Riksarkivets eftersökningsavgift var olaglig

En person begärde att få ta del av ett antal bouppteckningar hos Riksarkivet. Myndigheten tog ut en eftersökningsavgift på 225 kr för att lämna ut en av dessa buppteckningarna. Myndigheten tillämpade i en intern policy om att en eftersökningsavgift ska tas ut om den enskilde inte kan precisera sin begäran så att uppgiften kan tas fram med hjälp av “en sökingång och ett uppslag i en arkivvolym”. Sökanden anmälde Riksarkivet till JO som kritiserade myndigheten för att den hade tagit ut en avgiften. Sökanden hade inte gett Riksarkivet något utredningsuppdrag som myndigheten hade rätt att ta betalt för utan han hade gjort en begäran med stöd av offentlighetsprincipen. Enligt JO framstod tillämpning av en eftersökningsavgift som ett sätt att kringgå principen om att arbetskostnaden för att ta fram en allmän handling från arkivet inte får ingå i avgiftsunderlaget. Det gäller även om handlingen skannas in och lämnas ut i elektronisk form, enligt JO:

“Det kan dock enligt min mening inte komma i fråga att en myndighet tar betalt för arbetskostnaden för att ta fram en handling från arkivet om den skannar in handlingen och lämnar ut den elektroniskt. I stället ska samma princip gälla som vid utlämnade av en papperskopia av handlingen. 

JO kritiserade också utformningen av Riksarkivets webbformulär för beställningar av handlingar eftersom den sökande inte kunde skicka in formuläret utan att kryssa i att den godkänner en eftersökningsavgift.

JO uttalade också att det framstod som mycket tveksamt att Riksarkivet hade lagstöd för att ta ut en avgift om fyra kronor per kopia för utlämnande pappershandlingar.

Riksarkivet fick också kritik för att det inte lämnade någon överklagandehänvisning när det gällde beslutet om en eftersökningsavgift.

Ömtålig handling behövde inte lämnas ut

Riksarkivet behövde inte lämna ut handlingar som var så skadade av brand och mögel att de skulle förstöras vid ett utlämnande, oavsett om det skedde på stället eller i form av avskrift eller kopia. Det slog HFD fast i den här domen. Det fanns, enligt HFD, betydande hinder mot att lämna ut handlingarna på stället. Någon skyldighet att lämna ut kopior av handlingarna fanns inte heller. HFD menade nämligen att rätten att ta del av en handling genom avskrift eller kopia förutsätter att det är praktiskt möjligt att framställa en sådan utan att handlingen förstörs.

HFD_3514_18

Absolut sekretess även för äldre straffregister

En man begärde ut en äldre kriminalregisterakt för en viss person. Akten ingick i det straffregister som fördes av Kriminalvårdsstyrelsen under åren 1915-1963. Riksarkivet avslog begäran med hänvisning till den absoluta sekretessen i OSL 35:3. Kammarrätten fastställde Riksarkivets beslut efter överklagande.

KR_Sthlm_2608_16

Ingen rättighet bli gallrad ur SÄPO-arkiv

En enskild person kan inte med stöd av arkivlagen kräva att handlingar ska gallras ur en myndighets arkiv. Myndighetens beslut att avslå en begäran om gallring är därför inte överklagbart. Det slog HFD fast i denna dom. Målet gällde en man som begärt att Riksarkivet skulle förstöra vissa handlingar om honom som ingick i ett arkiv som myndigheten tagit över från Säkerhetspolisen, Säpo.

HFD_1709_15

HFD 7820-13

En kvinna begärde hos Riksarkivet att få ut sin avlidna mammas personakt. I akten fanns uppgifter om identiteten på kvinnans bortadopterade halvsyster. Riksarkivet vägrade lämna ut identitetsuppgifterna och kvinnan överklagade men fick avslag i både kammarrätten och HFD. Domstolarna menade att halvsystern eller hennes närstående kunde lida men av ett utlämnande eftersom halvsystern eventuellt var ovetande om att hon var adopterad.

HFD_7820_13