Mejl där visst namn förekommer – tillräckligt preciserat

En person begärde ut mejl som åtta angivna medarbetare vid Linköpings universitet hade skickat eller tagit emot och som innehöll personens namn i ämnesraden eller meddelandetexten. Begäran var avgränsad till perioden februari till maj 2020.

Universitetet avslog den del av begäran som innehöll namnet i meddelandetexten med hänvisning till att den inte var tillräckligt preciserad och att en sammanställning av dessa mejl inte var möjlig med rutinbetonade åtgärder. Den del av begäran som gällde mejl med namnet i ämnesraden avslogs med hänvisning till att dessa meddelanden utgjorde arbetsmaterial/intern e-postkommunikation.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut. Domstolen bedömde att begäran om att ta del av mejl där namnet förekom i meddelandetexten var tillräckligt preciserad och att universitetet har tekniska möjligheter att göra den aktuella sökningen. Frågan om mejlen kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var inte relevant eftersom det rörde sig om färdiga handlingar och inte en sammanställning av uppgifter.

Vad gällde de mejl som hade namnet i ämnesraden gjorde kammarrätten följande bedömning. Mejlen var skickade mellan medarbetare på en och samma institution och var därför inte expedierade eller inkomna. Däremot var de kopplade till ett ärende, närmare bestämt frågan om den aktuella personens fortsatta anställning på universitet. Enligt kammarrätten gick det inte utläsa av handlingarna i målet om det ärendet var avslutat, och om mejlen av det skälet hade blivit allmänna handlingar. Kammarrätten skickade därför tillbaka ärendet till universitetet för ny prövning.

Rutinbetonat att ta fram handlingslistor för 109 ärenden

En person begärde ut en förteckning över diarieförda handlingar i 109 ärenden vid Karlstads kommun. Kommunen skrev ut en rapport ur diariesystemet som visade handlingarna i de aktuella ärendena. Personen var inte nöjd med förteckningen eftersom den saknade uppgifter om handlingsnummer och datum för respektive handling. Personen visste att dessa uppgifter fanns i diariesystemet eftersom de hade synts i skärmdumpar som han hade fått när han begärde listor över handlingar i två av sina egna ärenden hos kommunen.

Kommunen avslog hans begäran om en ny förteckning som visade ytterligare uppgifter. Det här med hänvisning till att utlämnande i form av skärmdumpar var ett rent undantag, och att personen hade fått sina rättigheter till insyn tillgodosedda genom den förteckning som hade skrivits ut med hjälp av systemets rapportverktyg.

Personen överklagade till kammarrätten och fick rätt. Domstolen konstaterade att den handling som personen fått ta del av saknade vissa uppgifter. Hans begäran skulle ses som en begäran om en sammanställning av uppgifter för vart och ett av de 109 ärendena, och enligt kammarrätten kunde dessa sammanställningar, inklusive de saknade uppgifterna, sannolikt göras med rutinbetonade åtgärder. Domstolen skickade tillbaka ärendet till kommunen för ny prövning.

Gamla backupband var allmänna handlingar

En journalist begärde ut all in- och utgående e-post till och från en tidigare näringslivschef vid Falkenbergs kommun. Kommunen svarade att korrespondensen möjligen fanns på backupband men att dessa omfattades av undantaget i TF som säger att säkerhetskopior inte är allmänna handlingar. Dessutom menade kommunen att den begärda e-posten inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Sist men inte minst tyckte kommunen att begäran var allt för oprecis för att kunna hanteras.

Journalisten överklagade till kammarrätten som upphävde kommunens beslut och skickade tillbaka ärendet dit för en sekretessprövning av uppgifterna i mejlen. Kammarrätten skrev bland annat:

“Av vad kommunen anfört i sitt beslut framkommer inte att enda syftet med backupbanden är att kunna återskapa ofrivilligt förlorad information. Detta framstår inte heller som sannolikt med hänsyn till att säkerhetskopior har en typiskt sett kort livslängd och att det här gäller backup-band från 2006- 2007.”

Kammarrätten pekade också på att e-postmeddelanden är färdiga elektroniska handlingar, vilket betyder begäran inte krävde en sammanställning av uppgifter. Frågan om handlingarna kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var därför irrelevant. Kammarrätten tyckte vidare att journalistens begäran var tillräckligt preciserad.

Sörmlandskommuner fick bakläxa om coronastatistik

I början av april 2020 begärde en reporter på Sörmlands nyheter ut statistik om antal coronasmittade inom äldreomsorgen i ett antal kommuner i tidningens bevakningsområde. Han ville även ha statistiken nedbruten per äldreboende och hemtjänstområde.

En av kommunerna som tog emot begäran var Nyköpings kommun. Enligt en artikel i Sörmlands nyheter vidarebefordrade kommundirektören begäran till samtliga kommundirektörer i Sörmland och till ledningen för Region Sörmland. Kommundirektören skrev att han tyckte att kommunerna borde ge ett samlat svar. Enligt samma artikel tog kommunjuristen i Flens kommun fram ett förslag till avslagsbeslut som kommunerna kunde använda sig av. Argumentationen i förslaget var att kommunerna inte hade en sammanställning över antal smittade i äldreomsorgen och att en sådan inte heller kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder.

Det blev också den linje som åtminstone sex Sörmlandskommuner valde. Tidningskoncernen Sörmlands media överklagade besluten till kammarrätten. Domstolen upphävde kommunernas beslut eftersom de inte hade beskrivit vilken arbetsinsats som skulle krävas för att göra de begärda sammanställningarna. Ärendena skickades tillbaka till kommunerna för ny prövning .

