Kommuntjänstemän använde privat e-post

En fristående konsult skickade ett utkast till en rapport till fem tjänstemän på Arvika kommun. Utkastet skickades till deras privata e-postadresser. JO konstaterade att utkastet var en inkommen och därmed allmän handling som borde ha diarieförts av kommunen, vilket inte hade skett.

I ett första yttrande uppgav kommunen att man hade använt privata e-postadresser för att rapporten skulle hanteras som just ett utkast. Efter kompletterande frågor från JO tog kommunen tillbaka den motiveringen, utan att lämna någon alternativ förklaring. JO konstaterade att användningen av privat e-post lätt kunde uppfattas som ett försök av kommunen att kringgå offentlighetsprincipen.

Anmälaren påstod också att kommunen hade raderat vissa e-postmeddelanden efter att en e-postlogg hade begärts där dessa meddelanden fanns med. Trots upprepade frågor från JO gav kommunen inget klart svar på när de aktuella meddelanden hade raderats. JO gjorde den välvilliga tolkningen att meddelandena nog redan var raderade när loggen begärdes ut och lät saken bero.

JO kritiserade kommunen för dess hantering och menade att den tydde på utbredda kunskapsbrister.

Sekretessbelagd handling blir inkommen till domstol vid överklagande

Allmänna handlingar som en myndighet har sekretessbelagt ska betraktas som förvarade hos och inkomna till kammarrätten när de överlämnas dit i samband med ett överklagande av sekretessbeslutet. Om någon begär ut handlingarna från kammarrätten under denna tid måste kammarrätten alltså göra en sekretessprövning och ta ställning till om handlingarna kan lämnas ut. Det framgår av ett antal HFD-avgöranden.

HFD tyckte inte att dessa fall kunde jämföras med situationen då en myndighet vägrar lämna ut en handling för att den inte är allmän och detta ställningstagande överklagas till kammarrätten. För dessa fall finns prejudikatet RÅ 1996 ref. 19 som säger att en handling som har bedömts som icke allmän av en myndighet inte ska ses som expedierad från myndigheten och inkommen till kammarrätten bara för att den överlämnas till domstolen i samband med ett överklagande.

Skillnaden, enligt HFD, är att handlingar som inte lämnas ut med hänvisning till sekretess som regel är allmänna handlingar. En praxis som innebär att dessa handlingar förlorar sin karaktär av allmänna handlingar när de överlämnas till domstol i samband med ett överklagande skulle innebära att de helt undandras från insyn under handläggningstiden i kammarrätten. Enligt HFD:s mening är en sådan ordning inte förenlig med grunderna för tryckfrihetslagstiftningen.

HFD_6506_18

Beslagtagna datafiler var inkomna handlingar

En person begärde hos Polismyndigheten att få ta del av ett antal filer som hade funnits på hårddiskar som tagits i beslag i en utredning. En domstol hade förklarat hårddiskarna förverkade och därefter hade de förstörts. Men polisen hade gjort spegelkopior av filerna och de fanns kvar på en server hos myndigheten. Polisen bedömde att filerna inte var allmänna handlingar eftersom de kom från handlingar som hade förverkats och förstörts efter ett domstolsbeslut och avslog därför hans begäran. Personen överklagade till kammarrätten som avslog överklagandet. Kammarrätten hänvisade till att beslutet om förverkande innebar att polisen inte längre fick lämna ut innehållet på spegelkopiorna. Personen gick vidare till HFD och fick rätt. HFD konstaterade att tryckfrihetsförordningen ”…är grundlag och innehåller inte några bestämmelser som föreskriver undantag från regleringen om allmänna handlingars offentlighet såvitt avser handlingar som en myndighet har tagit i beslag (jfr RÅ 1987 not. 150 och RÅ 1990 not. 147)”. Domstolen menade också att en ”…kopia av en allmän handling blir även den allmän handling eftersom kopian bara utgör ytterligare ett exemplar av det informationsinnehåll som finns lagrat på den fysiska informationsbäraren, t.ex. ett papper eller en hårddisk”.

