Telefonloggar inte förvarade hos kommun

Ett företag begärde hos Salems kommun att få ut loggar över inkommande och utgående telefonsamtal under två dagar. Kommunen avslog eftersom loggarna inte sparades så långt tillbaka som begäran avsåg.

Företaget överklagade till kammarrätten och yrkade att kommunen skulle hämta in loggarna från sin teleoperatör.

Kammarrätten tycke inte att det fanns någon anledning att ifrågasätta kommunens uppgift att de aktuella loggarna var gallrade. “Eftersom det skulle krävas att kommunen begär ut handlingarna från sin telefonoperatör anser kammarrätten att handlingarna inte heller kan göras tillgängliga med enbart rutinbetonade åtgärder”, fortsatte domstolen sitt resonemang. Slutsatsen blev att loggarna inte var förvarade hos kommunen och därmed inte heller några allmänna handlingar.  

E-postlogg kunde inte sammanställas på rutin

Enligt Stockholms stad skulle det kräva tre timmars arbete av en utomstående konsult, till en kostnad om 5 494 kr, för att ta fram de e-postloggar som den sökande hade begärt. Det var för mycket begärt, tyckte kammarrätten. Sammanställningen kunde inte göras med rutinbetonade åtgärder och var inte en förvarad handling hos staden.

Sammanställning inte rutinbetonad (RÅ 1989 not. 533)

En person begärde en sammanställning av uppgifter om sotning ur en ADB-upptagning som fanns vid Räddningsnämnden i Ludvika. Nämnden ansåg att det skulle krävas en för stor arbetsinsats för att göra sammanställningen och avslog begäran.

Personen överklagade och skrev att sammanställningen kunde göras med rutinbetonade åtgärder även om det enligt uppgift skulle ta tre timmar att göra den. Att det var krångligt att göra sammanställningen på grund av “icke ändamålsenlig programmering” borde inte drabba allmänheten, tyckte personen.

Kammarrätten avslog överklagandet. Enligt domstolen skulle sammanställningen kräva “en bearbetning som får anses gå utöver sådana rutinbetonade åtgärder” som en myndighet är skyldig att göra.

Regeringsrätten (nuvarande HFD) avslog när personen överklagade kammarrättens dom.

Tre timmar för ett statistikutdrag var rutinbetonat

En person begärde ut statistik om utbetald efterlevandepension för barn och ungdomar under en viss tidsperiod, uppdelat på mottagarnas ursprung och ålder.

Pensionsmyndigheten avslog begäran med hänvisning till att den begärda statistiken inte kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder. Enligt myndighetens uppskattning skulle det ta cirka tre timmar att göra utdraget inklusive kvalitetskontroller. Sökanden överklagade beslutet.

I kammarrätten förklarade Pensionsmyndigheten att den begärda sammanställningen bland annat krävde en samkörning av fyra mycket omfattande register, dessutom behövde myndigheten skapa en särskild programkod.

Men kammarrätten biföll överklagandet, främst med hänvisning till att sammanställning endast skulle ta tre timmar enligt myndighetens egen uppskattning.

Hade rätt till registerutdrag

En person hade rätt att få ut uppgifter om sig själv i Försäkringskassans assistansregister. Kammarrätten menade att utdraget kunde göras med rutinbetonade åtgärder eftersom begäran var tillräckligt preciserad.

Journalistiskt ändamål trumfade GDPR-sekretess

En person begärde ut antagningslistor till förskoleklasserna i Stockholms kommunala skolor för höstterminen 2018 men fick avslag av kommunen. Personen hade tagit fram ett system för att placera barn rättvist i skolor enligt den relativa närhetsprincipen och ville använda de begärda uppgifterna för att kontrollera om kommunens skolplaceringar gjordes enligt lag.

Kommunen avslog begäran med hänvisning till att det rörde sig om ett massuttag gällande 11.000 elever och att det kunde antas att uppgifterna skulle behandlas i strid med dåvarande personuppgiftslagen, numera GDPR. Det uppgivna ändamålet för behandlingen var inte av rent privat natur och utgjorde inte heller ett berättigat intresse, bedömde kommunen.

Personen överklagade till kammarrätten och framställde ett alternativt yrkande om att namn och personnummer på barnen kunde ersättas av en unik kod som kunde användas för att identifiera samma elev i olika skolors antagningslistor.

