Lista över säkerhetskopior inte en säkerhetskopia

En person begärde att få ta del av kammarrättens registratorsbrevlådas lista över säkerhetskopior av e-postmeddelanden som kan återställas. Kammarrätten avslog med hänvisning till att de listade e-postmeddelandena hade raderats från det ordinarie e-postsystemet. Listan var, i likhet med de listade e-postmeddelandena, säkerhetskopior som förvarades hos domstolen enbart för att kunna återskapa information om den skulle gå förlorad oavsiktligt i det ordinarie systemet. Listan och meddelandena var alltså inte allmänna handlingar, enligt kammarrätten.

Personen överklagade och fick rätt i HFD. Domstolen hänvisade till förarbetena där det framgår att begreppet säkerhetskopia syftar på information som någon gång funnits i en myndighets ordinarie system och som har kopierats för att kunna återskapas om den skulle gå förlorad. Av detta följde, enligt HFD, att en lista över säkerhetskopior inte i sig är en säkerhetskopia. Att avslå begäran med hänvisning till att listan var en säkerhetskopia var alltså felaktigt enligt HFD som återförvisade ärendet till kammarrätten.

GDPR-sekretess för enstaka personuppgift underkändes

En person begärde att få ta del av ett anonymt mejl som hade skickats till Södertörns högskola i samband med ett då pågående anställningsärende och som innehöll negativa uppgifter om honom. Avsändaren hade angett två andra personer med namn och kontaktuppgifter i mejlet. Högskolan maskerade det ena namnet med tillhörande kontaktuppgifter när mejlet lämnades ut. Det här med hänvisning till GDPR-sekretess.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde högskolans beslut. Det rörde sig om en enstaka personuppgift och domstolen kunde inte se att det uppgivna ändamålet med begäran, att överväga en polisanmälan om förtal, skulle strida mot GDPR.

Mejl där visst namn förekommer – tillräckligt preciserat

En person begärde ut mejl som åtta angivna medarbetare vid Linköpings universitet hade skickat eller tagit emot och som innehöll personens namn i ämnesraden eller meddelandetexten. Begäran var avgränsad till perioden februari till maj 2020.

Universitetet avslog den del av begäran som innehöll namnet i meddelandetexten med hänvisning till att den inte var tillräckligt preciserad och att en sammanställning av dessa mejl inte var möjlig med rutinbetonade åtgärder. Den del av begäran som gällde mejl med namnet i ämnesraden avslogs med hänvisning till att dessa meddelanden utgjorde arbetsmaterial/intern e-postkommunikation.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut. Domstolen bedömde att begäran om att ta del av mejl där namnet förekom i meddelandetexten var tillräckligt preciserad och att universitetet har tekniska möjligheter att göra den aktuella sökningen. Frågan om mejlen kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var inte relevant eftersom det rörde sig om färdiga handlingar och inte en sammanställning av uppgifter.

Vad gällde de mejl som hade namnet i ämnesraden gjorde kammarrätten följande bedömning. Mejlen var skickade mellan medarbetare på en och samma institution och var därför inte expedierade eller inkomna. Däremot var de kopplade till ett ärende, närmare bestämt frågan om den aktuella personens fortsatta anställning på universitet. Enligt kammarrätten gick det inte utläsa av handlingarna i målet om det ärendet var avslutat, och om mejlen av det skälet hade blivit allmänna handlingar. Kammarrätten skickade därför tillbaka ärendet till universitetet för ny prövning.

Bilagor till e-post var inte allmänna handlingar

En bilaga till ett e-postmeddelande kan inte anses som en självständig allmän
handling om inte e-postmeddelandet som sådant utgör en allmän handling.
Detta gäller även om bilagan, om den förekom i ett annat sammanhang,
skulle anses utgöra en allmän handling. Den bedömningen gjorde kammarrätten i den här domen. Sökanden kunde därför inte med stöd av tryckfrihetsförordningen få ut bilagor till e-postmeddelanden som inte var allmänna handlingar.

Familjen Helsingborg inte självständig

Familjen Helsingborg är en sammanslutning av elva olika kommuner som gemensamt driver frågor i ett regionalt perspektiv. Styrelsen utgörs av kommunstyrelsens ordförande och oppositionsledare för respektive kommun. 

