Mötesanteckningar var inte allmänna

En journalist begärde ut anteckningar från dialogmöten som hade hållits mellan tjänstemän och politiker på olika nämnder i Hässleholms kommun kring detaljplanen för ett reningsverk. Kommunen avslog med hänvisning till att det rörde sig om minnesanteckningar som tillkommit endast för föredragning eller beredning av ärenden och inte hade tillfört ärendena några nya sakuppgifter. Dessutom var de berörda ärendena ännu inte avslutade.

Journalisten överklagade. Hon menade att de begärda handlingarna var att jämställa med protokoll, eftersom syftet var att dokumentera vad som sagts och överenskommits i olika frågor av gemensamt intresse för de olika nämnder som var representerade vid mötena. Kommunen, som yttrade sig över överklagande, gav en annan bild. Enligt kommunen handlade det om enkla agendor inför mötena: ”Anteckningarna ligger i OneNote och skickas inte ut för synpunkter eller justering. De kan liknas vid en komihåg-lista och ett arbetsmaterial för samordning och information mellan de olika förvaltningarna med tillhörande nämnder.”

Kammarrätten avslog överklagandet. Domstolen konstaterade inledningsvis att de aktuella anteckningarna inte var expedierade. Här tog man fasta på kommunens uppgifter om att anteckningarna inte hade skickats till ”vare sig dem som närvarade vid mötena eller till någon annan”. Samtidigt slog kammarrätten fast att flera personer hade haft tillgång till anteckningarna i digital form, men huruvida dessa fanns på olika nämnder/förvaltningar och om handlingarna därmed hade korsat gränsen mellan fristående organ inom kommunen berördes inte av domstolen.

Domstolen gick i stället vidare till en bedömning av om anteckningarna hade färdigställts på annat sätt, men kom fram till att så inte var fallet, eftersom de inte hade justerats. Deras slutliga innehåll hade inte heller bestämts på något annat sätt, enligt domstolen.

Enligt kammarrätten kunde det tänkas att vissa anteckningar innehöll uppgifter om ärenden som numera var avslutade. Domstolen tyckte dock inte att det fanns något som tydde på att dessa anteckningar i så fall hade tillfört några sakuppgifter till dessa avslutade ärenden. De var därför inte allmänna av det skälet heller.

Anteckningar från interna möten var färdigställda

Mötesanteckningar och dagordningar från möten i ränteavdragsgruppen vid Skatteverket var allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i dessa domar. Vid mötena deltog anställda på Skatteverket. Kammarrätten tog fasta på att anteckningarna och dagordningarna hade daterats och signerats av en av deltagarna. Dessutom hade handlingarna skickats mellan gruppmedlemmarna. Enligt kammarrätten visade det att handlingarna var färdigställda och därmed allmänna. Ärendet skickades tillbaka till Skatteverket för en sekretessprövning av uppgifterna i handlingarna.

Dagordning för rektorsgrupp allmän handling

Dagordningen för ett möte i en arbetsgrupp för förskolerektorer var en färdigställd och därmed allmän handling, eftersom den inför mötet sändes ut till gruppens medlemmar och sedan används under mötet. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Minnesanteckningarna som gjordes under mötet av nämndens kommunikatör var däremot inte färdigställda eftersom de enbart var för kommunikatörens eget bruk och inte distribuerades till övriga mötesdeltagare.

Mötesanteckningar på elektronisk samarbetsyta var allmänna

En person begärde ut anteckningar från möten med arbetsmarknadsförvaltningens ledningsgrupps i Karlskrona kommun. Kommunen avslog med hänvisning till att anteckningarna inte var allmänna handlingar. Enligt kommunen var gruppen endast ett rådgivande organ utan beslutanderätt. Anteckningarna varken skrevs ut eller undertecknades utan lades ut på en elektronisk samarbetsyta som enbart medlemmarna i gruppen hade tillgång till.

Personen överklagade till kammarrätten. Domstolen slog fast anteckningarna var allmänna handlingar med följande motivering:

”Eftersom de aktuella anteckningarna samlas och förvaras på en elektronisk samarbetsyta anser kammarrätten att de, när de publiceras på samarbetsytan, är att betrakta som färdigställda och därmed upprättade.”

Kammarrätten återförvisade ärendet till kommunen för sekretessprövning.

Mötesanteckning upprättad vid nästföljande möte

Anteckningar från ett möte med en arbetsgrupp inom Inspektionen för vård och omsorg  blev färdigställda och därmed allmänna senast då gruppen återsågs för nästa möte. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Det här eftersom gruppen hade som rutin att gå igenom föregående mötes anteckningar vid sina sammanträden.

KR_Sthlm_7095_17

Mötesanteckningar från verksledning var allmänna

Mötesanteckningar från möten med verksledningen inom Sjöfartsverket var allmänna handlingar enligt denna dom. Anteckningarna skrevs av generaldirektörens sekreterare, undertecknades sedan av sekreteraren och generaldirektören och skickades slutligen till verksledningens ledamöter. Anteckningarna spreds inte vidare till några andra tjänstemän inom myndigheten och togs inte heller om hand för arkivering. Regeringsrätten slog fast att handlingarna var upprättade och därmed allmänna och hänvisade till en tidigare dom som gällde mötesanteckningar som hade hanterats på ett liknande sätt.

RA_1999_not_221

KR Sthlm 3063-11

Kammarrätten slog fast att mötesanteckningar från möten med Skolinspektionens rättssekretariat var allmänna handlingar eftersom de var färdigställda enligt TF 2:10 1 st. Det här mot bakgrund av att anteckningarna hade lagts ut på myndighetens intranät och i en myndighetsgemensam databas som samtliga anställda hade tillgång till. Men mötesanteckningarna var bara allmänna i den mån de inte var hänförliga till pågående ärenden, enligt kammarrätten.

KR_Sthlm_3063_11

KR Sundsvall 878-08

Mötesanteckningarna från ledningsgruppsmöten inom Landstinget i Norrbottens län var inte allmänna handlingar. Kammarrätten tyckte inte att anteckningarna var färdigställda eftersom de vare sig skrevs ut eller skrevs under. Anteckningar lades istället på ett ”elektroniskt lagringsställe” som bara gruppdeltagarna kom åt.

KR_Sundsvall_878_08

KR Sthlm 3060-11

Mötesanteckningarna från Fastighetsmäklarnämndens personalmöten är allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Domstolen tog ingen hänsyn till att nämnden beskrivit mötena som både ”interna” och ”informella”. Istället tog domstolen fasta på att myndighetschefen efter varje möte skickat ut anteckningarna till samtliga anställda via e-post och att de därmed fick anses som färdigställda och följaktligen allmänna handlingar

SthlmKRdom_3060_11

RÅ 1998 ref. 52

Vid sammanträden i en kommunledningsgrupp, som var ett rådgivande organ till kommundirektören, fördes anteckningar som skrevs ut och distribuerades till gruppens medlemmar. Anteckningarna bedömdes vara allmänna handlingar i den mån de inte hänförde sig till ännu inte avgjorda ärenden.

RA_1998_ref_52