Kammarrätten bedömde att det uppgivna ändamålet var ett berättigat intresse, enligt GDPR, men att de registrerade barnens intresse av skydd för namn och personnummer vägde tyngre. Domstolen prövade även om kommunen var skyldig att sammanställa en lista där namn och personnummer hade ersatts av en unik kod men fann att en sådan sammanställning inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder.

Senare begärde samma person ut motsvarande listor från Barn- och utbildningsförvaltningen i Huddinge kommun. Det blev avslag även där med hänvisning till GDPR-sekretess. När personen överklagade beslutet lade kommunen till en avslagsgrund i sitt yttrande till kammarrätten, nämligen att de begärda listorna inte var allmänna handlingar eftersom de inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder.

Klaganden bemötte detta på följande sätt: “Enligt instruktionsvideor för den systemlösning som kommunen använder för skolplaceringar har systemlösningen en exportfunktion som innebär att information enkelt kan exporteras till Excel. Handlingarna är därför allmänna.”

Vad gällde sekretessfrågan invände klaganden att hon begärde ut listorna för journalistiska ändamål eftersom hon tänkte publicera resultatet av sin granskning på hemsidan relativnarhet.se som hon drev tillsammans med sin man.

Kammarrätten gick på klagandens linje och bedömde att listorna var allmänna handlingar och att GDPR-sekretessen inte var tillämplig eftersom begäran avsåg ett journalistiskt ändamål. Domstolen återförvisade ärendet till kommunen för prövning av om det fanns någon annan sekretessgrund.



HD vägrade blurra film

En person begärde hos Högsta domstolen att få en kopia av ett filmat förhör i en version där endast ombudet syns och den hörde är bortklippt, maskerad eller blurrad. Domstolen avslog begäran med hänvisning till att den inte kunde ta fram en bearbetad kopia av filmen med rutinbetonade åtgärder.

Kommun skyldig att lämna ut socialchefens e-postadress

Kammarrätten konstaterade att Personalnämnden i Skellefteå kommun var skyldig att plocka fram och lämna ut e-postadresserna till socialchefen och ekonomichefen i kommunen. Domstolen ansåg att nämnden skulle klara att göra det med rutinbetonade åtgärder.

E-postlogg i molntjänst inte förvarad hos myndighet

Kommunalförbundet Sydarkivera avslog en begäran från en person som ville ha ut e-postlogg och internethistorik för en av förbundets anställda. Uppgifter i e-postloggen som var äldre än två veckor hade gallrats enligt gällande gallringsföreskrift, hävdade förbundet i sitt avslagsbeslut. Inte heller loggposterna som var yngre än två veckor kunde lämnas ut då de inte kunde tas fram dem med rutinbetonade åtgärder. Det här eftersom loggarna fanns på en extern server för tjänsten Microsoft Office 365. Inte heller internethistoriken kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder enligt förbundet.

Sökanden överklagade beslutet. I ett yttrande till kammarrätten anförde Sydarkivera att Microsoft inte tillhandahöll några verktyg för att ta fram loggarna och att Microsoft sparade loggarna en begränsad tid, vilket kommunalförbundet inte kunde påverka. Enligt Sydarkivera skulle förbundet behöva nyanställa en person för att ta fram de begärda loggarna och det skulle gå på en halv miljon kronor bara i initiala kostnader. Kammarrätten tyckte inte att det fanns någon anledning att ifrågasätta förbundets uppgifter och avslog överklagandet med motiveringen att de begärda sammanställningar inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder.

Krångligt system för e-postloggar hindrade utlämnande

Landstingsstyrelsen i Västerbotten vägrade lämna ut e-postloggar till en journalist med hänvisning till att de begärda loggarna inte kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder. Landstinget uppgav att myndighetens e-postsystem inte automatiskt loggar e-posthändelser. Däremot fanns en logg i Notes, landstingets kalender- och e-postsystem, men där blandades uppgifter om e-post med bland annat kalenderbokningar och det skulle ta mer än 4–6 timmar att skapa en lista med enbart uppgifter om e-post. Journalisten överklagade till kammarrätten men domstolen fastställde myndighetens beslut.

KR_Sundsvall_541_18