Kostnader för surdeg inte allmän handling

En person begärde hos Ekobrottsmyndigheten att få ut handlingar som visade hur stora kostnader myndigheten hade haft i ett ärende som hade tagit sju år att utreda. Myndigheten avslog efter att ha undersökt vad som skulle krävas för att ta fram och sammanställa de begärda uppgifterna från myndighetens bokföring. Myndigheten konstaterade att det skulle krävas mer än de rutinbetonade åtgärder som en myndighet är skyldig att vidta för att sammanställa en potentiell allmän handling.

Personen överklagade men fick avslag i kammarrätten som delade Ekobrottsmyndighetens bedömning att den begärda handlingen inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder.

Hjälpmedelsdatabas allmän handling

I den här domen bedömde kammarrätten att landstingsägda Inera AB:s databas Hjälpmedelstjänsten är en allmän handling.

I databasen kan leverantörer av olika hjälpmedel registrera sina produkter och prislistor. Sjukvårdshuvudmän som är kunder hos Inera kan använda databasen för att söka information om de olika hjälpmedlen.

Inera menade att bolaget bara ägnade sig åt teknisk bearbetning eller lagring av databasen och att den därför inte var en allmän handling hos bolaget. Kammarrätten höll inte med utan pekade på att det inte fanns några tekniska eller administrativa begränsningar för hur Inera hanterade informationen och att dabasen därför skulle ses som inkommen och allmän handling hos bolaget.

Efter att ha fått tillbaka ärendet från kammarrätten avslog Inera sökandens begäran på nytt. Den här gången med motiveringen att det inte gick att exportera innehållet i databasen med rutinbetonade åtgärder.

Dessutom menade Inera att uppgifterna i databasen omfattades av affärssekretess. Det gällde till exempel uppgifter om ingångna avtal och överenskomna priser mellan enskilda sjukvårdshuvudmän och deras leverantörer.

Sökanden överklagade och kammarrätten upphävde på nytt Interas beslut. Domstolen konstaterade att sökanden inte hade begärt en sammanställning av uppgifter ur databasen utan samtliga uppgifter. Frågan om utlämnandet kunde ske med rutinbetonade åtgärder var därför inte relevant i fallet. Domstolen tyckte inte heller att Inera hade gjort en sådan noggrann och detaljerad sekretessprövning som kunde krävas.

Automatgenererade e-postloggar var allmänna

Utbildningsnämnden i Bodens kommun tyckte inte att den kunde sammanställa e-postloggar för fyra av sina anställda med rutinbetonade åtgärder, eftersom det skulle ta för lång tid och bli för dyrt (fyra timmar till en timkostnad om 900 kronor).

Personen som hade begärt ut loggarna överklagade och kammarrätten upphävde utbildningsnämndens beslut. Enligt domstolen hade e-postloggarna skapats automatiskt hos nämnden och i den mån dessa fanns kvar där behövdes ingen sammanställning av uppgifter göras. Loggarna för de fyra anställda var alltså allmänna handlingar. Kammarrätten återförvisade ärendet till nämnden för sekretessprövning.

Jämför med KR Sthlm 4558-15.

Antal coronadöda per stadsdel var offentligt

En person vände sig till Region Stockholm och begärde ut uppgifter om antalet avlidna personer till följd av covid-19, uppdelat per stadsdel i Stockholm, samt genomsnittsåldern och åldersspannet för dem. Regionen avslog begäran med hänvisning till patientsekretess.

Personen överklagade. Kammarrätten gav henne delvis rätt. Antalet avlidna per stadsdel kunde lämnas ut eftersom det inte var uppgifter om någon enskilds hälsotillstånd. Den omständigheten att antalet avlidna i vissa fall var mindre än tio per stadsdel kunde inte i sig anses innebära att det indirekt går att identifiera någon enskild person, skrev domstolen.

Vad gällde genomsnittsålder och åldersspann konstaterade kammarrätten att det inte fanns någon upprättad handling med dessa uppgifter hos regionen. En sådan kunde inte heller sammanställas med rutinbetonade åtgärder.

Coronadata var inte potentiell handling

En journalist vände sig till Socialstyrelsen och begärde ut den data som Hässleholms kommun rapporterat in till Socialstyrelsens rapporteringsverktyg för covid-19. Myndigheten vägrade med hänvisning till att man inte kunde extrahera datan för Hässleholm med rutinbetonade åtgärder. Det skulle kräva två dagars programmering.

Journalisten begärde också att få ta del av den lägesbild som Socialstyrelsen hade gett till berörd länsstyrelse. Socialstyrelsen lämnade ut lägesbilden med vissa uppgifter maskerade.

Kammarrätten fastställde Socialstyrelsens beslut efter att journalisten hade överklagat. Kammarrätten tyckte inte att det fanns något skäl att ifrågasätta Socialstyrelsens uppskattning av hur lång tid det skulle ta att extrahera den begärda datan. Kammarrätten delade också Socialstyrelsens bedömning när det gällde de sekretessbelagda delarna av den begärda lägesbilden.

E-postlogg kunde inte sammanställas på rutin

Enligt Stockholms stad skulle det kräva tre timmars arbete av en utomstående konsult, till en kostnad om 5 494 kr, för att ta fram de e-postloggar som den sökande hade begärt. Det var för mycket begärt, tyckte kammarrätten. Sammanställningen kunde inte göras med rutinbetonade åtgärder och var inte en förvarad handling hos staden.