Mötesanteckningar var inte allmänna

En journalist begärde ut anteckningar från dialogmöten som hade hållits mellan tjänstemän och politiker på olika nämnder i Hässleholms kommun kring detaljplanen för ett reningsverk. Kommunen avslog med hänvisning till att det rörde sig om minnesanteckningar som tillkommit endast för föredragning eller beredning av ärenden och inte hade tillfört ärendena några nya sakuppgifter. Dessutom var de berörda ärendena ännu inte avslutade.

Journalisten överklagade. Hon menade att de begärda handlingarna var att jämställa med protokoll, eftersom syftet var att dokumentera vad som sagts och överenskommits i olika frågor av gemensamt intresse för de olika nämnder som var representerade vid mötena. Kommunen, som yttrade sig över överklagande, gav en annan bild. Enligt kommunen handlade det om enkla agendor inför mötena: ”Anteckningarna ligger i OneNote och skickas inte ut för synpunkter eller justering. De kan liknas vid en komihåg-lista och ett arbetsmaterial för samordning och information mellan de olika förvaltningarna med tillhörande nämnder.”

Kammarrätten avslog överklagandet. Domstolen konstaterade inledningsvis att de aktuella anteckningarna inte var expedierade. Här tog man fasta på kommunens uppgifter om att anteckningarna inte hade skickats till ”vare sig dem som närvarade vid mötena eller till någon annan”. Samtidigt slog kammarrätten fast att flera personer hade haft tillgång till anteckningarna i digital form, men huruvida dessa fanns på olika nämnder/förvaltningar och om handlingarna därmed hade korsat gränsen mellan fristående organ inom kommunen berördes inte av domstolen.

Domstolen gick i stället vidare till en bedömning av om anteckningarna hade färdigställts på annat sätt, men kom fram till att så inte var fallet, eftersom de inte hade justerats. Deras slutliga innehåll hade inte heller bestämts på något annat sätt, enligt domstolen.

Enligt kammarrätten kunde det tänkas att vissa anteckningar innehöll uppgifter om ärenden som numera var avslutade. Domstolen tyckte dock inte att det fanns något som tydde på att dessa anteckningar i så fall hade tillfört några sakuppgifter till dessa avslutade ärenden. De var därför inte allmänna av det skälet heller.

Ljudupptagningar var minnesanteckningar

Inför ett politiskt beslut om ett kommunal grönområde ordnades möten mellan politikerna i byggnadsutskottet och närboende. Vid mötet gjordes ljudupptagningar som en av mötesdeltagarna senare begärde ut. Kommunen avslog begäran. Mötesdeltagaren överklagade till kammarrätten som fastställde kommunens avslagsbeslut. Domstolen konstaterade att ljudupptagningarna visserligen hörde till ett ärende som var avslutat men att de inte hade arkiverats. Syftet med upptagningarna var att de skulle användas som underlag för protokoll som sedan skulle tillföras ärendet. Det var protokollen som tillförde ärendet sakuppgifter, enligt kammarrätten. Ljudupptagningarna skulle däremot betraktas som minnesanteckningar.

Protokollförares minnesanteckningar inte allmän handling

Anteckningar som en protokollförare hade fört vid en muntlig förhandling i förvaltningsdomstol var inte en allmän handling. Det menade kammarrätten i denna dom. Anteckningarna var visserligen inte minnesanteckningar i TF:s mening eftersom de hade tillfört målet sakuppgifter. Men de kunde betraktas som utkast till det formella protokollet som senare upprättades. Eftersom anteckningarna/utkastet inte hade tagits om hand för arkivering var det inte en allmän handling trots att målet var avslutat, enligt kammarrätten.

KR_Jonkoping_3698_17

KR Sthlm 3060-11

Mötesanteckningarna från Fastighetsmäklarnämndens personalmöten är allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Domstolen tog ingen hänsyn till att nämnden beskrivit mötena som både ”interna” och ”informella”. Istället tog domstolen fasta på att myndighetschefen efter varje möte skickat ut anteckningarna till samtliga anställda via e-post och att de därmed fick anses som färdigställda och följaktligen allmänna handlingar

SthlmKRdom_3060_11

RÅ 1998 ref. 52

Vid sammanträden i en kommunledningsgrupp, som var ett rådgivande organ till kommundirektören, fördes anteckningar som skrevs ut och distribuerades till gruppens medlemmar. Anteckningarna bedömdes vara allmänna handlingar i den mån de inte hänförde sig till ännu inte avgjorda ärenden.

RA_1998_ref_52