Mötesanteckningar som ”lagts till handlingarna” var allmänna

Mötesprotokoll/minnesanteckningar från chefsmöten vid Vård- och äldrenämnden i Borås Stad var allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i den här domen. Kammarrätten noterade att majoriteten av protokollen innehöll uppgifter om beslut som hade fattats vid mötena. I samtliga protokoll, förutom ett, fanns också en rubrik med texten ”Genomgång av föregående minnesanteckningar och uppföljning av beslut”, där det i samtliga fall hade noterats att föregående minnesanteckningar lagts till handlingarna. Mot bakgrund av detta menade kammarrätten att handlingarna var färdigställda och allmänna.

Checklistor för utlämnandeärenden var allmänna

En person begärde ut handlingar som rörde Polismyndighetens utlämnings- och sekretessprövningsprocess i den grupp som sköter utlämnandet av handlingar i den nedlagda förundersökningen om mordet på Olof Palme. De aktuella handlingarna var: Checklista för sekretesshandläggare, Checklista för myndighetsprövning, Checklista vid överklagande, Handläggningsrutin för utlämnandeärenden som rör Palmeutredningen, Rättslig vägledning vid sekretessprövningar i Palmeutredningen, Lathund för användning av digitalt maskeringsverktyg och Lathund för att kopiera dokumentnummer till sammanställningen. Polismyndigheten avslog med hänvisning till att handlingarna inte var färdigställda och därmed inte allmänna av det skälet. Myndigheten ansåg också att det rörde sig om minnesanteckningar, det vill säga en typ av handlingar som bara blir allmänna om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Personen överklagade till kammarrätten. Domstolen konstaterade först att handlingarna inte kunde vara minnesanteckningar eftersom de saknade anknytning till ett visst ärende. Domstolen bedömde sedan att det rörde sig om färdigställda handlingar:

Kammarrätten anser att en sådan handling som används som hjälpmedel eller stöd i myndighetens verksamhet och som har fått viss spridning, oavsett om handlingen är tillgänglig genom myndighetens intranät eller en gemensam digital mapp eller dylikt, får anses vara färdigställd och därför upprättad.

Kammarrätten fortsatte:

Att en handling av den typen ibland revideras saknar enligt kammarrätten betydelse i sammanhanget, eftersom en reviderad version av en handling får anses vara färdigställd när den tas i bruk och ersätter den föregående versionen. Ett annat synsätt skulle leda till att offentlighetsprincipen urholkas.

Talmanus var inte allmän handling

Arvika kommun anlitade en extern jurist som skrev ett talmanus som kommunchefen sedan använda när denne skulle föredra ett ärendet för kommunstyrelsen. I den här domen kom kammarrätten fram till att juristen inte var fristående i förhållande till kommunen och att talmanuset därmed inte blev inkommet till kommunen när juristen lämnade över detta till kommunchefen. Enligt kammarrätten var talmanuset inte heller upprättat hos kommunen utan kunde ses som en minnesanteckning. Minnesanteckningen hade inte tagits om hand för arkivering eller expedierats.

Bakläxa fyra gånger i samma ärende

Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, är en självständig kommitté under Finansdepartementet som publicerar forskningsrapporter i olika ämnen. År 2019 publicerade ESO rapporten Synd och skatt som bland annat handlar om svensk alkoholpolitik. Under arbetet med rapporten hade det uppstått en fråga om rapportförfattaren kunde anses jävig på grund av ett sidouppdrag för en annan uppdragsgivare. ESO tyckte inte det. Men senare intresserade sig nykterhetsorganisationen IOGT-NTO för jävsproblematiken och begärde ut ett antal mejl mellan rapportförfattaren och ESO:s företrädare i denna fråga. ESO avslog begäran. Det blev upprinnelsen till en rad domstolsprocesser där kammarrätten gång på gång underkände ESO:s avslagsbeslut.

Myndighetens första beslut var inte fattat av en behörig befattningshavare och fick bakläxa i kammarrätten. Det andra var bristfälligt motiverat. Bakläxa igen. Det tredje behandlade inte alla delar av IOGT-NTO:s begäran. Bakläxa. Fjärde gången gillt menade ESO att mejlen var minnesanteckningar som inte behövde lämnas ut. Kammarrätten underkände även det beslutet. 

