Mötesanteckningar som ”lagts till handlingarna” var allmänna

Mötesprotokoll/minnesanteckningar från chefsmöten vid Vård- och äldrenämnden i Borås Stad var allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i den här domen. Kammarrätten noterade att majoriteten av protokollen innehöll uppgifter om beslut som hade fattats vid mötena. I samtliga protokoll, förutom ett, fanns också en rubrik med texten ”Genomgång av föregående minnesanteckningar och uppföljning av beslut”, där det i samtliga fall hade noterats att föregående minnesanteckningar lagts till handlingarna. Mot bakgrund av detta menade kammarrätten att handlingarna var färdigställda och allmänna.

Mötesanteckningar var inte allmänna

En journalist begärde ut anteckningar från dialogmöten som hade hållits mellan tjänstemän och politiker på olika nämnder i Hässleholms kommun kring detaljplanen för ett reningsverk. Kommunen avslog med hänvisning till att det rörde sig om minnesanteckningar som tillkommit endast för föredragning eller beredning av ärenden och inte hade tillfört ärendena några nya sakuppgifter. Dessutom var de berörda ärendena ännu inte avslutade.

Journalisten överklagade. Hon menade att de begärda handlingarna var att jämställa med protokoll, eftersom syftet var att dokumentera vad som sagts och överenskommits i olika frågor av gemensamt intresse för de olika nämnder som var representerade vid mötena. Kommunen, som yttrade sig över överklagande, gav en annan bild. Enligt kommunen handlade det om enkla agendor inför mötena: ”Anteckningarna ligger i OneNote och skickas inte ut för synpunkter eller justering. De kan liknas vid en komihåg-lista och ett arbetsmaterial för samordning och information mellan de olika förvaltningarna med tillhörande nämnder.”

Kammarrätten avslog överklagandet. Domstolen konstaterade inledningsvis att de aktuella anteckningarna inte var expedierade. Här tog man fasta på kommunens uppgifter om att anteckningarna inte hade skickats till ”vare sig dem som närvarade vid mötena eller till någon annan”. Samtidigt slog kammarrätten fast att flera personer hade haft tillgång till anteckningarna i digital form, men huruvida dessa fanns på olika nämnder/förvaltningar och om handlingarna därmed hade korsat gränsen mellan fristående organ inom kommunen berördes inte av domstolen.

Domstolen gick i stället vidare till en bedömning av om anteckningarna hade färdigställts på annat sätt, men kom fram till att så inte var fallet, eftersom de inte hade justerats. Deras slutliga innehåll hade inte heller bestämts på något annat sätt, enligt domstolen.

Enligt kammarrätten kunde det tänkas att vissa anteckningar innehöll uppgifter om ärenden som numera var avslutade. Domstolen tyckte dock inte att det fanns något som tydde på att dessa anteckningar i så fall hade tillfört några sakuppgifter till dessa avslutade ärenden. De var därför inte allmänna av det skälet heller.

Checklistor för utlämnandeärenden var allmänna

En person begärde ut handlingar som rörde Polismyndighetens utlämnings- och sekretessprövningsprocess i den grupp som sköter utlämnandet av handlingar i den nedlagda förundersökningen om mordet på Olof Palme. De aktuella handlingarna var: Checklista för sekretesshandläggare, Checklista för myndighetsprövning, Checklista vid överklagande, Handläggningsrutin för utlämnandeärenden som rör Palmeutredningen, Rättslig vägledning vid sekretessprövningar i Palmeutredningen, Lathund för användning av digitalt maskeringsverktyg och Lathund för att kopiera dokumentnummer till sammanställningen. Polismyndigheten avslog med hänvisning till att handlingarna inte var färdigställda och därmed inte allmänna av det skälet. Myndigheten ansåg också att det rörde sig om minnesanteckningar, det vill säga en typ av handlingar som bara blir allmänna om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Personen överklagade till kammarrätten. Domstolen konstaterade först att handlingarna inte kunde vara minnesanteckningar eftersom de saknade anknytning till ett visst ärende. Domstolen bedömde sedan att det rörde sig om färdigställda handlingar:

Kammarrätten anser att en sådan handling som används som hjälpmedel eller stöd i myndighetens verksamhet och som har fått viss spridning, oavsett om handlingen är tillgänglig genom myndighetens intranät eller en gemensam digital mapp eller dylikt, får anses vara färdigställd och därför upprättad.

Kammarrätten fortsatte:

Att en handling av den typen ibland revideras saknar enligt kammarrätten betydelse i sammanhanget, eftersom en reviderad version av en handling får anses vara färdigställd när den tas i bruk och ersätter den föregående versionen. Ett annat synsätt skulle leda till att offentlighetsprincipen urholkas.

Teamsloggar var inte allmänna handlingar

En person begärde ut loggar för närvaro och loggar från chatkonversationer i Teams från ett kommunstyrelsesammanträde. Kommunen avslog begäran och personen överklagade.

Kammarrätten konstaterade att loggarna visserligen fanns som rådata i kommunens IT-system, men att det skulle ta mer än 4-6 timmar att sammanställa loggarna för det aktuella sammanträdet. Därmed var de inte allmänna handlingar.