I den här domen kom kammarrätten fram till att Familjen Helsingborg inte var självständig i förhållande till moderförvaltningarna i respektive kommun. Mejl som hade skickats mellan Familjen Helsingborg och tjänstemän vid respektive moderförvaltning var därför interna och inte expedierade eller inkomna. 

Bakläxa fyra gånger i samma ärende

Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, är en självständig kommitté under Finansdepartementet som publicerar forskningsrapporter i olika ämnen. År 2019 publicerade ESO rapporten Synd och skatt som bland annat handlar om svensk alkoholpolitik. Under arbetet med rapporten hade det uppstått en fråga om rapportförfattaren kunde anses jävig på grund av ett sidouppdrag för en annan uppdragsgivare. ESO tyckte inte det. Men senare intresserade sig nykterhetsorganisationen IOGT-NTO för jävsproblematiken och begärde ut ett antal mejl mellan rapportförfattaren och ESO:s företrädare i denna fråga. ESO avslog begäran. Det blev upprinnelsen till en rad domstolsprocesser där kammarrätten gång på gång underkände ESO:s avslagsbeslut.

Myndighetens första beslut var inte fattat av en behörig befattningshavare och fick bakläxa i kammarrätten. Det andra var bristfälligt motiverat. Bakläxa igen. Det tredje behandlade inte alla delar av IOGT-NTO:s begäran. Bakläxa. Fjärde gången gillt menade ESO att mejlen var minnesanteckningar som inte behövde lämnas ut. Kammarrätten underkände även det beslutet. 

Efter ett år och fyra domstolsprocesser lämnade ESO till slut ut mejlen, men i en hårt maskerad form, med hänvisning till affärssekretess. Det beslutet överklagades inte av IOGT-NTO.

Vårdsekretess inte tillämplig

En person begärde ut mejl som en anställd vid Region Östergötland hade skickat och tagit emot. Ett av mejlen innehöll uppgifter om en enskild persons hälsotillstånd. Regionen sekretessbelade uppgifterna med hänvisning till vårdsekretessen i OSL 25:1.

Sökanden överklagade och kammarrätten upphävde regionens beslut i den delen. Kammarrätten konstaterade att regionen inte hade haft tillgång till uppgifterna i sin egenskap av vårdgivare. Därför var den aktuella sekretessregeln inte tillämplig. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till regionen för prövning av om någon annan sekretessregel kunde tillämpas.

Fick inte ut avgången tjänstemans e-post

En person begärde ut e-post som hade skickats och tagits emot av en anställd vid Stadsdelsnämnden i Västra Göteborg. Nämnden avslog med hänvisning till att den anställde hade slutat och att nämnden inte längre hade åtkomst till hans e-post.

Personen överklagade men kammarrätten tyckte inte att det fanns skäl ifrågasätta nämndens påstående. Därmed var de begärda e-postmeddelandena inte förvarade hos nämnden. Kammarrätten avslog överklagandet.

Kritik mot polischef som använde privat mejl

JO kritiserade en regionpolischef som vid ett stort antal tillfällen hade använt sin privata e-postadress för att kommunicera i tjänsteärenden. Det hade visserligen inte framkommit att några sekretessbelagda uppgifter hade röjts eller att allmänna handlingar inte hade diarieförts men riskerna med en så omfattande användning av privat e-post var tillräckligt för att JO skulle vara kritisk.

”Användningen av en privat e-postadress i tjänsten innebär en risk för att allmänna handlingar inte blir diarieförda och för att handlingsutlämnanden försvåras. Det finns dessutom en risk att det uppstår misstankar om att den privata e-postadressen används för att kringgå handlingsoffentligheten”, står det bland annat i JO-beslutet.

Även Polismyndigheten fick kritik av JO eftersom myndigheten hade tillhandahållit en e-postapp för mobiler som ökade risken för att personal förväxlade sin privata e-postadress med tjänsteadressen.

Domstol kan inte kräva att raderade mejl återskapas

Kammarrätten har inget stöd i lagen för att förelägga en myndighet att återskapa raderade mejl från en säkerhetskopia, oavsett om mejlen har raderats felaktigt eller inte. Kammarrätten kan inte heller förelägga den aktuella myndigheten att ange vid vilken tidpunkt respektive mejl har raderats. Det framgår av den här domen.

KR_Sthlm_8117_18