Efter ett år och fyra domstolsprocesser lämnade ESO till slut ut mejlen, men i en hårt maskerad form, med hänvisning till affärssekretess. Det beslutet överklagades inte av IOGT-NTO.

Interna mejl med flera mottagare inte färdigställda

E-postmeddelanden med sändlistor som innehöll mottagare på en eller flera avdelningar inom Försäkringskassan var varken expedierade/inkomna eller på annat sätt färdigställda, enligt denna dom.

Vissa e-postmeddelanden tillhörde ärenden, men var att betrakta som minnesanteckningar, ansåg kammarrätten. De hade inte tagits om hand för arkivering, och var därför inte allmänna.

Kreaturs råmande inte allmän handling

En person begärde ut två digitala videofilmer från inspektioner av slakterier som Livsmedelsverket hade genomfört. När han fick ut filmerna saknade de ljud. Han gjorde då en ny begäran om att få ut filmerna med ljud, men fick avslag. Enligt Livsmedelsverket bestod ljudet bara av brus från ventilation och råmande från kor. Ljudet hade inte tillfört några sakuppgifter och videofilmerna hade lagts in i respektive ärende i komprimerad ljudlös form.

Livsmedelsverket menade att videoinspelningarna i deras ursprungliga form, det vill säga med ljud, var att betrakta som minnesanteckningar. Enligt myndigheten fanns det ingen skyldighet att ta om hand dessa för arkivering, vilket inte heller gjordes. ”De ursprungliga videofilmerna kan inte anses vara upprättade och utgör därför inte allmänna handlingar hos Livsmedelsverket”, skrev myndigheten i sitt beslut.

Personen överklagade och ifrågasatte påståendet att ljudet på filmerna saknade betydelse. Bland annat kunde djurens läte avslöja mycket om vilken situation de befann sig i. Han tyckte inte att Livsmedelsverket hade haft lagstöd för att radera ljudet på filmerna. Kammarrätten delade Livsmedelsverkets bedömning och avslog.

Anteckningar vid intervju var inte allmänna

Anteckningar med stödord som intervjuaren förde under två intervjuer i ett anställningsärende hos Polismyndigheten var inte allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen.

Anteckningarna tillförde visserligen sakuppgifter till ärendet, men dessa fördes senare över till en bedömningsmall. Därmed var anteckningarna en sådan mellanprodukt som inte utgör en allmän handling, enligt kammarrätten.

Anteckningar om poängsättning var allmänna handlingar

Anteckningar som Stockholms stad hade fört när den satte poäng på anbud i en upphandling var upprättade handlingar. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Anteckningarna blev upprättade när upphandlingsärendet avslutades med ett tilldelningsbeslut.

Enligt kammarrätten rörde det sig inte om minnesanteckningar eftersom de tillförde ärendet sakuppgifter, närmare bestämt uppgifter om de poäng som staden hade tilldelat respektive anbudsgivare.

Ljudupptagningar var minnesanteckningar

Inför ett politiskt beslut om ett kommunal grönområde ordnades möten mellan politikerna i byggnadsutskottet och närboende. Vid mötet gjordes ljudupptagningar som en av mötesdeltagarna senare begärde ut. Kommunen avslog begäran. Mötesdeltagaren överklagade till kammarrätten som fastställde kommunens avslagsbeslut. Domstolen konstaterade att ljudupptagningarna visserligen hörde till ett ärende som var avslutat men att de inte hade arkiverats. Syftet med upptagningarna var att de skulle användas som underlag för protokoll som sedan skulle tillföras ärendet. Det var protokollen som tillförde ärendet sakuppgifter, enligt kammarrätten. Ljudupptagningarna skulle däremot betraktas som minnesanteckningar.

Intern mejlkorrespondens var allmänna handlingar

Mejl som hade skickats mellan anställda på Sahlgrenska universitetssjukhuset var visserligen inte inkomna eller expedierade handlingar, trots att vissa mejl hade skickats från en mejladress som tillhörde Göteborgs universitet. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Däremot var mejlen allmänna handlingar därför att de tillhörde ett avslutat ärende. Det gällde både de handlingar som tillförde ärendet sakuppgifter och de handlingar som var kopplade till ärendet på andra sätt och inte kunde klassificeras som utkast eller minnesanteckningar. En handling som bestod av ett utkast till ett rutindokument var dock inte en allmän handling, enligt domstolen.

KR_Goteborg_689_18