“Sofie 13” från Uppdrag granskning tillräckligt preciserat

En person som hade sett Uppdrag gransknings reportage om trettonåriga Sofie vände sig till socialnämnden i Borlänge kommun och begärde uppgifter om var “Sofie 13” befinner sig och om hon fått komma tillbaka till familjehemmet. Kommunen avslog med motiveringen att man inte hade något ärende benämnt “Sofie 13”.

Personen överklagade till kammarrätten som skickade tillbaka ärendet till socialnämnden. Kammarrätten tyckte att nämnden borde ha bett sökanden om ytterligare upplysningar om det efterfrågade ärendet så att det kunde identifieras. Det hade kommit fram i överklagandet till kammarrätten att sökanden avsåg det ärende som hade behandlats i Uppdrag gransknings program. Kammarrätten menade att det därmed borde vara möjligt för nämnden att identifiera ärendet.

Polisen var skyldig att söka i durtvå

En person vände sig till polisen och begärde ut alla förhör med en person med ett visst personnummer och de personer som var knutna till de aktuella fallen. Polismyndigheten menade att begäran var för oprecis och avslog den helt.

Personen överklagade till kammarrätten och när målet låg i domstolen ändrade sig Polismyndigheten och uppgav att det nog ändå gick att göra vissa sökningar i systemet RAR för tiden innan 2015 och i Durtvå för tiden därefter. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till polisen för ny prövning.

“Allt om mig” tillräckligt preciserat

En person begärde ut alla handlingar hos Polismyndigheten som gällde honom själv under en tidsperiod på drygt 20 år. Polismyndigheten tyckte att hans begäran var för oprecis, men han överklagade och fick rätt i kammarrätten. Domstolen skickade tillbaka ärendet till Polismyndigheten för att den skulle pröva om det fanns några handlingar som överensstämde med begäran.

Behövde inte lokalisera oregistrerade handlingar

Myndigheter är “…inte skyldiga att bedriva mera omfattande arkivforskning eller vidta mer omfattande utredningsåtgärder för att finna en handling som i och för sig är tydligt beskriven, men inte har registrerats”, ansåg kammarrätten i den här domen.

En person hade vänt sig till Karlstads kommun och begärt ut alla samordnade individuella vårdplaner som nämnden upprättat sedan år 2010. Kammarrätten bedömde att det skulle kräva en omfattande manuell genomgång av personakter för att få fram de aktuella handlingarna och att kommunen inte var skyldig att göra en sådan.   

Begäran var nöjaktigt preciserad

En person begärde ut den tentamen som hade fått bästa betyg eller en av de med bäst betyg, om det fanns flera med samma betyg, från fyra specifika tentamenstillfällen vid Luleå tekniska universitet. Universitetet nekade med hänvisning till att hennes begäran inte var så preciserad eller detaljerad att universitetet kunde identifiera handlingarna utan större svårigheter eller med en rimlig arbetsinsats. 

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut och skickade tillbaka ärendet dit. Kammarätten tyckte att begäran var klart definierad och att det inte handlade om så många tentamenstillfällen att det skulle bli ett övermäktigt jobb att leta fram handlingarna.

Riksarkivets eftersökningsavgift var olaglig

En person begärde att få ta del av ett antal bouppteckningar hos Riksarkivet. Myndigheten tog ut en eftersökningsavgift på 225 kr för att lämna ut en av dessa buppteckningarna. Myndigheten tillämpade i en intern policy om att en eftersökningsavgift ska tas ut om den enskilde inte kan precisera sin begäran så att uppgiften kan tas fram med hjälp av “en sökingång och ett uppslag i en arkivvolym”. Sökanden anmälde Riksarkivet till JO som kritiserade myndigheten för att den hade tagit ut en avgiften. Sökanden hade inte gett Riksarkivet något utredningsuppdrag som myndigheten hade rätt att ta betalt för utan han hade gjort en begäran med stöd av offentlighetsprincipen. Enligt JO framstod tillämpning av en eftersökningsavgift som ett sätt att kringgå principen om att arbetskostnaden för att ta fram en allmän handling från arkivet inte får ingå i avgiftsunderlaget. Det gäller även om handlingen skannas in och lämnas ut i elektronisk form, enligt JO:

“Det kan dock enligt min mening inte komma i fråga att en myndighet tar betalt för arbetskostnaden för att ta fram en handling från arkivet om den skannar in handlingen och lämnar ut den elektroniskt. I stället ska samma princip gälla som vid utlämnade av en papperskopia av handlingen. 

