positioner, ansåg Kriminalvården.

Fången överklagade till kammarrätten och yrkade att få ta del av de begärda handlingarna men utan uppgift om de anställdas adress, telefonnummer och personnummer. Kammarrätten instämde i Kriminalvårdens bedömning och avslog.

Fången överklagade till HFD och fick rätt. Domstolen tyckte inte att uppgifterna i de begärda handlingarna var sådana som skyddas av försvarssekretess. Domstolen såg heller ingen risk för att någon skulle utsättas för våld eller annat allvarligt men om uppgifterna lämnades ut. Därmed var inte heller den personaladministrativa sekretessen något hinder för ett utlämnande.

Personallista hemlighölls på felaktig grund

En sökande vände sig till kammarrätten och begärde ut en lista med namn på anställda vid en anstalt samt deras löner. Listan fanns i ett sekretessmål vid domstolen. Kammarrätten avslog begäran, men sökanden överklagade till HFD.

HFD konstaterade att en lista över anställda inte är en uppgift om en åtgärd som har till syfte att hindra rymning eller fritagning. Det är inte heller en uppgift om en åtgärd som har till syfte att upprätthålla ordningen och säkerheten. Därmed kan en sådan lista inte sekretessbeläggas med stöd av OSL 18:11, det vill säga den bestämmelse som kammarrätten hade åberopat.

HFD skickade tillbaka ärendet till den kammarrätt som hade vägrat lämna ut listan. HFD tyckte att kammarrätten kunde testa om någon annan sekretessregel var tillämplig på de aktuella uppgifterna.