Syftet med bevarande inte avgörande för utlämnande

En person begärde ut Arbetsförmedlingens beslut om anvisning och återtagen anvisning till en viss utbildning åren 2015-2018. Arbetsförmedlingen avslog begäran. Besluten från 2015 hade överlämnats till Riksarkivet och förvarades inte längre hos Arbetsförmedlingen. Besluten från senare år fanns visserligen i Arbetsförmedlingens system men hade endast bevarats för vetenskapliga ändamål enligt den personuppgiftsreglering som gäller för uppgifter om arbetssökande i en arbetsmarknadspolitisk databas. Att lämna ut besluten som allmänna handlingar överensstämde inte med det syftet, bedömde Arbetsförmedlingen.

Personen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen fastställde Arbetsförmedlingens avslagsbeslut i den del som gällde handlingar som hade överlämnats till Riksarkivet. De var inte längre förvarade hos Arbetsförmedlingen, konstaterade kammarrätten och avslog överklagandet i den delen.

Besluten från senare år var däremot allmänna handlingar, ansåg kammarrätten. ”En bestämmelse som anger att material eller uppgifter ska bevaras för vissa ändamål innebär dock inte en begränsning i rätten att ta del av allmänna handlingar”, skrev kammarrätten och skickade tillbaka ärendet till Arbetsförmedlingen för sekretessprövning av besluten.

Fick 2 kronor i skadestånd av staten

Riksarkivet tog ut en avgift på 4 kronor per sida när en person begärde kopior om 16 sidor ur en handling. Det gav en totalkostnad på 64 kronor. Personen betalade avgiften men begärde ett överklagbart beslut. Han fick inget sådant beslut och vände sig i stället till JK där han begärde skadestånd om 2 kronor av staten.

JK beviljade det begärda skadeståndet. Av förordningen med instruktion för Riksarkivet framgår att myndigheten får bestämma storleken på avgiften för kopior av allmänna handlingar när en beställning understiger 10 sidor. Om begäran omfattar fler än 10 sidor blir avgiftsförordningen i stället tillämplig och då gäller 50 kronor för de första 10 sidorna och sedan 2 kronor per sida därutöver. Det hade gett en totalkostnad om 62 kronor. JK beviljade skadestånd för mellanskillnaden på 2 kronor. JK kritiserades också att Riksarkivet inte hade gett sökanden en besvärshänvisning.

Till saken hör att JO några år tidigare hade kritiserat Riksarkivet just för att myndigheten tog ut 4 kronor per sida även när begäran avsåg fler än tio sidor. I samma beslut fick Riksarkivet också kritik av JO för att man inte hade lämnat någon besvärshänvisning i samband med avgiftsuttaget.

Riksarkivet fick bakläxa om krisplan

En person på Regionarkivet i Sörmland vände sig till Riksarkivet och begärde ut myndighetens krisplan för att använda den som ett underlag i arbetet med att ta fram ett liknande dokument.

Riksarkivet avslog begäran med hänvisning till att mallen för krisplanen var framtagen av ett konsultföretag som hade upphovsrätt till denna. Enligt Riksarkivets avtal med företaget fick mallen inte lämnas ut utan ett skriftligt medgivande från företaget. Riksarkivet bedömde att det var osannolikt att företaget skulle ge sitt medgivande och avslog begäran.

Personen överklagade till kammarrätten som upphävde Riksarkivets beslut, eftersom det saknade en hänvisning till relevanta regler i OSL samt en närmare redogörelse för vilka överväganden som hade legat till grund för beslutet.

Fel att handlägga i turordning

När en person begärde ut handlingar från Riksarkivet fick hon besked av registrator att myndigheten handlägger inkommande ärenden om handlingsutlämnande i turordning. Personen anmälde detta till JO och ifrågasatte om rutinen var förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen.

JO hänvisade till ett tidigare ärende där ombudsmannen hade uttalat att en liknande rutin kunde strida mot tryckfrihetsförordningen. JO lät dock Riksarkivet komma undan med en erinran.

Riksarkivet fick dubbel bakläxa på GDPR-sekretess plus JO-kritik

Kammarrätten upphävde Riksarkivet beslut att sekretessbelägga källhistoriskt material med stöd av GDPR-sekretess. Företaget som hade begärt ut materialet avsåg att publicera det på en webbplats med utgivningsbevis. Den avsedda personuppgiftsbehandlingen var alltså undantagen GDPR. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till Riksarkivet för prövning av om materialet var sekretessbelagt på någon annan grund.

Riksarkivet överklagade domen. HFD avvisade överklagandet eftersom bara sökanden är behörig att överklaga ett beslut angående rätten att ta del av allmänna handlingar. Riksarkivet hade därför inte rätt att överklaga kammarrättens dom.

Riksarkivet fattade ett nytt beslut där myndigheten återigen avslog företagets begäran med hänvisning till GDPR-sekretess. Myndigheten tyckte att kammarrätten hade ”lämnat motstridiga skäl” och sade sig var skyldig att tillämpa sekretess ”om det finns skäl både för och emot”. Företaget överklagade till kammarrätten som återigen upphävde Riksarkivets beslut.

