Tipslista var löpande förteckning

En lista med kontrollerade tips som förvarades hos Tillväxtverket var en sådan löpande förd förteckning som blir allmän redan när den färdigställts för anteckning eller införing. Det bedömde kammarrätten i den här domen. Listan innehöll information om de näringsidkare som hade kontrollerats med anledning av inkomna tips, och innehöll bland annat en kolumn där myndigheten i vissa fall hade gjort noteringen ”till utredn”.

Kammarrätten ansåg att listan var en löpande förd förteckning eftersom den fördes kontinuerligt och på obestämd tid. Den uppdaterads varje gång ett tips om en viss näringsidkare hade kontrollerats och därmed uppfyllde den kriteriet att händelser registrerades i listan varefter de inträffade. ”Något krav på att det av förteckningen ska framgå vid vilken tidpunkt en anteckning har införts finns inte”, konstaterade kammarrätten.

En journalist begärde ut de tips som inte hade lett till någon ytterligare kontroll. Tillväxtverket avslog med hänvisning till den sekretess som gäller i ärenden om anställningsfrämjande åtgärder till skydd för enskildas affärsförhållanden och till skydd för anmälare. Myndigheten tillämpade också den sekretess som skyddar uppgifter om planläggning och förberedelser för granskning och pågående granskning.

Journalisten överklagade och kammarrätten upphävde Tillväxtverkets beslut. De åberopade sekretessreglerna gäller enbart uppgifter i ärenden om anställningsfrämjande åtgärder, respektive planerade och pågående granskningar. Ett inkommet tips som Tillväxtverket inte har gått vidare med kunde inte anses ingå i sådana ärenden eller granskningar, enligt kammarrätten.

Bokningslistor för sporthallar inte allmänna handlingar

En polisanställd begärde ut samtliga bokningslistor för sportahallarna på Polishögskolan i Sörentorp. Polismyndigheten avslog begäran. Av avslagsbeslutet framgick att bokningslistorna hade skapats av personalen i receptionen på polishögskolan med hjälp av ett internetbaserat bokningssystem. Listorna hade inte skickats till någon utanför myndigheten och tillhörde inte heller något ärende där. Enligt Polismyndigheten rörde det sig inte heller om sådana löpande förda förteckningar som enligt praxis blir allmänna handlingar. Den polisanställde överklagade beslutet men även kammarrätten avslog. Domstolen pekade på att listan inte avsåg inträffade händelser utan bokningar av kommande händelser. Därmed var den inte en allmän handling, konstaterade domstolen, och hänvisade till ett tidigare avgörande i Högsta förvaltningsdomstolen (HFD 2015 ref. 4).

KR_Sthlm_410_18

Loggar för enskilda tjänstemäns inkorgar var allmänna

En person vände sig till Trafikverket och begärde ut de e-postloggar som två tjänstemän hade ”på sina datorer” samt andra eventuella register (bibliotek och mappar) som de två hade skapat på sina datorer för att hålla reda på in- och utgående mejl. Trafikverket avslog begäran. Det finns vägledande domar som säger att e-postloggar är allmänna handlingar (se främst RÅ 1998 ref. 44) men dessa gäller loggar som skapas och förvaras centralt i ett e-postsystem som används vid en myndighet, ansåg Trafikverket. I det här fallet, menade myndigheten, gällde begäran i praktiken att få en kopia av de två tjänstemännens inkorgar. Trafikverket tyckte inte att en inkorg kan liknas vid ett sådant register eller en sådan löpande förd förteckning som utgör allmän handling eftersom den enskilda tjänstemannen styr över vilka meddelanden som hamnar i inkorgen samt hur dessa ska presenteras och sorteras. Därmed är inkorgen den enskilda medarbetarens arbetsverktyg och har större likheter med en sådan elektroniskt förd kalender som inte har ansetts vara en allmän handling i praxis (se HFD-dom om kalender i Outlook). Personen överklagade Trafikverkets avslagsbeslut till kammarrätten. Domstolen ändrade beslutet och förklarade att förteckningarna över in- och utgående mejl på tjänstemännens datorer var allmänna handlingar. Att tjänstemännen kunde ändra förteckningarnas utformning genom att sortera dem i olika mappar eller radera vissa meddelanden påverkade inte deras status som automatiskt skapade och löpande förda förteckningar av den sort som har ansetts vara allmänna handlingar, menade kammarrätten.

KR_Sundsvall_85_18

Anteckningar om elev var allmänna handlingar

Kammarrätten konstaterade att återkommande anteckningar om en elevs skolarbete som hade delats mellan en specialpedagog och en elevassistent var allmänna handlingar. Anteckningarna fördes i kronologisk ordning och nya uppgifter tillfördes fortlöpande. Mot denna bakgrund bedömde kammarrätten att handlingarna skulle betraktas som sådana journaler som blir allmänna handlingar så snart de har färdigställts för anteckning eller införing.

KR_Sthlm_1428_17

 

HFD 2015 ref. 4

En elektroniskt kalender i exempelvis programmet Outlook kan inte jämställas med en sådan fortlöpande förd förteckning som anses upprättat så snart den har färdigställts för anteckningar. Det slog Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fast i den här domen. Tidningen Lundagård  begärde hos Lunds universitet att få ta del av elektroniskt förda kalendrar för rektor, prorektor och vicerektorer under ett års tid. Lunds universitet avslog tidningens begäran med motiveringen att kalendrarna inte var att betrakta som allmänna handlingar. Kammarrätten och senare HFD gick på samma linje och avslog tidningens överklaganden. HFD motiverade sitt ställningstagande med att kalendrarna inte användes för att registrera händelser varefter de inträffade och att noteringarna inte gjordes i kronologisk ordning.

HFD_2368_14

HFDpt_2368_14

Yttrande_Datainspektionen