Loggarna fanns hos de enskilda mötesdeltagarna även efter att mötet hade avslutats och det var möjligt att göra skärmdumpar av dessa. Det rörde sig därmed om färdiga elektroniska handlingar, enligt kammarrätten. Men loggarna var inte upprättade och därmed inte heller allmänna handlingar.

Bakläxa fyra gånger i samma ärende

Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, är en självständig kommitté under Finansdepartementet som publicerar forskningsrapporter i olika ämnen. År 2019 publicerade ESO rapporten Synd och skatt som bland annat handlar om svensk alkoholpolitik. Under arbetet med rapporten hade det uppstått en fråga om rapportförfattaren kunde anses jävig på grund av ett sidouppdrag för en annan uppdragsgivare. ESO tyckte inte det. Men senare intresserade sig nykterhetsorganisationen IOGT-NTO för jävsproblematiken och begärde ut ett antal mejl mellan rapportförfattaren och ESO:s företrädare i denna fråga. ESO avslog begäran. Det blev upprinnelsen till en rad domstolsprocesser där kammarrätten gång på gång underkände ESO:s avslagsbeslut.

Myndighetens första beslut var inte fattat av en behörig befattningshavare och fick bakläxa i kammarrätten. Det andra var bristfälligt motiverat. Bakläxa igen. Det tredje behandlade inte alla delar av IOGT-NTO:s begäran. Bakläxa. Fjärde gången gillt menade ESO att mejlen var minnesanteckningar som inte behövde lämnas ut. Kammarrätten underkände även det beslutet. 

Efter ett år och fyra domstolsprocesser lämnade ESO till slut ut mejlen, men i en hårt maskerad form, med hänvisning till affärssekretess. Det beslutet överklagades inte av IOGT-NTO.

Interna mejl med flera mottagare inte färdigställda

E-postmeddelanden med sändlistor som innehöll mottagare på en eller flera avdelningar inom Försäkringskassan var varken expedierade/inkomna eller på annat sätt färdigställda, enligt denna dom.

Vissa e-postmeddelanden tillhörde ärenden, men var att betrakta som minnesanteckningar, ansåg kammarrätten. De hade inte tagits om hand för arkivering, och var därför inte allmänna.

Kreaturs råmande inte allmän handling

En person begärde ut två digitala videofilmer från inspektioner av slakterier som Livsmedelsverket hade genomfört. När han fick ut filmerna saknade de ljud. Han gjorde då en ny begäran om att få ut filmerna med ljud, men fick avslag. Enligt Livsmedelsverket bestod ljudet bara av brus från ventilation och råmande från kor. Ljudet hade inte tillfört några sakuppgifter och videofilmerna hade lagts in i respektive ärende i komprimerad ljudlös form.

Livsmedelsverket menade att videoinspelningarna i deras ursprungliga form, det vill säga med ljud, var att betrakta som minnesanteckningar. Enligt myndigheten fanns det ingen skyldighet att ta om hand dessa för arkivering, vilket inte heller gjordes. ”De ursprungliga videofilmerna kan inte anses vara upprättade och utgör därför inte allmänna handlingar hos Livsmedelsverket”, skrev myndigheten i sitt beslut.

Personen överklagade och ifrågasatte påståendet att ljudet på filmerna saknade betydelse. Bland annat kunde djurens läte avslöja mycket om vilken situation de befann sig i. Han tyckte inte att Livsmedelsverket hade haft lagstöd för att radera ljudet på filmerna. Kammarrätten delade Livsmedelsverkets bedömning och avslog.

Dagordning för rektorsgrupp allmän handling

Dagordningen för ett möte i en arbetsgrupp för förskolerektorer var en färdigställd och därmed allmän handling, eftersom den inför mötet sändes ut till gruppens medlemmar och sedan används under mötet. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Minnesanteckningarna som gjordes under mötet av nämndens kommunikatör var däremot inte färdigställda eftersom de enbart var för kommunikatörens eget bruk och inte distribuerades till övriga mötesdeltagare.

Anteckningar om poängsättning var allmänna handlingar

Anteckningar som Stockholms stad hade fört när den satte poäng på anbud i en upphandling var upprättade handlingar. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Anteckningarna blev upprättade när upphandlingsärendet avslutades med ett tilldelningsbeslut.

Enligt kammarrätten rörde det sig inte om minnesanteckningar eftersom de tillförde ärendet sakuppgifter, närmare bestämt uppgifter om de poäng som staden hade tilldelat respektive anbudsgivare.

Ljudupptagningar var minnesanteckningar

Inför ett politiskt beslut om ett kommunal grönområde ordnades möten mellan politikerna i byggnadsutskottet och närboende. Vid mötet gjordes ljudupptagningar som en av mötesdeltagarna senare begärde ut. Kommunen avslog begäran. Mötesdeltagaren överklagade till kammarrätten som fastställde kommunens avslagsbeslut. Domstolen konstaterade att ljudupptagningarna visserligen hörde till ett ärende som var avslutat men att de inte hade arkiverats. Syftet med upptagningarna var att de skulle användas som underlag för protokoll som sedan skulle tillföras ärendet. Det var protokollen som tillförde ärendet sakuppgifter, enligt kammarrätten. Ljudupptagningarna skulle däremot betraktas som minnesanteckningar.