Domstolen konstaterade att företaget i stort sett är undantagen regleringen i GDPR genom sitt utgivningsbevis, men att det finns ett undantag. Det är bestämmelsen i 1 kap. 20 § yttrandefrihetsgrundlagen som säger att grundlagen inte hindrar förbud mot databaser där man kan söka på känsliga personuppgifter som till exempel etniskt ursprung, hudfärg och religiös övertygelse. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till Riksarkivet för att myndigheten skulle pröva om undantagsbestämmelsen var tillämplig i ärendet.

Efter att kammarrätten för andra gången återförvisat ärendet till Riksarkivet lät myndigheten det ligga utan några åtgärder. Företaget JO-anmälde då myndigheten. JO riktade allvarlig kritik mot Riksarkivet eftersom myndighetens agerande närmast fick betecknas som domstolstrots.

Riksarkivets eftersökningsavgift var olaglig

En person begärde att få ta del av ett antal bouppteckningar hos Riksarkivet. Myndigheten tog ut en eftersökningsavgift på 225 kr för att lämna ut en av dessa buppteckningarna. Myndigheten tillämpade i en intern policy om att en eftersökningsavgift ska tas ut om den enskilde inte kan precisera sin begäran så att uppgiften kan tas fram med hjälp av ”en sökingång och ett uppslag i en arkivvolym”. Sökanden anmälde Riksarkivet till JO som kritiserade myndigheten för att den hade tagit ut en avgiften. Sökanden hade inte gett Riksarkivet något utredningsuppdrag som myndigheten hade rätt att ta betalt för utan han hade gjort en begäran med stöd av offentlighetsprincipen. Enligt JO framstod tillämpning av en eftersökningsavgift som ett sätt att kringgå principen om att arbetskostnaden för att ta fram en allmän handling från arkivet inte får ingå i avgiftsunderlaget. Det gäller även om handlingen skannas in och lämnas ut i elektronisk form, enligt JO:

”Det kan dock enligt min mening inte komma i fråga att en myndighet tar betalt för arbetskostnaden för att ta fram en handling från arkivet om den skannar in handlingen och lämnar ut den elektroniskt. I stället ska samma princip gälla som vid utlämnade av en papperskopia av handlingen. 

JO kritiserade också utformningen av Riksarkivets webbformulär för beställningar av handlingar eftersom den sökande inte kunde skicka in formuläret utan att kryssa i att den godkänner en eftersökningsavgift.

JO uttalade också att det framstod som mycket tveksamt att Riksarkivet hade lagstöd för att ta ut en avgift om fyra kronor per kopia för utlämnande pappershandlingar.

Riksarkivet fick också kritik för att det inte lämnade någon överklagandehänvisning när det gällde beslutet om en eftersökningsavgift.

Ömtålig handling behövde inte lämnas ut

Riksarkivet behövde inte lämna ut handlingar som var så skadade av brand och mögel att de skulle förstöras vid ett utlämnande, oavsett om det skedde på stället eller i form av avskrift eller kopia. Det slog HFD fast i den här domen. Det fanns, enligt HFD, betydande hinder mot att lämna ut handlingarna på stället. Någon skyldighet att lämna ut kopior av handlingarna fanns inte heller. HFD menade nämligen att rätten att ta del av en handling genom avskrift eller kopia förutsätter att det är praktiskt möjligt att framställa en sådan utan att handlingen förstörs.

HFD_3514_18

Absolut sekretess även för äldre straffregister

En man begärde ut en äldre kriminalregisterakt för en viss person. Akten ingick i det straffregister som fördes av Kriminalvårdsstyrelsen under åren 1915-1963. Riksarkivet avslog begäran med hänvisning till den absoluta sekretessen i OSL 35:3. Kammarrätten fastställde Riksarkivets beslut efter överklagande.

KR_Sthlm_2608_16

Ingen rättighet bli gallrad ur SÄPO-arkiv

En enskild person kan inte med stöd av arkivlagen kräva att handlingar ska gallras ur en myndighets arkiv. Myndighetens beslut att avslå en begäran om gallring är därför inte överklagbart. Det slog HFD fast i denna dom. Målet gällde en man som begärt att Riksarkivet skulle förstöra vissa handlingar om honom som ingick i ett arkiv som myndigheten tagit över från Säkerhetspolisen, Säpo.

HFD_1709_15

HFD 7820-13

En kvinna begärde hos Riksarkivet att få ut sin avlidna mammas personakt. I akten fanns uppgifter om identiteten på kvinnans bortadopterade halvsyster. Riksarkivet vägrade lämna ut identitetsuppgifterna och kvinnan överklagade men fick avslag i både kammarrätten och HFD. Domstolarna menade att halvsystern eller hennes närstående kunde lida men av ett utlämnande eftersom halvsystern eventuellt var ovetande om att hon var adopterad.

HFD_7820_13