JO kritiserade också utformningen av Riksarkivets webbformulär för beställningar av handlingar eftersom den sökande inte kunde skicka in formuläret utan att kryssa i att den godkänner en eftersökningsavgift.

JO uttalade också att det framstod som mycket tveksamt att Riksarkivet hade lagstöd för att ta ut en avgift om fyra kronor per kopia för utlämnande pappershandlingar.

Riksarkivet fick också kritik för att det inte lämnade någon överklagandehänvisning när det gällde beslutet om en eftersökningsavgift.

Behövde inte leta fram mejl med vissa ord

En person begärde att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehöll något av vissa angivna sökord och som hade skickats under vissa angivna månader, oavsett vem som var avsändare eller mottagare. Arbetsförmedlingen avslog, bland annat med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad för att de begärda handlingarna skulle kunna identifieras. Kammarrätten delade den bedömningen. Enligt kammarrättens mening saknades det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävdes en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattade samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden.

KR_Sthlm_7359_18

Fick inte ut Tinderanvändares personnummer

Polismyndigheten vägrade lämna ut personnummer ur passregistret för de kvinnor som hade “svept höger” på sökandens profil på Tinder. Polismyndigheten menade att sökandens begäran var så oprecis att det inte gick att hitta de aktuella uppgifterna. Han hade till exempel skrivit: “Ebba, 20, folkbokförd någonstans i Skåne. Se bifogade tre bilder. Vad har hon för personnummer?” I avslagsbeslutet skrev Polismyndigheten att man inte har någon programvara för ansiktsjämförelse knuten till pass- eller körkortsregistret.

Polismyndigheten menade att kvinnornas personnummer dessutom var hemliga eftersom det kunde antas att de skulle lida men om uppgifterna lämnades ut till sökanden. Det gällde även om kvinnorna hade svept höger på hans profil, alltså uttryckt “en positiv inställning gentemot vederbörandes fysiska uppenbarelse”.  Sökanden överklagade men kammarrätten fastställde Polismyndighetens beslut med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad.

KR_Sthlm_7665_18

Polisen behövde inte leta fram statistikunderlag

Polismyndigheten visste inte vilka ärenden som hade ingått i en särskild gänginsats som myndigheten hade gjort i Uppsala. Därför var myndigheten inte skyldig att plocka fram handlingar ur dessa ärenden när en forskare ville granska underlaget för det redovisade resultatet av insatsen.

KR_Sthlm_6643_18

Det överklagade beslutet

Polisens statistik om den särskilda gänginsatsen

Radiotjänst måste använda alternativ sökväg

En person vände sig till Radiotjänst i Kiruna AB och begärde att få ta del av anmälningsblanketter för TV-innehav som ett antal utpekade kontrollanter hade gett in till bolaget under vissa specificerade tidsperioder. Bolaget avslog delar av begäran eftersom vissa blanketter bara kunde lokaliseras via kontrollanternas personalakter. Bolagets personaladministration ingår inte i den del av verksamhet som omfattas offentlighetsprincipen och därför ansåg bolaget att det inte var skyldigt att ta fram handlingarna den vägen. Sökanden överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Men när sökanden gick vidare till Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fick hen rätt. HFD konstaterade att en manuell genomsökning av samtliga ärenden under relevanta tidsperioder var så omfattande att den inte kunde krävas av bolaget. Däremot slog HFD fast att bolaget var skyldigt att använda personalakterna som sökväg för att hitta de resterande blanketterna. Att personalakterna som sådana inte omfattades av offentlighetsprincipen spelade ingen roll, enligt domstolen.

“Det finns inte någon från handlingsoffentligheten härledd skyldighet att utnyttja varje tänkbar uppgiftssamling eller varje tänkbart hjälpmedel för att eftersöka allmänna handlingar. En myndighets skyldighet att tillförsäkra enskilda tillgång till allmänna handlingar sträcker sig emellertid längre än vad som kan krävas av myndigheter i andra sammanhang (jfr prop. 1985/86:80 s. 59). Det innebär att myndigheten inte alltid kan inskränka sin sökning till de register och uppgifts-samlingar som direkt avser den verksamhet eller de ärendeslag från vilka allmänna handlingar begärs ut. Har myndigheten exempelvis sammanställningar som primärt är avsedda att användas i en annan del av verksamheten, men som myndigheten känner till kan användas för att utan större arbetsinsats eftersöka begärda handlingar, bör det ankomma på myndigheten att använda dessa.”

HFD skickade tillbaka ärendet till Radiotjänst för fortsatt handläggning.

HFD_781_17