Tjänsteman får inte begränsa sökandens begäran

En person JO-anmälde en tjänsteman vid Kriminalvården för att denne vid flera tillfällen hade tolkat en begäran om samtliga handlingar i ett ärende som en begäran om enbart besluten i ärendet. Det här utan att fråga den sökande hur begäran skulle tolkas, och utan att underrätta vederbörande om att det som lämnades ut faktiskt inte var samtliga handlingar. Anmälaren bifogade också ett mejl mellan tjänstemannen och en annan anställd på Kriminalvården där tjänstemannen själv skrev att han brukade tolka allmänt hållna begäran på det här sättet.

JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över anmälan. I svaret framgick att den anmälda tjänstemannen påstod att han hade ringt till den sökande för att diskutera dennes begäran, och att sökanden då hade begränsat begäran till enbart besluten. Det fanns dock inga tjänsteanteckningar från dessa telefonsamtal.

Anmälaren yttrade sig över myndigheten svar och bestred att det skulle ha förekommit några telefonsamtal. Han påpekade att sökanden aldrig hade uppgett sitt telefonnummer för myndigheten. Däremot hade tjänstemannen mejlat sökanden från sin privata mejladress under sin föräldraledighet.

JO började med att konstatera följande: “En enskild tjänsteman får inte på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställning”.

JO påpekade också att en tjänsteman som lämnar uppgifter på JO:s begäran har sanningsplikt. JO tyckte nämligen att dokumentationen talade emot tjänstemannens påståenden om att det hade förekommit telefonsamtal där sökanden själv hade begränsat sin begäran. JO kunde dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att tjänstemannen hade lämnat oriktiga uppgifter.

Om det var som tjänstemannen påstod, att det hade förekommit telefonsamtal, borde dessa ha dokumenterats. I så fall förtjänade tjänstemannen kritik för att inte ha gjort det, tyckte JO.

JO kritiserade även tjänstemannen för att han hade använt sin privata e-postadress vid kontakter med allmänheten.

Hemlig handling kan vara av ringa betydelse

En handling kan anses vara av uppenbart ringa betydelse för en myndighets verksamhet  även om den innehåller sekretessbelagda uppgifter. Det bedömde JO i detta beslut. Ombudsmannen kritiserade därför inte Utrikesdepartementet för att myndigheten inte hade diariefört ett antal mejl.

JO poängterade att det är handlingens betydelse för myndighetens verksamhet som avgör om den är av “uppenbart ringa betydelse” enligt OSL 5:1 4 st. Att en handling som saknar betydelse för myndighetens verksamhet ändå har ett intresse från offentlighetssynpunkt medför därför inte att handlingen måste registreras eller hållas tillgänglig på annat sätt, vilket framgår av prop. 1979/80:2 Del A s. 353 f.

JO 6579-2016

JO-kritik för sent och bristfälligt beslut

JO kritiserade styrelseordföranden i ett kommunalt bolag för att bolaget dröjt för länge med att fatta ett avslagsbeslut i ett ärende om utlämnande av allmänna handlingar. Beslutet saknade dessutom besvärshänvisning och det framgick inte på vilken grund som bolaget hade sekretessbelagt handlingarna.

jo_5415_12

Se även HR Skåne och Blekinge B 28-14.

JO 337-14

En tjänsteman på det kommunala bostadsbolaget Poseidon i Göteborg vägrade fatta ett överklagbart sekretessbeslut innan mottagaren lovat betala för maskade kopior av de begärda handlingarna. Det hade bolaget inte någon rättsligt stöd för, konstaterade JO i det här beslutet.

JO_337_14

JO 4171-11

En person begärde hos Försvarsmakten, bl.a. Ledningsregementet och Livgardet, att få en sammanställning av vissa anställdas namn, grad, befattning och lön. JO kritiserade Försvarsmakten för att ha dröjt för länge med att lämna ut sammanställningen. Dessutom tvingades personen identifiera sig för att hämta ut handlingen, vilket var fel enligt JO. Det här eftersom Försvarsmakten redan konstaterat att sammanställning var offentlig i sin helhet. JO slog också fast att en myndighet inte får efterfråga en persons syfte med en begäran bara för att det är personuppgifter som begärs ut. Enligt JO krävs det att det finns någon konkret omständighet som gör att det kan antas att personuppgiften efter utlämnandet kommer att behandlas på ett sätt som omfattas av personuppgiftslagen.

Däremot tyckte inte JO att Försvarsmakten var skyldig att lämna ut sammanställningen i elektronisk form via e-post. Personen som begärt ut sammanställningen hade inte heller rätt till ett överklagbart avslagsbeslut i frågan om formen för utlämnandet.

JO_4171_11

KR Sthlm 5530-11

Ett företag begärde ut handlingar från Husbyggnadsvaror HBV förening som är en sådan kommunkontrollerad ekonomisk förening som ska jämställas med en myndighet vid tillämpning av TF. Förenings upphandlingschef hade fått fullmakt av föreningens vd att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar och beslutade med stöd av den att avslå företagets begäran. Efter överklagande konstaterade kammarrätten att föreningens vd visserligen själv var behörig att fatta beslut om utlämnande av handlingar men däremot inte kunde ge någon annan fullmakt att göra det. Avslagsbeslutet var därmed inte giltigt och kunde av den anledningen inte överklagas.

KR_Sthlm_5530_11

JO 2008/09 s. 538

JO förtydligade i detta beslut att rätten att ta del av allmänna handlingar gäller “envar”, dvs. även dem som är anställda vid den myndighet där handlingarna förvaras. I det här fallet var det en anställd på Försäkringskassan som hade begärt ut ansökningshandlingarna från de sökande till vissa tjänster på myndigheten. JO konstaterade också att det var ett brott mot efterforskningsförbudet att fråga vad den anställde skulle använda handlingarna till. JO poängterade slutligen att ett utlämnande inte får fördröjas av att den tjänsteman som i första hand ansvarar för de aktuella handlingarna är frånvarande.

JO_2008_09_s_538