JO 1999/2000 s. 405, JO 1999/00 s. 405

JO kritiserade det kommunala bolaget Övikshem för att det tagit ut en avgift för kopior av allmänna handlingar som inte stämde med fastställd taxa. Bolaget kunde däremot inte kritiseras för att det skickat begärda kopior med post istället för fax som den enskilde önskat. Det här eftersom det saknas regler för kommunala bolag som reglerar hur dessa ska skicka kopior av allmänna handlingar. Bolagen är inte heller bundna av förvaltningslagens allmänna service- och handläggningsregler. JO konstaterade också i sitt beslut att det framgår av syftet bakom TF 2:16 att en myndighet är skyldig att i någon form skicka kopior av handlingar till enskilda. Det duger inte att hänvisa till att kopiorna kan hämtas hos myndigheten.

JO_1999_2000_s_405

JO 3313-01

Enligt uppgifter i en tidningsartikel blev personer som begärde att få kopior av allmänna handlingar från Miljöförvaltningen i Stockholms kommun hänvisade till att besöka myndigheten för att hämta ut kopiorna på plats. JO inledde en utredning med anledning av artikeln. Det visade sig att miljöförvaltningen regelmässigt hänvisade personer till att besöka myndigheten om de hade svårt att precisera sin begäran och för att myndigheten skulle få kontakt betalning för kopior innan dessa lämnades ut. I sitt beslut underströk JO att en enskild alltid har rätt att få kopior av allmänna handlingar skickade till sig. Om den enskilde har svårt att precisera sin begäran så ska myndigheten hjälpa honom eller henne. Myndigheten kan hänvisa den enskilde till att söka i diariet men kan inte ställa något krav på detta. Om myndigheten är osäker på om en enskild kommer att betala för utlämnade kopior så kan kopiorna skickas mot postförskott.

JO_3313_01

JO 4363-96

En myndighet får inte ha en generell policy om att inte faxa kopior av allmänna handlingar. Det måste göras en bedömning i varje enskilt fall. Om den enskilde har som önskemål att få en kopia via fax så ska myndigheten lämna ut kopian på önskat sätt om det inte finns några omständigheter som talar emot detta. Omständigheter som talar emot kan vara att det inte finns någon fax på myndigheten, att den är trasig, att begäran gäller väldigt många handlingar eller att handlingens innehåll är känsligt.

JO_4363_96

Vi mejlar/faxar inte handlingar!

Fax

Du ska få en kopia av en allmän handling faxad till dig om det inte finns några särskilda omständigheter som gör att det är omöjligt eller olämpligt. En myndighet får inte ha som generell policy att aldrig faxa handlingar (se JO 4363-96).

För statliga myndigheter gäller förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. Där framgår att myndigheten ska ta hänsyn till den enskildes önskemål om hur kopior ska skickas (9 §). Men i slutändan är det myndigheten som avgör om den metod som den enskilda önskar är lämplig eller inte (10 §). Av ett JO-beslut framgår att samma principer ska gälla för kommuner (JO 2005/06 s. 487). Omständigheter som talar emot att skicka en handling via fax är enligt JO att myndighet saknar fax, faxen är trasig, begäran omfattar väldigt många handlingar eller handlingarna innehåller uppgifter som inte är lämpliga att faxa (JO 4363-96). Angående kommunala bolags skyldighet att faxa se JO 1999/2000 s. 405.

Fler intressanta avgöranden: JO 2006/07 s. 517 rörande fax och Regeringsrättens beslut den 25 april 2008 i mål nr 521-08.

Mejl

Myndigheter har ingen skyldighet att mejla handlingar (se JO 733-12) utan kan välja att skicka dem med post om de så önskar.  Men många myndigheter mejlar handlingar inte minst för att det är praktiskt för dem själva. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, brukar t.ex. mejla dessa på begäran.

KR Sundsvall 632-08

Bolagsverket vägrade hantera en begäran om samtliga årsredovisningar som innehöll en oren revisionsberättelse och som gällde bolag med en omsättning över ett visst belopp. Kammarrätten gav myndigheten rätt eftersom begäran var formulerad på ett sätt som innebar att verket skulle behöva lägga ned en orimligt stor arbetsinsats för att hantera den.

KR_Sundsvall_632_08

Värmeverk tog för hög kopieavgift

Kommunala Lidköpings Värmeverk tog 8 kronor per kopia när bolaget skulle lämna ut kopior av allmänna handlingar till en medborgare. Det var för mycket, enligt JO,  som menade att den avgift som anges i avgiftsförordningen bör vara vägledande även för kommunala verksamheter. Men JO ansåg sig inte ha stöd för att kritisera avgiften som lagstridig. Bolagets argumentet för en hög avgift, att den skulle avskräcka från ”överutnyttjande” av offentlighetsprincipen, underkändes däremot helt av JO.

JO_2086_10