Gamla backupband var allmänna handlingar

En journalist begärde ut all in- och utgående e-post till och från en tidigare näringslivschef vid Falkenbergs kommun. Kommunen svarade att korrespondensen möjligen fanns på backupband men att dessa omfattades av undantaget i TF som säger att säkerhetskopior inte är allmänna handlingar. Dessutom menade kommunen att den begärda e-posten inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Sist men inte minst tyckte kommunen att begäran var allt för oprecis för att kunna hanteras.

Journalisten överklagade till kammarrätten som upphävde kommunens beslut och skickade tillbaka ärendet dit för en sekretessprövning av uppgifterna i mejlen. Kammarrätten skrev bland annat:

“Av vad kommunen anfört i sitt beslut framkommer inte att enda syftet med backupbanden är att kunna återskapa ofrivilligt förlorad information. Detta framstår inte heller som sannolikt med hänsyn till att säkerhetskopior har en typiskt sett kort livslängd och att det här gäller backup-band från 2006- 2007.”

Kammarrätten pekade också på att e-postmeddelanden är färdiga elektroniska handlingar, vilket betyder begäran inte krävde en sammanställning av uppgifter. Frågan om handlingarna kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var därför irrelevant. Kammarrätten tyckte vidare att journalistens begäran var tillräckligt preciserad.

Säkerhetskopior borde ha bevarats

En journalist begärde ut tre mejl från Hässleholms kommun som vid tiden för begäran bara fanns bevarade som säkerhetskopior. Kommunen avslog begäran men journalisten gick vidare till högsta instans som slog fast att mejlen hade raderats felaktigt från det ordinarie mejlsystemet och att kommunen därför var skyldig att återskapa dem från säkerhetskopiorna. Problemet var att kommunen då hade raderat även säkerhetskopiorna. Journalisten anmälde kommunen till JK som i detta beslut riktade kritik mot kommunen. JK menade att kommunen borde ha återskapat mejlen från säkerhetskopiorna eller ha bevarat säkerhetskopiorna så länge som frågan om utlämnande av mejlen var under prövning.

JK_3891_14_21

Felaktigt raderade mejl ska återskapas

Säkerhetskopior av e-postmeddelanden blir inte allmänna handlingar även om originalen raderats i strid med gallringsreglerna. Däremot har myndigheten en skyldighet att så långt som möjligt återskapa felaktigt raderade handlingar från säkerhetskopierat material och sedan pröva om dessa kan lämnas ut. Det framgår av två domar i HFD. En advokat och en journalist hade drivit frågan till högsta instans men det blev avslag i båda målen. HFD konstaterade att mejlen som begärts ut i dessa fall inte hade återskapats av de berörda myndigheterna, trots att originalen sannolikt raderats felaktigt. Handlingarna fanns alltså enbart som sådana säkerhetskopior som inte är allmänna handlingar.

HFD_6304_14

HFD_6644_14

KR Sthlm 752-14

En journalist begärde ut en mejlväxling mellan kommunstyrelsens ordförande i Uppsala och ett it-företag. Kommunen avslog bland annat därför att mejlen var raderade. Journalisten överklagade till kammarrätten och påpekade att mejlen fanns sparade på backup-band.  Kammarrätten kom fram till att syftet med banden var att kunna återskapa information som gått förlorad till exempel på grund av tekniskt fel. Det var alltså fråga om sådana säkerhetskopior som inte är allmänna handlingar enligt TF 2:13 2 st.

KR_Sthlm_752_14

KR Sthlm 5423-12

E-post som anställda på Rikspolisstyrelsen, RPS, har raderat från sina datorer men som finns sparade på backup-band är inte allmänna handlingar. Syftet med att lagra e-post på backup-band är att handlingarna ska kunna återskapas vid en eventuell datorkrasch. De utgör därför sådana säkerhetskopior som enligt TF 2:13 2 st inte är allmänna handlingar. Det konstaterade kammarrätten i denna dom.

KR_Sthlm_5423_12