Mejl från kollega korsade myndighetsgräns

En anställd på Länsstyrelsen Västernorrland var även förordnad att fatta beslut i ett ärende vid Länsstyrelsen i Jämtlands län. När den anställde skickade och tog emot mejl från kollegor på Länsstyrelsen Västernorrland, som rörde ärendet vid Länsstyrelsen i Jämtlands län, korsade dessa en myndighetsgräns och blev inkomna respektive expedierade handlingar. Det kom kammarrätten fram till i denna dom.

JK-kritik mot universitets diarieföring

I det här beslutet ifrågasatte JK hur ett antal universitet hade ordnat sin diarieföring av allmänna handlingar och uttalade sig i vissa andra frågor relaterade till detta.

JK uttalade sig bland i frågan om universitetens olika delar skulle ses som sådana självständiga organ som omnämns i TF 2:11 1 st:

“De olika organ (fakultetsnämnder, institutioner och liknande) som ingår i universitets organisation kan enligt min mening inte generellt anses ha en sådan självständig ställning som avses i förarbetsuttalandena. Alla delar av universitetet tillhör alltså som regel en och samma myndighet.”

JK uttalade också att det inte finns något krav på central diarieföring, även om det är att föredra:

“Det är naturligtvis en fördel för den som önskar att ta del av allmänna handlingar hos ett universitet att centralt kunna ta del av myndighetens diarium eller diarier, särskilt som universitet i regel är stora myndigheter vars olika organ ofta är utspridda i olika byggnader. Med hänsyn till myndigheternas frihet att ordna sin diarieföring kan emellertid, som tidigare nämnts, något krav på central diarieföring inte ställas.”

JK kom vidare in på hur allmänna och offentliga handlingar kan hållas ordnade på annat sätt i stället för diarieföras. Det kan till exempel ske genom aktbildning “där endast den handling som initierat ärendet diarieförs och övriga handlingar antecknas på ett dagboksblad eller dylikt i akten”. Ett annat sätt är att samla handlingar av en viss typ kronologiskt i en pärm. Att hålla till exempel förordnanden ordnade i personnummerföljd var inte lämpligt enligt JK. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är ordnade till exempel alfabetiskt efter namnet på den som förordnandet gäller.

BUN-chef självständig i förhållande till kommundirektör

E-postmeddelanden som chefen för barn- och utbildningsförvaltningen i Östersunds kommun skickade till kommundirektören blev allmänna handlingar. Det här eftersom meddelandena rörde frågor där barn- och utbildningsförvaltningen var självständig i förhållande till kommunstyrelsen. Detta gällde trots att förvaltningschefen och kommundirektören båda var anställda inom kommunstyrelsen. Det kom kammarrätten fram till i dessa domar.

Sekretess för att skydda meddelare underkändes

Efter att kammarrätten hade skickat tillbaka ärendet till Östersunds kommun beslutade kommunstyrelsen att sekretessbelägga de begärda mejlen med hänvisning till bestämmelserna i OSL om sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. 

Sökanden överklagade på nytt och kammarrätten anmodade kommunstyrelsen att redovisa vilka paragrafer i OSL man hade tillämpat i sitt beslut. Kommunstyrelsen hänvisade till två paragrafer och förklarade att mejlen utgjorde en del av underlaget i ett visselblåsarärende.  Mejlen innehöll information om enskilda medarbetare som hade lämnat uppgifter om olämpligt uppträdande från en politiskt tillsatt ledamot. Kommunstyrelsen menade att ett utlämnande av handlingarna vore att “kringgå efterforskningsförbudet och principen om meddelarskydd”. 

Kammarrätten konstaterade att de begärda handlingarna inte innehöll några sådana uppgifter som skyddas av de paragrafer som kommunstyrelsen hade hänvisat till. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till kommunen en andra gång för prövning av om handlingarna omfattades av sekretess enligt någon annan paragraf.

Personalsocial sekretess inte heller tillämplig

Tredje gången gillt försökte Östersunds kommun sekretessbelägga mejlen med stöd av personalsekretess. Kammarätten underkände även det och beslutade att handlingarna skulle lämnas ut till sökanden.

