JK-kritik mot universitets diarieföring

I det här beslutet ifrågasatte JK hur ett antal universitet hade ordnat sin diarieföring av allmänna handlingar och uttalade sig i vissa andra frågor relaterade till detta.

JK uttalade sig bland i frågan om universitetens olika delar skulle ses som sådana självständiga organ som omnämns i TF 2:11 1 st:

“De olika organ (fakultetsnämnder, institutioner och liknande) som ingår i universitets organisation kan enligt min mening inte generellt anses ha en sådan självständig ställning som avses i förarbetsuttalandena. Alla delar av universitetet tillhör alltså som regel en och samma myndighet.”

JK uttalade också att det inte finns något krav på central diarieföring, även om det är att föredra:

“Det är naturligtvis en fördel för den som önskar att ta del av allmänna handlingar hos ett universitet att centralt kunna ta del av myndighetens diarium eller diarier, särskilt som universitet i regel är stora myndigheter vars olika organ ofta är utspridda i olika byggnader. Med hänsyn till myndigheternas frihet att ordna sin diarieföring kan emellertid, som tidigare nämnts, något krav på central diarieföring inte ställas.”

JK kom vidare in på hur allmänna och offentliga handlingar kan hållas ordnade på annat sätt i stället för diarieföras. Det kan till exempel ske genom aktbildning “där endast den handling som initierat ärendet diarieförs och övriga handlingar antecknas på ett dagboksblad eller dylikt i akten”. Ett annat sätt är att samla handlingar av en viss typ kronologiskt i en pärm. Att hålla till exempel förordnanden ordnade i personnummerföljd var inte lämpligt enligt JK. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är ordnade till exempel alfabetiskt efter namnet på den som förordnandet gäller.

Fel att gallra enkätsvar

Enkätsvar som hade kommit in till Stockholms universitet från sjätteklassare födda 1953 i det så kallade Metropolitprojektet var allmänna handlingar. JK konstaterade att universitetet inte hade haft rätt att gallra enkätsvaren utan tillstånd från Riksarkivet. Det spelade ingen roll att forskarna hade lovat deltagarna att enkätsvaren skulle förstöras. JK gjorde också bedömningen att ett forskningsprojekt av det aktuella slaget inte är ett ärende i arkivreglernas mening.

JK 1729-86-20

Källkod för myndighetsprogram var offentlig

En person begärde ut källkod och databasstruktur för ett studieadministrativt system som hade utvecklats vid Stockholms universitet. Universitet avslog begäran med hänvisning till att informationen skyddades av affärssekretess. Personen överklagade ända upp i högsta instans och fick till slut rätt. Universitet hade visserligen sålt det aktuella datorprogrammet till ett annat universitet för att täcka en del av utvecklingskostnaderna och skulle eventuellt sälja det till fler. Men det betydde inte att universitet ägnade sig åt affärsmässig försäljning av datorprogram, enligt Regeringsrätten. Därmed skyddades inte heller den begärda informationen av affärssekretess.

RA_2004_ref_74

Rättad tenta var inte allmän handling

En student vid Stockholms universitet begärde ut en kopia av sin rättade tenta inför en tentamensgenomgång men fick inte ut någon. Han anmälde detta och andra upplevda missförhållanden till JO. Ombudsmannen konstaterade att en tentamensskrivning med examinatorns kommentarer inte var en upprättad och därmed allmän handling förrän ärendet, det vill säga examinationen, var avslutad. Och enligt JO var examinationen inte avslutad förrän examinatorn undertecknat samtliga tentamenslistor efter tentagenomgången.

JO_3980_90

HFD 6738-13

En person har inte rätt att vara anonym när han eller hon begär domstolsprövning av en myndighets beslut att inte lämna ut allmänna handlingar. Det slog Högsta förvaltningsdomstolen fast i detta beslut. Myndigheter är förbjudna, enligt TF, att efterforska identiteten hos en person som begär ut handlingar. Men det hindrar inte att domstolar kan kräva komplettering av ett överklagande som saknar namn eller kontaktuppgifter. Det ansåg majoriteten i Högsta förvaltningsdomstolen som därmed lämnade en anonym resningsansökan utan åtgärd. Men ett justitieråd var skiljaktigt. Han ansåg att målet skulle tas upp till prövning eftersom det stred mot anonymitetsskyddet att kräva av den klagande att denne skulle avslöja sin identitet. Det skiljaktiga justitierådet hänvisade bland annat till att anonymitetsskyddet i TF 2:18 inte gör någon skillnad på vilken myndighet det är som försöker ta reda på vem som begär ut handlingar.

HFD_6738_13

KR Sthlm 7941-13

Stockholms universitet nekade en facklig företrädare att få ut uppgifter om lönebud och motivering till nya löner under en pågående löneförhandling. Personen företrädde ett fackförbund som inte var part i det kollektivavtal som förhandlingarna hölls inom. Universitetet sekretessbelade uppgifterna med stöd av OSL 19:6. Kammarrätten delade universitetets bedömning och avslog den fackliga företrädares överklagande.

KR_Sthlm_7941_13