Allmänna handlingar på gemensam arbetsyta

Under Sveriges kampanj för en plats i FN:s säkerhetsråd skapade Utrikesdepartementet en gemensam digital arbetsyta för dokumentation av kampanjen. En arbetsgrupp som bestod av medarbetare på UD och medarbetare på den svenska FN-representationen i New York hade tillgång till arbetsytan.

Under kampanjarbetet, det vill säga mellan december 2014 och oktober 2016, gjorde arbetsgruppens medlemmar löpande anteckningar i och fogade bilagor till den gemensamma arbetsytan. Handlingarna, totalt 900 sidor, diariefördes inte förrän drygt ett år efter att ärendet hade slutbehandlats när en journalist började ställa frågor om dokumentationen.

Konstitutionsutskottet var skeptiskt till hanteringen eftersom handlingarna på arbetsytan kan ha varit allmänna eftersom de, via arbetsytan, utväxlades mellan två fristående myndigheter: FN-representationen i New York och UD.

“Utskottet anser att en ordning som innebär att självständiga myndigheter bildar
myndighetsövergripande arbetsgrupper som kallas interna för att hantera ett visst ärende som berör båda myndigheternas verksamhet kan medföra att
bestämmelserna i 2 kap. TF åsidosätts.”

Arkivarie satte intern instruktion framför grundlag

Arkivarien på utrikesdepartementet borde ha lämnat ut de begärda handlingarna utan dröjsmål eftersom de var över femtio år gamla och därför inte längre omfattades av sekretess. Det konstaterade JO i ett beslut som återges i ombudsmannens ämbetsberättelse från år 1900. Arkivarien följde departementets interna instruktioner som sade att den aktuella typen av handlingar bara kunde lämnas ut efter godkännande av kabinettsekreteraren. Men enligt JO var det uppenbart att instruktionen stred mot tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. JO väckte åtal och arkivarien dömdes för försummelse i ämbetet. Straffet stannade vid böter på femtio kronor eftersom det ansågs vara en förmildrande omständighet att arkivarien följt “af öfverordnad lämnad föreskrift”.

JO_1900_s_8

Åtal och domar återges i NJA 1899 s. 299.

NJA 1899 s 299

Hemlig handling kan vara av ringa betydelse

En handling kan anses vara av uppenbart ringa betydelse för en myndighets verksamhet  även om den innehåller sekretessbelagda uppgifter. Det bedömde JO i detta beslut. Ombudsmannen kritiserade därför inte Utrikesdepartementet för att myndigheten inte hade diariefört ett antal mejl.

JO poängterade att det är handlingens betydelse för myndighetens verksamhet som avgör om den är av “uppenbart ringa betydelse” enligt OSL 5:1 4 st. Att en handling som saknar betydelse för myndighetens verksamhet ändå har ett intresse från offentlighetssynpunkt medför därför inte att handlingen måste registreras eller hållas tillgänglig på annat sätt, vilket framgår av prop. 1979/80:2 Del A s. 353 f.

JO 6579-2016