Underlag till lägesbild inte allmänna

Underlag som stadsdelarna i Göteborgs stad hade skickat till stadsledningskontoret som bidrag till den samlade lägesbilden rörande coronaviruset, var inte allmänna handlingar. Stadsdelarna kunde inte betraktas som självständiga i förhållande till stadsledningskontoret i detta sammanhang, ansåg kammarrätten.

Regioninterna mejl var inte allmänna

E-postmeddelandena som hade skickats mellan tjänstemän och politiker vid hälso- och sjukvårdsnämnden i Region Örebro och regiondirektören, befattningshavare på regionkansliet respektive befattningshavare vid förvaltningen regionservice var inte inkomna respektive upprättade. Mejlen hade korsat förvaltningsgränserna men i de frågor som mejlen gällde intog inte regiondirektören, regionkansliet eller förvaltningen regionservice en sådan självständig ställning i förhållande till hälso- och sjukvårdsnämnden att dessa blev allmänna handlingar. Det här slog kammarrätten fast i denna dom.

Mejlväxling med kommunikationsavdelning inte allmän

E-post som kommunikationsavdelningen utväxlar med kommunens olika förvaltningar, styrgrupper och tjänstemän kan inte ses som inkomna respektive expedierade, åtminstone inte om mejlväxlingen avser stöd och rådgivning i kommunikationsfrågor. Det ansåg kammarrätten i denna dom.

Bibliotekskonsult var självständig

En konsult som Sametinget hade anlitat för att analysera och utveckla Samernas bibliotek var självständig i förhållande till Sametinget. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Utredningen gav stöd för att konsulten skulle genomföra de väsentliga delarna av uppdraget självständigt, ansåg domstolen. Konsultens rapport till Sametinget var därmed en inkommen handling till myndigheten.

Mejl mellan kommundirektör och socialchef var inte allmänna

När tjänstemän som företräder två olika förvaltningar i en kommun utväxlar handlingar brukar dessa bli expedierade respektive inkomna och följaktligen allmänna handlingar. Det beror på att förvaltningarna ses som självständiga organ inom myndigheten. Men när kommundirektören i Staffanstorps kommun hade en mejlväxling med den dåvarande socialchefen i kommunen blev mejlen inte allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Skälet var att de båda tjänstemännen agerade i egenskap av arbetsgivare respektive arbetstagare och inte som representanter för kommunstyrelsen respektive socialförvaltningen. E-postmeddelandena skulle därför ses som myndighetsinterna, enligt kammarrätten.

KR_Goteborg_2920_18

Lex Maria-rapporter var inkomna handlingar

När personal vid Statens institutionsstyrelse rapporterar missförhållanden till myndigheten enligt patientsäkerhetslagen (lex Maria) intar de en självständig ställning i förhållande till myndigheten. Rapporterna blir därmed inkomna och följaktligen allmänna handlingar redan innan det aktuella lex Maria-ärendet är avslutat. Det slog en oenig kammarrätt fast i denna dom. Majoriteten i kammarrätten jämförde med den kammarrättspraxis som finns kring motsvarande rapporteringsskyldighet enligt socialtjänstlagen, så kallade lex Sarah-rapporter.

KR_Sthlm_7218_17

Överklagat_beslut_7218_17

Referensgrupp var inte en självständig myndighet

Naturvårdsverket var huvudman för ett projekt som kallades Vindval och i projektet ingick en referensgrupp med representanter för enskilda och olika myndigheter, däribland Länsstyrelsen i Jönköping. En person vände sig till länsstyrelsen och begärde ut handlingar om projektet som myndighetens representant i referensgruppen hade fått skickade till sig. Länsstyrelsen avslog och personen överklagade. Kammarrätten kom i denna dom fram till att referensgruppen inte var att betrakta som en i förhållande till Naturvårdsverket självständig myndighet – eller som ett självständigt organ av myndighetskaraktär – i tryckfrihetsförordningens mening. Kammarätten menade därför att varje medlem i referensgruppen fick ses som en företrädare för den myndighet som han eller hon representerade. Det betydde att handlingar som skickades till eller mellan myndighetsrepresentanterna i gruppen skulle bedömas som om de hade skickats till eller mellan respektive myndigheter. De handlingar som hade skickats till tjänstemannen från Länsstyrelsen i Jönköping var därmed inkomna till länsstyrelsen, enligt kammarrätten. Domstolen återförvisade ärendet till länsstyrelsen för ny prövning.

KR_Jonkoping_2914-16