HFD_2687_17

Dokument från fackförbund inkommet

Personalen på ett vård- och omsorgsboende i Kristianstad skrev ett dokument och lämnade det till  fackförbundet Kommunal. Fackförbundet lämnade i sin tur över dokumentet till omsorgsförvaltingen i kommunen. En journalist begärde ut dokumentet men fick avslag av förvaltningen som menade att det var ett ”internt arbetsmaterial”. Journalisten överklagade och fick rätt i kammarrätten. Domstolen konstaterade att fackförbundet Kommunal är en organisation som är fristående från omsorgsförvaltningen. Dokumentet blev alltså en inkommen och därmed allmän handling när det överlämnades från fackförbundet till förvaltningen.

KR_Goteborg_3898_17

Beslagtagna handlingar var allmänna

Ett företag begärde ut handlingar som Polismyndigheten tagit i beslag i samband med en förundersökning. Polismyndigheten avslog med hänvisning att handlingarna inte var en del av förundersökningen. Myndigheten menade också att det skulle leda till orimliga konsekvenser om beslagtagna handlingar skulle ses som allmänna. Företaget överklagade och fick rätt i kammarrätten. Domstolen konstaterade att det inte finns någon bestämmelse i TF som innebär att en beslagtagen handling inte ska anses som inkommen till en myndighet.

KR_Sthlm_6017_15

Cookies och historikfiler allmänna handlingar

Cookies, historikfiler och globalfiler som skapas i en dator när en tjänsteman surfar på internet är allmänna handlingar. Cookies är inkomna handlingar och historikfiler kan jämställas med en sådan löpande förteckning som blir allmän så snart den färdigställts för anteckning eller införing. Det slog Regeringsrätten fast i denna dom.

RA_1999_ref_18

KR Göteborg 6030-13

Rapporter som en konsult gjort på uppdrag av det kommunala bostadsbolaget Förvaltnings AB Framtiden var allmänna handlingar. Kammarrätten konstaterade att konsulten hade en sådan självständig ställning i förhållande till bostadsbolaget att rapporterna blev inkomna när de anlände till bolaget eller kom behörig befattningshavare till handa.

KR_Goteborg_6030_13

 

KR Göteborg 8666-12

Region Skåne ville bara lämna ut 40 av närmare 160 mejl som hade kommit in till regionstyrelsens ordförande under en period av fem månader. Resten var antingen intern kommunikation eller hade tagits emot av ordföranden i annan ställning än som företrädare för regionen, hävdade myndigheten. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till regionen för ny prövning. Domstolen pekade på att vissa av mejlen hade avsändare som tydde på att mejlen var inkomna handlingar från utomstående personer. Domstolen tyckte inte heller att det var utrett om ordföranden tagit emot mejlen i annan ställning eller som företrädare för regionen.

KR_Goteborg_8666_12

JO 1990/91 s. 372

Vårdpersonal vid en klinik på Oskarshamns sjukhus klagade på sin arbetssituation i en skrivelse till politikerna i länssjukvårdsnämnden. Av JO:s beslut framgick att kliniken i och för sig kunde betraktas som ett osjälvständigt organ i förhållande till nämnden men att vårdpersonalen knappast lämnat sitt klagomål som representanter för kliniken. Deras klagomål var därmed inte en ”internpromemoria” eller ett internt arbetsmaterial utan en inkommen handling som borde ha diarieförts vid länssjukvårdsnämnden.

JO_1990_91_s_372

KR Sthlm 7511-11

Post- och telestyrelsen, PTS, anlitade ett konsultföretag för att arbeta fram ett underlag till en rapport som myndigheten skulle ge ut. Kammarrätten slog fast att underlaget inte blev en inkommen handling när PTS tog emot den från konsultföretaget. Det här eftersom företaget inte ansågs ha en fristående ställning i förhållande till myndigheten.

KR_Sthlm_7511_11