Kritik mot polischef som använde privat mejl

JO kritiserade en regionpolischef som vid ett stort antal tillfällen hade använt sin privata e-postadress för att kommunicera i tjänsteärenden. Det hade visserligen inte framkommit att några sekretessbelagda uppgifter hade röjts eller att allmänna handlingar inte hade diarieförts men riskerna med en så omfattande användning av privat e-post var tillräckligt för att JO skulle vara kritisk.

“Användningen av en privat e-postadress i tjänsten innebär en risk för att allmänna handlingar inte blir diarieförda och för att handlingsutlämnanden försvåras. Det finns dessutom en risk att det uppstår misstankar om att den privata e-postadressen används för att kringgå handlingsoffentligheten”, står det bland annat i JO-beslutet.

Även Polismyndigheten fick kritik av JO eftersom myndigheten hade tillhandahållit en e-postapp för mobiler som ökade risken för att personal förväxlade sin privata e-postadress med tjänsteadressen.

Domstol kan inte kräva att raderade mejl återskapas

Kammarrätten har inget stöd i lagen för att förelägga en myndighet att återskapa raderade mejl från en säkerhetskopia, oavsett om mejlen har raderats felaktigt eller inte. Kammarrätten kan inte heller förelägga den aktuella myndigheten att ange vid vilken tidpunkt respektive mejl har raderats. Det framgår av den här domen.

KR_Sthlm_8117_18

Behövde inte leta fram mejl med vissa ord

En person begärde att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehöll något av vissa angivna sökord och som hade skickats under vissa angivna månader, oavsett vem som var avsändare eller mottagare. Arbetsförmedlingen avslog, bland annat med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad för att de begärda handlingarna skulle kunna identifieras. Kammarrätten delade den bedömningen. Enligt kammarrättens mening saknades det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävdes en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattade samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden.

KR_Sthlm_7359_18

Mejl mellan kommundirektör och socialchef var inte allmänna

När tjänstemän som företräder två olika förvaltningar i en kommun utväxlar handlingar brukar dessa bli expedierade respektive inkomna och följaktligen allmänna handlingar. Det beror på att förvaltningarna ses som självständiga organ inom myndigheten. Men när kommundirektören i Staffanstorps kommun hade en mejlväxling med den dåvarande socialchefen i kommunen blev mejlen inte allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Skälet var att de båda tjänstemännen agerade i egenskap av arbetsgivare respektive arbetstagare och inte som representanter för kommunstyrelsen respektive socialförvaltningen. E-postmeddelandena skulle därför ses som myndighetsinterna, enligt kammarrätten.

KR_Goteborg_2920_18

Klagomål mot elev skulle lämnas ut till förälder

En förälder till en elvaårig elev hade rätt att ta del av klagomål som andra elevers föräldrar hade riktat mot elvaåringen. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Enligt klagomålen hade elvaåringen utsatt andra elever för våld och trakasserier. Kammarrätten bedömde att klagomålen och rektorns svar på dessa klagomål fick anses ingå i ett ärende om tillrättaförande av elvaåringen och att föräldern därmed hade rätt till insyn som part i ärendet. Visserligen kunde de andra barnen och deras föräldrar anses lida men av ett utlämnade men inte av ett så allvarligt slag att det hindrade partsinsyn, bedömde kammarrätten.

KR_Goteborg_814_18

Styrelse inte självständig i förhållande till myndigheten

I den här domen konstaterade kammarrätten bland annat att mejl som hade skickats mellan anställda på Pensionsmyndigheten och personer i myndighetens styrelse inte därigenom hade blivit allmänna handlingar. Enligt kammarrätten hade styrelsen inte en sådan självständig ställning i förhållande till myndigheten som krävs för att mejlen skulle anses som expedierade respektive inkomna.

KR Sthlm 6991_17

Överklagat beslut i mål nr 6991-17

Loggar för privata e-postkonton inte förvarade hos kommunen

En person hade inte rätt att få ut e-postloggar för privata e-postkonton tillhörande anställda vid byggnadsnämnden och kommunstyrelsen i Göteborgs kommun. Kommunen förfogade inte över de anställdas privata e-postkonton och därmed var loggarna inte förvarade hos kommunen, enligt kammarrätten. Det spelade ingen roll om de anställda hade använt sina privata e-postkonton för att kommunicera i tjänsteärenden eller inte.

KR_Goteborg_6610_17

KR_Goteborg_5593_17

 

Kommundirektör erbjöd sig ta bort allmän handling

Kommundirektören i Nyköpings kommun frågade avsändaren till ett kritiskt mejl om han ville att mejlet skulle tas bort. Avsändaren svarade att han ville att mejlet skulle diarieföras, vilket kommunen gjorde ett par dagar senare. Kommundirektörens mejlsvar, med erbjudandet om att ta bort det kritiska mejlet, diariefördes däremot först flera månader senare då en tidning hörde av sig och ifrågasatte hela hanteringen. I en intervju med tidningen sade kommundirektören att om avsändaren inte hade velat att handlingen skulle diarieföras så hade direktören diariefört den som “arbetsmaterial”.

JK kritiserade kommundirektören för hur han uttryckt sig i svaret till den kritiska avsändaren: “Formuleringen i det mejlsvar som kommundirektören skickade till avsändaren kan tolkas som att han var beredd att radera den allmänna handlingen för det fall personen önskade det.” JK var också kritiskt till kommundirektörens idé om att diarieföra det inkomna kritiska mejlet som “arbetsmaterial” eftersom det var en missvisande benämning. JK konstaterade slutligen att det hade dröjt alldeles för länge innan kommundirektörens mejlsvar diariefördes.

JK_7013_16

Fånge hade rätt till lista över mejl

En fånge begärde ut en lista över alla mejl som avsåg honom själv och som fanns  i vissa angivna tjänstemäns e-postbrevlådor. Kriminalvården avslog begäran. Mannen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen menade att Kriminalvården utan större problem kunde sammanställa listor över mejl där fångens namn förekom i ärendemeningen. Dessa listor var alltså förvarade hos Kriminalvården och myndigheten var skyldig att pröva om de kunde lämnas ut. Däremot gick det inte att med “rutinbetonade åtgärder” sammanställa listor som grundade sig på “uppgifter i enskilda e-postmeddelanden”, enligt kammarrätten. Den typen av listor var därför inte allmänna handlingar. Kammarrätten konstaterade också att en rad mejl som hade skickats mellan tjänstemän på Kriminalvården inte var allmänna handlingar eftersom de utgjorde utkast eller minnesanteckningar enligt TF 2:12.

KR_Jonkoping_2016_3469

Fick inte veta när mejl hade raderats

En person begärde ut 119 mejl som hade skickats mellan Luleå kommun och kommunikationsföretaget Vinter. I ett avslagsbeslut fick sökanden veta att 22 av mejlen hade raderats. Hon begärde då uppgifter om vid vilken tidpunkt mejlen hade raderats. Kommunen avslog begäran nummer två och sökanden överklagade till kammarrätten. Domstolen fastställde kommunens beslut med hänvisning till att de begärde uppgifterna inte fanns i kommunens e-postlogg och inte heller kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder.

KR_Sundsvall_2996-16